Om de uitwisselbaarheid van documenten, gemaakt met verschillende MS Office-versies, mogelijk te maken, werd ervoor gezorgd:
Bij het openen van een document dat je hebt gemaakt met een oudere MS Office-versie (2003, XP, 2000,...) in MS Office 2010, schakelt het programma de zogenaamde compatibiliteitsmodus in. De aanduiding 'Compatibiliteitsmodus' wordt dan eveneens in de titelbalk van het document weergegeven.
Het inschakelen van de compatibiliteitsmodus - bijvoorbeeld omdat je een MS Word-document opent dat met een eerdere Word-versie werd aangemaakt - heeft tot gevolg dat de nieuwe functies van MS Word 2010 niet beschikbaar zijn.
Je kan echter wel het 'oude' document wijzigen, aanvullen en opslaan in het oude bestandsformaat met als extensies .doc.
Wanneer je een document, afkomstig van een oudere MS Office-versie, hebt geopend in Office 2010 dan kan je het opslaan als een Office 2010-document. Dit is voordeling, want daardoor kan je er de nieuwste Office-functies op toepassen.
Omdat het in dit voorbeeld een MS Word-document betreft:
Wanneer je MS Office-bestanden moet uitwisselen of beschikbaarstellen voor gebruikers die met een 'oudere' MS Office-versie werken, dan kan je je nieuwe Office2010-documenten best opslaan in een 'ouder' bestandsformaat.
Wanneer je bijvoorbeeld een MS Word-document hebt aangemaakt met MS Word 2010, dan:
Daardoor wordt het dialoogvenster 'Opslaan als' geopend:
Noot: Vermits documenten afkomstig van Office2010 zonder meer uitwisselbaar zijn met Office2007, hoef je in dat geval geen conversie uit te voeren.
Indien in het document functies werden gebruikt, die pas vanaf versie 2010 beschikbaar zijn (bijvoorbeeld bepaalde afbeeldingen van SmartArt), dan toont MS Word volgend dialoogvenster:
Wanneer je een document, dat gemaakt werd met één van de programma's van de MS Office2010-suite, wil openen met een programma van een oudere suite, dan verschijnt onderstaand bericht indien je inmiddels een compatibiliteitspakket hebt geïnstalleerd.
Je kan dan verderwerken met het 2010-document in de oudere MS Office-versie, omdat de niet-herkende functionaliteit eruit verwijderd werd.
Je kan zelf een compatibiliteitspakket voor MS Office 2010 installeren wanneer je met een oudere MS Office-versie werkt en geregeld documenten van de Office2007-versie of Office2010-versie ontvangt:
Als je het compatibiliteitspakket installeert voor Microsoft Office 2000, Office XP of Office 2003, kan je bestanden openen, bewerken en opslaan in de nieuwe bestandsindelingen in Word, Excel en PowerPoint 2007 én 2010.
Je kan het compatibiliteitspakket ook in combinatie met Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003 en PowerPoint Viewer 2003 gebruiken om bestanden weer te geven die in deze nieuwe indelingen zijn opgeslagen.
