Nieuw in Office 2010 - Tabblad 'Bestand'

2. Tabblad 'Bestand'

De opdrachten die je in MS Office 2007 met behulp van de knop 'MS Office' activeerde, kan je nu terugvinden onder het nieuwe tabblad 'Bestand'. Dit tabblad leidt naar de functies van de zogenaamde 'Backstage'.

Door het tabblad aan te klikken verschijnt bovenstaand beeldscherm. Door links in het venster op een opdracht te klikken, verschijnt rechts een aantal mogelijkheden met betrekking tot de aangeklikte opdracht.

Hierna bespreken we kort de verschillende opdrachtknoppen uit het linker beeldschermdeel. Verder in dit zelfstudiepakket komen de mogelijkheden van deze opdrachtknoppen meer uitgebreid aan bod.

2.1 Nieuw

De uit vorige versies bekende mogelijkheden ('leeg document', 'mijn sjablonen', 'nieuw van bestaande', ...) zijn nog steeds beschikbaar bij het creëren van een 'Nieuw' bestand.

Je kan nog steeds tal van sjablonen onmiddellijk online opzoeken op de website van Microsoft Office en openen. Het aantal online beschikbare sjablonen werd echter fors uitgebreid.

2.2 Openen

De opdracht 'Openen' toont dezelfde mogelijkheden als voorheen.

De knop 'Extra' biedt echter eenvoudige mogelijkheden voor het verwijderen, hernoemen en afdrukken van bestaande documenten.

2.3 Opslaan

De knop 'Opslaan' biedt dezelfde mogelijkheden als in de voorgaande MS Office versies.

• Wanneer het bestand nog niet eerder werd opgeslagen, verschijnt het dialoogvenster 'Opslaan als' (zie volgende hoofding).
• In het andere geval worden de wijzigingen, die je aan het bestand hebt aangebracht, bewaard in het eerder benoemde bestand.

In versie 2010 worden dezelfde extensies voor de bestandsnamen gehanteerd als in MS Office 2007:

Verder in dit hoofdstuk wordt de uitwisselbaarheid van bestanden, aangemaakt met de verschillende Office-versies, diepgaand toegelicht.

2.4 Opslaan als

'Opslaan als' biedt dezelfde mogelijkheden als in MS Office 2007 wanneer het om een nieuw bestand gaat. Je kan nog steeds makkelijk voor een ander dan het standaard bestandsformaat kiezen: opslaan als sjabloon, als webpagina,... of als een bestand dat compatibel (uitwisselbaar) is met eerdere versies van het Office-programma.

Vermits documenten van de MS Office-suite 2007 volledig compatibel zijn met deze van versie 2010, werd in de mogelijkheid om Office-documenten 2010 op te slaan als Office-documenten 2007 niet voorzien.

De knop 'Extra' in het dialoogvenster 'Opslaan als' voert weer naar een aantal bijkomende, handige functies, die ook reeds in Office 2007 beschikbaar waren.

2.5 Afdrukken

De opdracht 'Afdrukken' voert in MS Office 2010 naar een geheel nieuw venster:

1. Knop 'Afdrukken': Voert niet langer naar het dialoogvenster 'Afdrukken' waarin tal van opties met betrekking tot het afdrukken konden worden ingesteld (aantal exemplaren, keuze van printer,...). Deze 'afdrukinstellingen' worden namelijk meteen in bovenstaand beeldscherm weergegeven. Door op de knop 'Afdrukken' te klikken, wordt de printopdracht meteen uitgevoerd zoals opgegeven in bovenstaand beeldscherm. In Office 2010 stel je dus eerst de nodige afdrukinstellingen in (zie onderstaande paragrafen) en klik je pas daarna op de knop 'Afdrukken'.
2. Keuzelijst 'Aantal': laat je toe om het aantal af te drukken exemplaren van het geopende document in te stellen
3. Keuzelijst 'Printer': Door op de vervolgknop achter de standaard geselecteerde printer te klikken, kan je een andere printer kiezen.

4. Koppeling 'Printereigenschappen': opent het dialoogvenster 'Eigenschappen voor document op ....' waarin bijkomende settings voor het afdrukken, die specifiek aan de afdrukmogelijkheden van de printer gekoppeld zijn (dubbelzijdig afdrukken, kleurafdrukken,...), kunnen worden ingesteld.

5. Keuzelijsten 'Instellingen': onder het kopje 'Instellingen' kunnen de gebruikelijke afdrukopties worden ingesteld betreffende:
   
   
   1. de opgave van de af te drukken pagina's (alle pagina's, huidige pagina, een benoemd aantal pagina's)
   2. enkelzijdig of dubbelzijdig afdrukken (wanneer de printer dit toelaat)
      
      
   3. de sortering van de af te drukken pagina's
      
      
   4. de afdrukstand (staand of liggend)
      
      
   5. het papierformaat
      
      
   6. de grootte van de marges (normaal, smal, gemiddeld, breed, gespiegeld)
      
      
   7. het aantal pagina's per blad papier (indien de printer dit toelaat)
      
      
   8. de 'Pagina-instellingen' waarin de voornoemde, maar ook andere afdrukopties kunnen worden ingesteld in het gelijknamige dialoogvenster via de tabbladen 'Marges', 'Papier' en 'Indeling':

6. In Office 2010 wordt rechts in het beeldscherm meteen een afdrukvoorbeeld van het geopende bestand getoond ; er is daartoe dus niet langer een knop 'Afdrukvoorbeeld' voorzien.
7. Helemaal onderaan in het venster bevinden zich de navigatieknoppen waarmee je doorheen het afdrukvoorbeeld kan bladeren.
   Wanneer je snel naar een bepaalde pagina in het afdrukvoorbeeld wil toegaan, dan kan je het gewenste paginanummer in het invoerveld voor weergave van de huidige pagina intikken

8. Je kan op de weergave in het afdrukvoorbeeld inzoomen en uitzoomen met behulp van de schuifbalk in de zoomfunctie rechts onderaan in het venster. Daardoor kan je de tekst in het afdrukvoorbeeld meer of minder in detail bekijken.

9. Om terug te keren naar de standaardweergave van het afdrukvoorbeeld (en de zoomfunctie uit te zetten), klik je op de knop 'Inzoomen op pagina'

2.6 Info

De optie 'Info' in het venster van het tabblad 'Bestand' is nieuw in versie 2010. Ze opent bij het aanklikken het beeldscherm 'Over XXX' waarbij 'xxx' staat voor de naam van het thans geopende bestand:

• In dit nieuwe Info-beeldscherm worden rechts tal van eigenschappen van het geopende document getoond, die in voorgaande versies niet of nauwelijks te vinden waren.
• Het middengedeelte toont ondermeer de knop 'Converteren', die je toelaat om documenten die met eerdere versies van MS Office werden aangemaakt om te zetten naar MS Office 2007 en 2010. Het is dan echter niet uitgesloten dat de lay-out van je document wordt gewijzigd (klik hier voor meer info aangaande converteren).
• Onder het kopje 'Machtigingen' kan je de knop 'Document beveiligen' vinden waarmee je de toegang tot het gehele document kan bewaken met een wachtwoord, het wijzigen van een definitief document voorkomen door het 'Alleen-lezen' te maken, het wijzigen van tekstdelen kan beperken,...

• 'Voorbereiden voor delen' geeft een overzicht van de mogelijke problemen die zich zullen stellen wanneer je het thans geopende bestand wil delen met anderen. De opgesomde problemen voor delen kunnen bijgevolg voor elk bestand anders zijn.

Door op de knop 'Controleren op problemen' te klikken kan je Office tal van problemen, die het delen mogelijks in de weg staan, laten opzoeken

De optie 'Compatibiliteit controleren' kan voorkomen dat je een MS Office2010-document doorstuurt naar een andere gebruiker, die met een oudere versie van Office werkt, en daardoor het document niet kan openen of bewerken.

• Geheel nieuw in MS Office 2010 is de functie 'Versiebeheer' waarmee Office de verschillende versies van een document bijhoudt. Je kan dan snel naar een vorige versie van een document terugkeren, wanneer je bijvoorbeeld wijzigingen hebt aangebracht die achteraf overbodig blijken.

2.7 Beveiligde weergave

Als je een document downloadt van het internet of opent als bijlage bij een e-mail, dan wordt in MS Office 2010 automatisch de 'beveiligde weergave' ingeschakeld. Deze weergave voorkomt dat je het document kan bewerken of aanpassen.

Ook documenten die een 'actieve inhoud' bevatten (macro's, gegevensverbindingen, ActiveX) worden standaard in beveiligde weergave geopend.

Wanneer de beveiligde weergave is ingesteld, dan verschijnt bovenaan op het beeldscherm een geelkleurige balk met een knop 'Bewerken inschakelen'.

Je kan het document dan enkel bewerken en aanpassen wanneer je de knop 'Bewerken inschakelen' aanklikt. Aldus wordt voorkomen dat onveilige bestanden meteen bij het openen kwaadaardige acties beginnen uit te voeren en krijg je de kans om eerst uit te maken of het document afkomstig is van een bron die je kan vertrouwen. Je kan daartoe in de Backstage onder knop 'Info' meer gedetailleerde gegevens over het document en maker ervan vinden.

Indien het document inderdaad afkomstig is van een te vertrouwen bron (e-mailverzender, website,...) kan je veilig op de knop 'Bewerken inschakelen' klikken. Je kan het vanaf dan bewerken als elk ander document.

Wanneer je een Office-bestand afkomstig is van een website en daarenboven macro's of andere 'actieve inhoud' bevat, kan Office er tevens om vragen of deze inhoud al dan niet moet worden ingeschakeld.

Als het om een te vertrouwen bron gaat, kan je weer veilig op de knop 'Inhoud inschakelen' klikken.