Het 'Systeem voor vroege waarschuwing' is een tool van Toledo die docenten toelaat om de prestaties en studievoortgang van studenten op te volgen en eventuele problemen op deze vlakken te signaleren.
Door de gepaste regels (criteria) op te stellen, kan de docent waarschuwingen ontvangen op basis van:
Als een docent vaststelt dat één of meerdere studenten de opgestelde regels overtreden heeft, kan deze een e-mail versturen naar de betrokken student(en) met daarin een waarschuwing dat - bij wijze van voorbeeld - de studievoortgang in het gevaar kan komen.
Toledo is niet in staat om het overtreden van regels automatisch te signaleren aan de docent. Je zal als docent bijgevolg geregeld zélf moeten controleren of de noodzaak tot het uitsturen van een 'vroege waarschuwing' noodzakelijk is.
Om op basis van (ondermaatse) quoteringen voor opdrachten, toetsen, enzovoort studievoortgangproblemen te kunnen vaststellen, werkt het systeem voor vroege waarschuwing samen met het 'Grade Center'.
Daarenboven werkt het systeem ook samen met het eerder besproken 'Prestatieoverzicht': door in de kolom 'Systeem voor vroege waarschuwingen' van het Prestatieoverzicht op een cijfer te klikken, wordt de gebruikersstatus van de betreffende student geopend.
Het systeem voor vroege waarschuwing signaleert pas een mogelijk probleem met de studievoortgang van studenten indien een door de docent opgestelde regel wordt overtreden.
Je kan daartoe drie types van regels onderscheiden:
Regel op basis van een cijfer: dit regeltype bevat een criterium dat gebruik maakt van een cijfer in het Grade Center (cijferboek) voor een elektronische opdracht, elektronische toets of elke andere manueel door de docent ingevoerde quotering voor een wiki-, discussie- of andere bijdrage van de student. Wanneer deze beoordeling voor een student gelijk is aan een bepaald cijfer of er onder valt, dan wordt deze student door het systeem gemarkeerd. Hij/zij komt daardoor in aanmerking om een waarschuwing van de docent te ontvangen onder de vorm van een e-mail.
Regel op basis van een einddatum: voor dit regeltype wordt als criterium gebruik gemaakt van de einddatum, die voor het inleveren van een studentenwerkstuk, werd vooropgesteld door de docent. Wanneer deze einddatum voor de inlevering van een elektronische opdracht is overschreden, wordt de student door het vroege waarschuwingssysteem gemarkeerd.
Regel op basis van de laatste toegang: hierbij wordt de datum waarop een student het laatst de Toledo-cursus of -community heeft geopend als criterium genomen.
Zoals gezegd moet je, om het overtreden van een regel te controleren, als docent geregeld zelf het vroege waarschuwingssysteem te activeren.
Volg onderstaande procedure om een nieuwe regel aan het systeem voor vroege waarschuwing toe te voegen:
- Klik in het configuratiescherm van de betreffende Toledo-cursus of -community op de optie 'Evaluaties'
- Klik in het daardoor geopende vervolgmenu op de optie 'Systeem voor vroege waarschuwing'
- Daardoor wordt het gelijknamige beeldscherm geopend, waarin je op de knop 'Regel maken' klikt.
Kiezen voor de optie 'Regel voor cijfer' opent onderstaand beeldscherm, waarin volgende gegevens moeten worden ingevoerd.
- Een omschrijvende naam voor de nieuwe cijferregel
- Of de regel meteen beschikbaar moet zijn of niet. Met 'Beschikbaar' wordt bedoeld dat de regel zal worden toegepast wanneer het systeem voor vroege waarschuwing een volgende keer wordt toegepast (zie verder op deze pagina).
- De sectie 'Regelcriteria' bevat een keuzelijst "Grade Center-item selecteren" waarin alle quoteerbare elektronische opdrachten, toetsen, wiki's weblogs, discussiebijdragen, die in het Grade Center voorkomen, worden opgelijst.
Van elk item in de keuzelijst wordt de naam van het item en de puntwaarde tussen rechte haken weergegeven.
In deze keuzelijst selecteer je het item dat als criterium voor de cijferregel zal worden aangewend.
- De keuzelijst 'Criteria definiëren' toont een aantal opties die de voorwaarde, die vervult moet zijn opdat het systeem voor vroege waarschuwing een student zal markeren, omschrijven:
- 'groter dan of gelijk aan'
- 'gelijk aan'
- 'kleiner dan of gelijk aan'
- Achter de melding 'Waarde' kan je in een invoerveld de waarde (het cijfer) invoeren waaraan moet voldaan zijn om een student te markeren
- En je kan tevens opgeven of dit cijfer als een score of als een procent moet worden geïnterpreteerd.
Noot: In bovenstaande figuur werd bijgevolg als criterium voor het markeren van een student met mogelijke studievoortgangsproblemen ingevoerd: dat de student voor de elektronische opdracht 'Examenbestand' met een hoogst mogelijke score van '[20]' punten, een 'score' moet hebben gekregen die 'kleiner of gelijk is aan' '10' punten.
- Klik op de knop 'Verzenden' wanneer deze gegevens werden ingevoerd.
- Daardoor keert Toledo terug naar het beeldscherm 'Systeem voor vroege waarschuwing' waarin een boodschap verschijnt dat de aanmaak van de 'Regel voor cijfer' gelukt is
- In een overzicht van de opgestelde regels wordt voor de zojuist aangemaakt regel in kolomen opgegeven:
- de ingevoerde beschikbaarheid
- de regelnaam
- het regeltype
- de opgestelde criteria
- het aantal waarschuwingen dat op grond van de regelcriteria wordt gesignaleerd
- de datum waarop de regel het laatst werd toegepast op de studentengroep
Kiezen voor de optie 'Regel voor laatst geopend' als regeltype opent onderstaand beeldscherm.
- Je moet weer een gepaste regelnaam invoeren
- En je kan de beschikbaarheid van de regel instellen, waardoor deze regel al dan niet wordt geëvalueerd voor elke ingeschreven student in je Toledo-cursus of community, wanneer je het systeem voor vroege waarschuwing een volgende keer opstart.
- Het regelcriterium is uiterst eenvoudig voor dit regeltype: tik het aantal dagen in dat verlopen moet zijn tussen het moment waarop de student voor het laatst je Toledo-cursus of -community opende en het moment waarop het systeem voor vroege waarschuwing wordt toegepast, opdat het systeem een waarschuwing bij de studenten zal plaatsen waarvoor dit aantal dagen overschreden werd.
- Klik op de knop 'Verzenden' wanneer je daarmee klaar bent.
- Toledo voegt daardoor de nieuwe regel toe aan het beeldscherm 'Systeem voor vroege waarschuwing', met vermelding van de hoger beschreven kenmerken van de nieuwe regel.
Een laatste regeltype kan je opstellen wanneer je voor de optie 'Regel voor einddatum' kiest in het voornoemde vervolgmenu.
Dit regeltype kan je enkel gebruiken, wanneer eerder een einddatum werd ingevoerd voor een elektronische opdracht of elektronische toets.
- Zoals steeds moet je voor de nieuwe regel een omschrijvende, betekenisvolle regelnaam intikken.
- Bepaal vervolgens de beschikbaarheid van de regel bij de volgende toepassing van het vroege waarschuwingssysteem
- In de keuzelijst 'Grade Center-item' worden alle elektronische toetsen en opdrachten opgelijst met vermelding van de eerder ingevoerde einddatum tussen ronde haakjes en vermelding van de puntwaarde tussen rechte haken. Selecteer in de keuzelijst de gewenste toets of opdracht.
- In de keuzelijst 'Poging opgeven', kan je selecteren welke poging tot indienen van een werkstuk of invullen van een toets door de student als uitgangspunt moet worden genomen voor het bepalen van het al dan niet overschrijden van de einddatum:
- 'Laatste poging'
- 'Eerste poging'
Wanneer slechts één poging werd toegestaan voor het indienen van een werkstuk of invullen van een toets, dan heeft het instellen van deze optie geen enkel effect.
- De keuzelijst 'Criteria definiëren' laat je toe om het criterium te vervolledigen:
- 'later dan': hoeveel dagen na het verstrijken van de einddatum moet een waarschuwing worden gegenereerd voor een student
- 'eerder dan': hoeveel dagen vóór het verstrijken van de einddatum moet een student met een waarschuwing worden gemarkeerd
- De optie 'Datumverschuiving' biedt de mogelijkheid om de eerder ingevoerde einddatum te verlaten of te vervroegen met een in te voeren aantal dagen of om daarentegen geen 'datumverschuiving' uit te voeren (en de eerder ingevoerde einddatum in het criterium op te nemen).
- Klikken op de knop 'Verzenden' voegt de nieuwe regel toe aan de pagina 'Systeem voor vroege waarschuwing'.
Je kan een eerder opgestelde regel wijzigen door:
- in het configuratiescherm op de menu-optie 'Evaluaties' te klikken
- en vervolgens op de optie 'Systeem voor vroege waarschuwing'.
- In het gelijknamige beeldscherm wordt een overzicht van alle ingevoerde regels getoond.
- Klik achter regelnaam op de knop 'Menu-opties'
om een vervolgmenu te openen
- Klik in het vervolgmenu op de optie 'Bewerken'
- Je komt (afhankelijk van het regeltype) terug in één van drie hoger besproken beeldschermen terecht waarmee je de regels hebt opgesteld en waarin je de nodige wijzigingen kan aanbrengen
- Om regels uit het overzicht te verwijderen vink je ofwel het selectievakje aan, dat een te verwijderen regel voorafgaat, en klik je vervolgens op de knop 'Verwijderen' (boven of onder het overzicht).
- Ofwel, klik je met de knop 'Menu-opties' het contextmenu open en klik je op de menu-optie 'Verwijderen'
Wanneer je een nieuwe regel hebt opgesteld, dan wordt deze - zoals eerder reeds opgemerkt - niet automatisch uitgevoerd. Om aan de weet te komen of er studenten zijn, die aan de regelcriteria voldoen, moet je de regel op gezette tijdstippen opnieuw uitvoeren en worden deze studenten gemarkeerd om een waarschuwing aangaande hun studievoortgang van jou te ontvangen per e-mail.
In de kolom 'Aantal waarschuwingen' van een gloednieuw aangemaakte regel verschijnt steeds het aantal 0 van de - in onderstaand voorbeeld 59 - studenten.
Om één regel (voor het eerst of opnieuw) uit te voeren:
- Klik achter de regelnaam op de knop 'Menu-opties'
- Klik in het contextmenu op de optie 'Vernieuwen'
- Toledo vraagt of alle geselecteerde regels (in dit geval enkel de regel waarvoor je het contextmenu opende en op de optie 'Vernieuwen' klikte) moeten worden vernieuwd.
Klik op de knop 'OK' om het waarschuwingssysteem aan het werk te zetten, waarbij voor alle studenten wordt gecontroleerd of ze al dan niet aan de regelcriteria voldoen.
- Nadat het waarschuwingssysteem het regelcriterium voor alle studenten werd gecontroleerd, verschijnt een boodschap waarin de afloop van de controle wordt aangekondigd en wordt in de kolom 'Aantal waarschuwingen' weergeven hoeveel van alle studenten aan het regelcriterium voldoen (in bovenstaand voorbeeld: 56 van de 59 studenten).
- In de kolom 'Laatst vernieuwd' achter de vernieuwde regel wordt nu ook de datum en het uur van de vernieuwing getoond.
Je kan ook meer dan één regel of alle regels gelijktijdig vernieuwen:
- Vink het selectievakje dat een uit te voeren regel voorafgaat aan
- Klik op de knop 'Vernieuwen' boven of onder het overzicht
- Klik op de knop 'OK' om de vraag om bevestiging van de vernieuwing te beantwoorden
- In het overzicht worden alle vernieuwde regels weergegeven
Nadat je de gewenste regels van het vroege waarschuwingssysteem hebt vernieuwd, wordt in het overzicht aangegeven hoeveel studenten aan de gestelde criteria voldoen. Je kan deze studenten vervolgens opzoeken en hen per e-mail een waarschuwing aangaande hun studievoortgang toesturen.
Om de waarschuwingen weer te geven die op basis van de regelcriteria gegenereerd werden, ga je als volgt tewerk:
- Open het configuratiescherm
- Klik op de menu-optie 'Evaluaties'
- Klik op de submenu-optie 'Systeem voor vroege waarschuwing'
- Klik achter de naam van een regel op de knop 'Menu-opties'
- Klik op de menu-optie 'Regelstatus controleren', waardoor de pagina 'Controleer regelstatus' wordt geopend
- In de kop van deze pagina wordt het regelcriterium herhaald waarmee alle in de Toledo-cursus of -community ingeschreven studenten worden geëvalueerd
- Vermits in onderstaand voorbeeld een regel van het regeltype 'Cijfer' wordt getoond, verschijnt in de kolom 'Gedetailleerde status' de score die elke student op een toets behaalde
- In de kolom 'Voldoet aan criteria' wordt voor elke student aangegeven af deze al dan niet aan het regelcriterium voldoet
- Door in een kolomkop te klikken worden de studenten geordend (wat te zien is aan de stand van het gele driehoekje in de kolomkop): alfabetisch, van groot naar klein, op datum,... Daardoor zal het aanklikken van de kolomkop 'Voldoet aan criteria' er voor zorgen dat je snel kan overlopen welke studenten wel of niet aan het regelcriterium voldoen.
- Klikken op de knop 'Weergeven' opent een venster met de keuzelijst 'Weergeven'
- In deze keuzelijst kan je opgeven welke studenten in het overzicht moeten worden getoond, nadat je op de knop 'Start' hebt geklikt
- Vink de selectievakjes aan van de studenten waarnaar je een waarschuwingsmail wil versturen ; doorgaans zullen dat de studenten zijn, die voldoen aan het gestelde regelcriterium. Of klik op het selectievakje in de kolomkop om meteen alle selectievakjes 'aan' te zetten.
- Klik op de knop 'Melden' om een contextmenu te openen waarin je de bestemmelingen van de waarschuwingsmail kan selecteren:
- 'Alleen deelnemer': waarmee je de e-mail enkel naar de geselecteerde 'Studenten' van een Toledo-cursus of 'Deelnemers' van een community verstuurt
- 'Overige': betreft volgens de Toledo-help: "iedereen die niet voor de organisatie is ingeschreven en kan degenen omvatten die geen systeemaccount hebben."
- Klikken op 'Alleen deelnemer' opent de pagina 'Melding verzenden' waarin de namen van geselecteerde bestemmelingen van de e-mail worden opgelijst
- Je kan de standaardformulering van het 'Onderwerp' van de e-mail uiteraard wijzigen
- De standaardtekst van het bericht kan je aanvullen, wijzigen of vervangen, zodat je studenten begrijpen waarom en waartoe ze deze waarschuwing ontvangen
- Zoals onder de berichttekst wordt aangegeven ontvang je als docent een kopie van de verzonden e-mail in je eigen mailbox. Door het selectievakje 'Inclusief lijst met ontvangers' aan te vinken, wordt in deze e-mail naar jezelf ook een lijst van de bestemmelingen ingevoegd.
- Als je dat wenst kan je een bestand als bijlage aan de mail toevoegen.
- Klik op 'Verzenden' wanneer je daarmee klaar bent
- De geselecteerde studenten ontvangen vervolgens de verzonden mail in hun KHLeuven-mailbox
- Jijzelf onvangt dezelfde mail, mét vermelding van de namen van de bestemmelingen
- Door achter de 'Username' van een student in de pagina 'Controleer regelstatus' op de knop 'Menu-opties' te klikken, wordt een contextmenu geopend
- Klik in dit menu op de optie 'Gebruikersstatus controleren' om de pagina 'Controleer gebruikersstatus' van de betreffende student te openen
- Daarin worden de verschillende regels opgelijst, die binnen het 'Systeem voor vroege waarschuwing', een waarschuwing kunnen activeren en wordt in de kolom 'Voldoet aan criteria' aangegeven of aan de regelcriteria van elke regel afzonderlijk al dan niet is voldaan.
- Naar deze student, die voldoet aan één of meerdere criteria, kan vervolgens een e-mailbericht worden verstuurd met een boodschap aangaande het in de gebruikersstatus getoonde (en veronderstelde!) 'gebrek aan studie-ijver' van de student door eerst op de knop 'Menu-opties' te klikken achter een regelnaam
- Vervolgens klik je in het daardoor geopende contextmenu op de optie 'Melden'
- Vul de waarschuwingsmail in zoals hoger werd uitgelegd.
