Zoeken in MS Excel 2016-cursus:
Laatst gewijzigd: 6/10/2016

Gegevens kopiŽren

1. Leerdoel

Om op een efficiŽnte wijze reeds ingevoerde gegevens op een andere plaats in het werkblad te herhalen, moet de student gegevenscellen kunnen kopiŽren.

2. Werkwijze

Om een celinhoud of celbereik naar een andere plaats op het werkblad te kopiŽren kunnen drie verschillende technieken worden gebruikt afhankelijk van de plaats van bestemming.

2.1. KopiŽren naar aangrenzende cellen

  1. Open in het oefenbestand 'Oefeningen.xlsx' het tabblad 'Kopiëren' vanaf je geheugenstaafje of Homedrive (indien dit bestand nog niet op USB-stick of je Homedrive beschikbaar is, klik dan hier om het downloaden)

  2. Selecteer de cellen B4 tot C7 waarvan de inhoud exact moet gekopieerd worden naar de cellen D4 tot E7.

  1. Plaats de muiswijzer op de vulgreep.

  2. Sleep met ingedrukte linkermuisknop over de cellen D4 tot E7 waarin een kopie van de geselecteerde cellen moet geplaatst worden.

  1. Bemerk dat de initieel geselecteerde cellen niet gekopieerd werden, maar daarentegen werden doorgevoerd wat thans niet de bedoeling is.

  1. Klik op de knop 'Opties voor automatisch doorvoeren' om een menu te openen en bemerk dat inderdaad de optie 'Reeks doorvoeren' geselecteerd is.

  1. Kies in het menu voor de optie 'Cellen kopiŽren'.

  1. In de cellen D4 tot E7 wordt thans een exacte kopie geplaatst van de cijfers in het celbereik B4:C7.

2.2. KopiŽren naar een willekeurige plaats

  1. Selecteer in de werkmap 'Oefeningen.xlsx' op het tabblad 'Kopiëren' de cellen B4 tot E7 die we thans wensen te kopiŽren naar cel G4.

  1. Plaats de muiswijzer op het kader rondom de geselecteerde cellen (en dus NIET op de vulgreep) zodat deze verandert van een plusteken in een pijl met plusteken.

  2. Hou de 'Ctrl'-toets ingedrukt en sleep gelijktijdig het geselecteerde bereik naar de nieuwe bestemming.  Bemerk dat in een infolabel voortdurend het bereik van bestemming wordt aangegeven (E7:H10 in onderstaande figuur).

  1. Laat de muisknop en de 'Ctrl'-toets pas los, wanneer de linkerbovenhoek van het nieuwe bereik op cel G4 is gepositioneerd, wat door het infolabel wordt aangegeven.

  1. Het resultaat toont twee identieke celbereiken A4:E7 en G4:J7.

2.3. KopiŽren via het Klembord

  1. Selecteer de te kopiŽren cellen, bijvoorbeeld B4 tot E7.

  2. Klik in het lint van MS Excel op het tabblad 'Start'
  3. en klik vervolgens op de opdrachtknop 'KopiŽren' in de groep 'Klembord'. 

  1. Hierdoor wordt het bereik omkaderd met een stippellijn.

  1. Selecteer het doelbereik (de plaats van bestemming) in hetzelfde werkblad of in een ander ; in dezelfde werkmap of in een andere.  Je kan daartoe eenzelfde celbereik selecteren, of enkel de linker bovenhoek van het celbereik.  Klik bijvoorbeeld op de cel B10.
  2. Klik in de groep 'Klembord' van het tabblad 'Start' op de opdrachtknop 'Plakken' .


2.4. Werken met het 'Klembord'

Wanneer een individuele cel, een celbereik, grafiek, figuur, ... naar het klembord wordt gekopieerd - op de hoger beschreven wijze - wordt de gekopieerde cel, bereik, ... opgeslagen in het zogenaamde 'Klembord' dat in het taakvenster 'Klembord' verschijnt.

Je kan het klembord openen door in het lint op het tabblad 'Start' te klikken en vervolgens in de groep 'Klembord' op het starticoon naast de groepsnaam te klikken.

Noot: Het 'Klembord' is een tijdelijke verzamelplaats van alle gekopieerde objecten afkomstig van verschillende MS Office-programma's in de loop van ťťn computersessie.  Het laat je toe om objecten tijdelijk op te slaan in het geheugen van je computer ten einde ze nadien vanuit het Klembord eventueel in een ander programma in te plakken.  De inhoud van het Klembord wordt onherroepelijk gewist wanneer je de computer uitzet.

Vanuit dit Klembord kunnen de eerder gekopieerde elementen (meermaals) op verschillende bestemmingen 'ingeplakt' worden. 

  1. Klik daartoe in het werkblad op de cel van bestemming, die de linker bovenhoek aanduidt.

  2. Klik vervolgens in het Klembord op het element dat je op deze plek wenst in te voegen.

3. Oefening 'Kopiëren'

Sluit het bestand 'Oefeningen.xlsx' af zonder de wijzigingen in het werkblad 'Kopiëren', die in de bovenstaande oefeningen werden ingevoerd, te bewaren. 

  1. Klik daartoe in het lint van MS Excel op het tabblad 'Bestand' en vervolgens op de optie 'Sluiten'.
      
  2. Op de vraag van MS Excel om de wijzigingen op te slaan kan je met een klik op de knop 'Niet opslaan' antwoorden.

  1. Open het bestand opnieuw.

  2. Oefen bovenstaande technieken in door ťťn enkele cel of een celbereik (meermaals) te kopiŽren.

4. Gegevens kopiëren met Flash Fill

Onderstel dat in een lijst met gegevens de voor- en achternamen of de postcodes en plaatsnamen in één cel werden ingevoerd.  Achteraf blijkt dat een scheiding van deze gegevens in aparte kolommen een betere optie is, bijvoorbeeld in functie van sortering, filtering, afdruksamenvoegen, enzovoort.

Het is dan zaak om een splitsing van deze gegevens door te voeren en daartoe biedt Excel de functie 'Flash Fill':

  1. Tik in dezelfde rij van een lege kolom (in ons voorbeeld de kolom B en cel B2) de familienaam van de persoon, die in cel A2 wordt vermeld

  1. Druk op de Enter-toets
  2. Klik op het tabblad 'Gegevens'
  3. Klik in de groep 'Hulpmiddelen voor gegevens' op de knop 'Flash Fill'
  4. Bemerk dat alle ontbrekende familienamen automatisch worden ingevuld in kolom B

OPGELET: Flash Full volgt bij het kopiëren van celinhouden het patroon dat in de cel, waarin je in dit voorbeeld de familienaam 'Albert' intikte, wordt opgezocht.

In ons voorbeeld is dat patroon de ingevoerde tekst uiterst links in de cel tot aan de eerstvolgende spatie (tussen familie- en voornaam).  Flash Fill zal dit patroon op alle onderliggende cellen toepassen.

Dit heeft tot gevolg dat familienamen, die uit meerdere woorden bestaan (bijvoorbeeld: 'De Bakker', 'Van Aalst', Van den Bosch', ...), onvolledig door Flash Fill worden gekopieerd!

Controle van de Flash Fill-output is bijgevolg in dat geval noodzakelijk en kan manuele correcties noodzaken.

6. Oefening 'Flash Fill'

  1. Open het bestand 'Oefeningen.xlsx' (indien dit bestand nog niet op USB-stick of je Homedrive beschikbaar is, klik dan hier om het downloaden)
  2. Open het tabblad 'Kopiëren2'
  3. Kopieer in kolom B de voornamen van de personen uit kolom A met behulp van Flash Fill

5. Bronnen

Helpprogramma bij Microsoft Excel 2016: zoek op 'cellen kopiŽren', 'klembord' en 'Flash Fill'.