MS Excel-data naar MS Word kopiëren

1. Leerdoel

Studenten moeten de gegevens uit een MS Excel-werkblad kunnen kopiëren naar een MS Word-document: draaitabellen, draaigrafieken, statistische grootheden, ...

2. Werkwijze

Vaak is het wenselijk dat je de statistische uitkomsten, die we in de voorgaande webpagina's besproken hebben, kan 'knippen en plakken' naar een MS Word-document met de bedoeling deze op te nemen in een ruimer rapport.

Als uitgangspunt voor deze toelichting gebruiken we het bestand 'Oefeningen_Oplossing.xlsx' werkblad 'Draaitabel' dat je inmiddels op je geheugenstaafje of Homedrive gekopieerd hebt, of dat je hier kan downloaden.

Open voornoemde werkmap alvast in MS Excel.

Onderstel dat je in MS Word een rapport wil schrijven aangaande de quoteringen van studenten op hun stages in het tweede en derde jaar.

3. MS Word openen

1. Open in MS Word een nieuw document dat je baseert op het documentsjabloon 'Leeg document'

2. Voeg in de koptekst de titel 'Rapport Stagequotering' toe.

3. Daardoor beschikken we over een leeg document dat klaar is om de MS Excel-gegevens te ontvangen.

4. Voer eerst de titel van het rapport in 'Rapport 'Stagequotering'', die we opmaken met stijl 'Titel'.
   

5. Voer een eerste hoofdstukje in 'Inleiding', opgemaakt met stijl 'Kop1'
   
   
6. Dan volgt een korte inleiding: "Dit rapport is gebaseerd op de quoteringen die studenten van het tweede en het derde jaar verkregen voor de stages in het tweede en eventueel derde opleidingsjaar."
   
   
7. We maken een nieuw hoofdstukje 'Overzicht studenten' met als inleidende tekst: 'Volgende studenten werden in het onderzoek betrokken.'

8. Sla dit nieuwe document op op je geheugenstaafje of Homedrive onder de naam 'Rapport_stagequotering.docx'.

4. Lijst-gegevens kopiëren

1. Om een overzicht van de deelnemende studenten in het MS Word-document te voorzien, keren we terug naar MS Excel door in de taakbalk op de knop met het Excel-icoon te klikken.

2. Sorteer de studenten oplopend op naam

3. Selecteer de gesorteerde namen en voornamen

4. Kopieer de geselecteerde cellen naar het klembord van de computer

5. Keer terug naar het MS Word-document met een klik op de juiste knop in de taakbalk

6. Plaats het invoegstreepje onder de laatst ingetikte tekst

7. Plak de gekopieerde namen in het document

Bemerk dat de Excel-lijst in MS Word wordt ingevoegd als een tabel.  Je kan op deze tabel alle bewerkingen uitvoeren die je op een tabel, aangemaakt met MS Word, kan uitvoeren.

8. Centreer de tabel in het midden van pagina via de opdrachtknop 'Centreren' in de groep 'Alinea' van het tabblad 'Start' van het lint van MS Word.

9. De opdrachtknop 'Tabellen en randen' laat je toe om de tabel te omkaderen.

5. Draaitabellen kopiëren

Tik onder de tabel met studentnamen volgende titel - opgemaakt met stijl 'Kop 1' - en de bijbehorende tekst: 

"Studenten naar geslacht en afstudeerrichting

In onderstaande tabel wordt per afstudeerrichting het aantal mannelijke en vrouwelijke studenten weergegeven."

1. Keer terug naar MS Excel

2. Selecteer de (groenkleurige) tabel die werd opgemaakt met behulp van de functie 'Draaitabelstijlen'

3. Kopieer de tabel weer naar het klembord van de computer

4. Keer terug naar MS Word

5. Plak de tabel onder de zojuist ingevoerde tekst, gebruik de knop 'Plakopties' om de meest gepaste plakwijze te selecteren.
   
   Indien de tabel niet geheel op de Word-pagina past, zoals in onderstaande figuur het geval is:
   
   
   1. Klik met de rechtermuisknop op het tabelicoon
   2. Selecteer in het daardoor geopende snelmenu voor de optie 'Autoaanpassen'
   3. Klik in het vervolgmenu op de optie 'Aanpassen aan venster'

6. Bemerk dat de 'Filterknoppen' voor de variabelen 'Geslacht en 'Afstudeerrichting' niet worden overgenomen, tenzij je tabel plakt als een 'Afbeelding'.
   
   
7. Plaats boven de tabel een automatisch genummerd 'Bijschrift' met als tekst: 'Tabel ?: Studentenpopulatie naar geslacht per afstudeerrichting'.

8. Tik onder de tabel je interpretaties en conclusies.  Bijvoorbeeld: "Zoals kan worden verwacht telt de onderzochte studentenpopulatie overwegend vrouwelijke studenten (66,7%). De afstudeerrichting PW telt verhoudingsgewijs het minste mannelijke studenten (20%). De onderzoekspopulatie is echter veel te klein (12 studenten) om aan de geslachtsverdeling per afstudeerrichting diepgaande conclusies te verbinden."
   

9. Voeg een pagina-einde in.

6. Draaigrafieken kopiëren

6.1. Voorbereiding: een frequentietabel maken

1. Keer terug naar MS Excel

2. Wijzig de draaigrafiek dusdanig dat een frequentietabel wordt aangemaakt die de verdeling van de studentenpopulatie per provincie toont (zie ook).

3. Vergeet niet via de 'Waardeveldinstellingen' de weergegeven percentages als '% van kolomtotaal' in te stellen.

4. Kies via de functie 'Draaitabelstijlen' een gewenste stijl.

5. Selecteer de frequentietabel en kopieer deze, zoals hoger beschreven, naar het klembord van je computer.

6. Plak de tabel frequentietabel op de nieuwe, lege pagina in MS Word onder een nieuwe titel 'Herkomst van de studentenpopulatie', opgemaakt met stijl 'Kop 1'.

7. Voeg een korte inleidende tekst en een bijschrift toe.

8. Formuleer een korte conclusie.

6.2. Een draaigrafiek maken

Een werkblad kan niet enkel een draaitabelrapport bevatten maar tezelfdertijd ook een draaigrafiek. Omdat een grafische voorstelling vaak makkelijker 'leesbaar' is dan een tabel met cijfers, voegen we aan het werkblad een draaigrafiek toe.

1. Keer terug naar MS Excel

2. Voeg een draaigrafiek in
   
   
3. Maak op basis van de MS Excel-tabel een draaigrafiek.  Bijvoorbeeld:

4. Selecteer de grafiek

5. Kopieer deze naar het klembord van de computer

6. Plak deze onder de eerder ingevoerde tekst

7. Je kan de grafiek eventueel wat verkleinen, er een omkadering rond zetten en een gepast bijschrift voor figuren toevoegen.

8. Sla je rapport nog even op.

7. Celbereiken kopiëren

Onderstel dat je een korte analyse van de gemiddelde stagequotering in je rapport wil opnemen.

1. Voeg onder de in je rapport ingevoerde grafiek een pagina-einde in.

2. Tik een nieuwe titel 'Kop 1' in: 'De stagequotering in het tweede jaar nader onderzocht'.

3. Keer terug naar MS Excel.

4. Klik op een lege cel naast de MS Excel-tabel en tik 'Laagste quotering:'.

5. Bereken in de cel rechts daarvan de minimumwaarde voor de kolom 'Stagequotering 2'.

6. Voeg op analoge wijze de hoogste quotering, het gemiddelde en standaarddeviatie toe voor de quoteringen in het tweede jaar.

7. Selecteer de labels en de berekende statistieken.

8. Kopieer dit celbereik naar het klembord van je PC.

9. Keer terug naar je MS Wordrapport en plak het bereik onder de titel.

10. Maak de ingevoerde gegevens op.
    

11. Voeg eventueel een korte bespreking van de berekende statistieken toe.

    "Wanneer we de quoteringen voor de tweedejaarsstage onder de loep nemen, dan kunnen volgende vaststellingen worden gemaakt."

    "Geen van de onderzochte studenten blijkt een onvoldoende op de tweedejaarsstage te krijgen: de student met de laagste quotering behaalt nog altijd een 10 op 20. De student met de hoogste quotering verdient een ruime onderscheiding (14,6/20).

    Gemiddeld presteren tweedejaarsstudenten meer dan behoorlijk met een gemiddelde quotering van bijna 13 op 20.

    Zoals het grote verschil tussen de laagste en hoogste quotering reeds laat vermoeden, lopen de quoteringen voor de tweedejaarsstage sterk uiteen (stdev: 1,67)."

8. Het rapport afwerken

1. Voeg aan het rapport een nieuwe pagina toe waarin je een inhoudsopgave toevoegt. Klik daartoe in het lint van MS Word op het tabblad 'Verwijzingen' en vervolgens op de opdrachtknop 'Inhoudsopgave'.

2. Sla je rapport een laatste maal op.