De opdrachten die je in MS Office 2007 met behulp van de knop 'MS Office' activeerde, kan je net zoals in Office 2013 terugvinden onder het in Office 2016 vernieuwde tabblad 'Bestand'.
Dit tabblad leidt naar de functies van de zogenaamde 'Backstage'.
Door het tabblad aan te klikken verschijnt bovenstaand beeldscherm. Door links in het venster op een opdracht te klikken, verschijnt rechts een aantal mogelijkheden met betrekking tot de aangeklikte opdracht.
Hierna bespreken we kort de verschillende opdrachtknoppen uit het linkerbeeldschermdeel. Verder in dit zelfstudiepakket komen de mogelijkheden van deze opdrachtknoppen meer uitgebreid aan bod.
De menu-optie 'Nieuw' dien je aan te klikken bij het creëren van een 'Nieuw' bestand.
Je kan dan uit tal van online sjablonen kiezen die op de Microsoft-website ter beschikking worden gesteld. Door één van deze documentsjablonen aan te klikken wordt een nieuw document gestart dat op het geselecteerde sjabloon is gebaseerd. Doorgaans bevat dergelijk sjabloon voorbeeldteksten en voorbeeldfiguren die je moet vervangen door je eigen teksten en figuren. Ook de lay-out van het document wordt door het sjabloon ingesteld.
Je kan, naast de sjablonen die in de Backstage getoond worden, nog andere online sjablonen opzoeken op de website van Microsoft Office en openen. Het aantal online beschikbare sjablonen is erg uitgebreid: letterlijk duizenden sjablonen. Door een nieuw document te baseren op een sjabloon kan je jezelf heel wat werk besparen.
Klik hier indien je meer over het gebruik van sjablonen wil weten.
Klik op de menu-optie 'Openen' om een eerder aangemaakt document opnieuw te openen.
Meer informatie aangaande het heropenen van eerder aangemaakte en bewaarde documenten, kan je hier vinden.
De knop 'Opslaan' biedt dezelfde mogelijkheden als in de voorgaande MS Office versies.
In versie 2016 worden dezelfde extensies voor de bestandsnamen gehanteerd als in MS Office 2010 en 2013:
Programma | Vroegere extensie | In Office 2010 |
---|---|---|
MS Word | .doc |
.docx |
MS PowerPoint | .ppt |
.pptx |
MS Excel | .xls |
.xlsx |
MS Access | .mdb |
.accdb |
Eerder in dit zelfstudiepakket werd het bewaren van documenten diepgaander toegelicht.
'Opslaan als' biedt de mogelijkheid om een eerder opgeslagen document te bewaren onder een andere naam of met een ander bestandsformaat: opslaan als sjabloon, als webpagina,... of als een bestand dat compatibel (uitwisselbaar) is met eerdere versies van het Office-programma.
Vermits documenten van de MS Office-suite 2007, 2010 en 2013 volledig compatibel zijn met deze van versie 2016, werd in de mogelijkheid om Office-documenten 2016 op te slaan als Office-documenten 2010, 2007 of 2013 niet voorzien.
Meer informatie hierover kan je vinden op een eerdere webpagina van het zelfstudiepakket.
De opdracht 'Afdrukken' voert in MS Office 2016 naar onderstaand venster:
De optie 'Info' in het venster van het tabblad 'Bestand' opent bij het aanklikken een beeldscherm waarin heel wat informatie wordt aangereikt betreffende het thans geopende bestand:
Door op de knop 'Document controleren' te klikken kan je Office tal van problemen, die het delen mogelijks in de weg staan, laten opzoeken
De optie 'Compatibiliteit controleren' kan voorkomen dat je een MS Office2016-document doorstuurt naar een andere gebruiker, die met een oudere versie van Office werkt, en daardoor het document niet kan openen of bewerken.
Enkele voorbeelden:
Een voorbeeld van elk Office-thema:
Als je een document downloadt van het internet of opent als bijlage bij een e-mail, dan wordt in MS Office 2016 automatisch de 'beveiligde weergave' ingeschakeld. Deze weergave voorkomt dat je het document kan bewerken of aanpassen.
Ook documenten die een 'actieve inhoud' bevatten (macro's, gegevensverbindingen, ActiveX) worden standaard in beveiligde weergave geopend.
Wanneer de beveiligde weergave is ingesteld, dan verschijnt bovenaan op het beeldscherm een geelkleurige balk met een knop 'Bewerken inschakelen'.
Je kan het document dan enkel bewerken en aanpassen wanneer je de knop 'Bewerken inschakelen' aanklikt. Aldus wordt voorkomen dat onveilige bestanden meteen bij het openen kwaadaardige acties beginnen uit te voeren en krijg je de kans om eerst uit te maken of het document afkomstig is van een bron die je kan vertrouwen. Je kan daartoe in de Backstage onder de knop 'Info' meer gedetailleerde gegevens over het document en de maker ervan vinden.
Indien het document inderdaad afkomstig is van een te vertrouwen bron (e-mailverzender, website,...) kan je veilig op de knop 'Bewerken inschakelen' klikken. Je kan het vanaf dan bewerken als elk ander document.
Wanneer een Office-bestand afkomstig is van een website en daarenboven macro's of andere 'actieve inhoud' bevat, kan Office er tevens om vragen of deze inhoud al dan niet moet worden ingeschakeld.
Als het om een te vertrouwen bron gaat, kan je weer veilig op de knop 'Inhoud inschakelen' klikken.