Dat het zorgvuldig opslaan van Office-documenten een uiterst belangrijke taak is, die je geregeld moet uitvoeren om het verlies van ingevoerde gegevens te voorkomen, spreekt voor zich.
In elk Office-programma verloopt het bewaren van documenten steeds op zeer gelijkaardige wijze.
in de werkbalk 'Snelle toegang' van het programma klikken.Wanneer je een bestand voor het eerst opslaat, verschijnt het dialoogvenster 'Opslaan als'.
Het stelt je in staat om twee noodzakelijke taken uit te voeren:
Let wel: je moet deze taken enkel de allereerste keer dat je het bestand opslaat uitvoeren. Nadien wordt bij het bewaren van het (gewijzigde) bestand - op één van de voornoemde wijzen - het oude bestand overschreven met de nieuwe, gewijzigde versie op dezelfde locatie.
Tik de naam van het nieuwe bestand in het invoerveld 'Bestandsnaam'.
Standaard voert het programma een voorlopige naam in: veelal stelt MS Word de bestandnaam 'Doc1.docx' voor, maar dat kan net zo goed een deel van de eerste tekstregel in het nieuwe document zijn.
Deze voorlopige bestandsnaam kan je overschrijven met een eigen, betekenisvolle bestandsnaam.
MS Word stelt als standaardtype een bestandsnaam met de extensie '.docx' voor
voor MS Excel is dat '.xlsx'
MS Access stelt steeds '.accdb' voor
en MS PowerPoint '.pptx'
Let wel: je hoeft voornoemde extensies niet manueel in te tikken achter de bestandsnaam in het invoerveld 'Bestandsnaam'. Het MS Office-programma zal deze namelijk zélf toevoegen op grond van je keuze in de keuzelijst 'Opslaan als'.
Je kan best zelf bepalen op welke locatie je het bestand wenst te bewaren aan de hand van de keuzelijst 'Opslaan in'.
In Windows 7:
Klik de keuzelijst 'Opslaan in' open door op de vervolgknop rechts van de keuzelijst te klikken.
'Diskettestation (A:)'
'Lokaal station (C:)'
CD-rom
geheugenstaafje (USB-stick)
netwerkstation (H: of Homedrive)
OF:
De knop 'Vertrouwde sjablonen' opent bij het aanklikken de map op de harde schijf van je computer, waarin MS Office standaard je eigen (zelfgemaakte) sjablonen bewaart.
Klik op de knop 'Onlangs geopend', links in het dialoogvenster om rechts een lijst te openen met locaties waarin je onlangs documenten hebt opgeslagen, wat kan voorkomen dat je steeds opnieuw dezelfde locaties moet opzoeken.
Klik op de knop 'Bureaublad' om het document op je bureaublad te bewaren. Op je bureaublad verschijnt een snelkoppeling naar het document, die bij het dubbelklikken meteen het document opent in de Office-applicatie waarmee het werd aangemaakt.
De knop 'Mijn documenten' toont de inhoud van de map 'Mijn Documenten' op de C-schijf van de computer, net zoals de keuzelijst 'Opslaan in:' wanneer het dialoogvenster geopend wordt.
Noot: Wanneer je aan het werk bent op een KHL-computer in een computerklas verwijst de knop 'Mijn documenten' naar de Homedrive (H:).
De knop 'Mijn computer' toont de beschikbare stationsnamen op de computer (diskettestation, harde schijf, USB-stick, CD-rom drive,...)
'Mijn Netwerklocaties' toont bij het aanklikken de beschikbare netwerkstations.
Doorgaans stelt het programma zelf de locatie (map) op de
harde schijf van de computer voor met als naam 'Mijn documenten'.
Nadat je het gewenste station hebt opgegeven door het aan te klikken, kan je via dezelfde keuzelijst de gewenste map (folder) opgegeven waarin het nieuwe bestand moet worden bewaard.
In bovenstaande figuur werd bij wijze van voorbeeld het station C: (de harde schijf van een computer) geselecteerd, waardoor alle mappen die in het station vooraf gemaakt werden, worden getoond.
Klik op de naam van de gewenste map om deze te openen
Indien deze map één of meerdere (onderliggende) submappen bevat, worden deze vervolgens weergegeven
Door een submap aan te klikken wordt deze geopend
In Windows 7:
of:
Het is een uitstekend idee om al je bestanden te ordenen in mappen, waarbij elke map een aantal bij elkaar horende bestanden bevat. Dit maakt het je makkelijker om later bestanden vlot terug te vinden.
Tijdens het opslaan van een nieuw bestand in MS Office beschik je daartoe over de mogelijkheid om een nieuwe map aan te maken op het geselecteerde station.
In Windows 7:
Zorg ervoor dat het station en eventueel de map waarbinnen je een nieuwe (sub)map wil aanmaken geselecteerd zijn.
rechts boven in het
dialoogvenster 'Opslaan als'.
Tik in het dialoogvenster 'Nieuwe map' de naam van de nieuwe
map en klik op de knop 'OK' wanneer je daarmee klaar bent.
Voor het invoeren van mapnamen kan je gebruik maken van letters, cijfers en
spaties: in onderstaand voorbeeld werd bijvoorbeeld de mapnaam 'Verslagen
2005' ingevoerd.
Klik op de knop 'Opslaan' in het dialoogvenster 'Opslaan' om het bestand voor het eerst te bewaren in de nieuwe map.
Zoals hoger reeds vermeld werd, hoef je de bestandsnaam en locatie waarin het bestand moet worden opgeslagen slechts één keer op te geven.
Let wel: Wanneer je, nadat een bestand voor het eerst werd opgeslagen, dit opnieuw opslaat dan wordt de eerdere versie van het bestand overschreven met de nieuwe, gewijzigde versie!
Om bijvoorbeeld verschillende versies van eenzelfde document te bewaren kan je elke gewijzigde versie van een bestand opslaan onder telkens een andere bestandsnaam. Door een gewijzigd bestand een andere naam te geven, blijft de eerdere versie in zijn oorspronkelijke vorm bestaan.
Klik op het tabblad 'Bestand' klik de optie 'Opslaan als' aan en klik op 'Word-document'.
Je komt dan opnieuw in het dialoogvenster 'Opslaan als' terecht.
Voer een nieuwe bestandsnaam in in het invoerveld 'Bestandsnaam'.
Wanneer je op de knop 'Opslaan' klikt wordt het nieuwe bestand, naast het oorspronkelijke bestand bewaard in dezelfde map (tenzij je uiteraard een ander station, map of nieuwe map opgeeft).
Het zou je kunnen overkomen dat een MS Office-programma zichzelf afsluit of je computer vastloopt, nog voor je het bestand waarmee je aan het werk bent hebt kunnen opslaan. Om te voorkomen dat je in deze noodgevallen alle laatst toegevoegde gegevens onherroepelijk kwijtraakt, beschikt Office over een functie 'Automatisch opslaan', evenals een functie 'Autoherstel'.
Beide functies zijn beschikbaar in:
Standaard zijn beide functies ingeschakeld bij de installatie van MS Office op je computer.
Wanneer de functie 'Automatisch opslaan' is ingeschakeld, dan zorgt MS Office ervoor dat in de achtergrond (zonder dat je daar iets van merkt) je actieve bestand(en) op gezette tijdstippen automatisch wordt opgeslagen: standaard gebeurt dit elke 10 minuten.
Indien je wil controleren of deze functie is ingeschakeld, of wanneer je de standaard ingestelde tijdspanne tussen twee automatische bewaar-acties wil wijzigen, ga je als volgt tewerk:
Vanaf dan zal je document automatisch worden opgeslagen elke ... minuten en zal je bij het onverwacht afsluiten van het programma of je computer enkel de gegevens verliezen die je hebt ingevoerd nadat je het bestand zelf hebt opgeslagen, of nadat de functie 'Automatisch opslaan' voor het laatst werd uitgevoerd.
Indien een bestand niet op de voorziene wijze werd opgeslagen en de functie 'Automatisch opslaan' is ingeschakeld, dan verschijnt bij het opnieuw opstarten van het MS Office-programma automatisch het taakvenster 'Document herstellen'.
In dit taakvenster worden de bestanden uitgelijst die door de functie 'Automatisch opslaan' werden bewaard.
Voor elk hersteld bestand wordt opgegeven:
Door de muiswijzer naar een bestandnaam te verplaatsen, verschijnt een vervolgknop, die bij het aanklikken een snelmenu opent.
