Gegevensinvoer in tabellen met formulier

1. Leerdoel

De student moet gegevens in een tabel kunnen invoeren aan de hand van een formulier.

2. Werkwijze

Uiteraard kunnen de gegevens van de studentenlijst manueel worden ingetikt.  Het is echter eveneens handig om daartoe een formulier te gebruiken, omdat daardoor de opmaak van de cellen en de ingevoerde formule voor de berekening van de gemiddelde stagequotering automatisch wordt overgenomen, bij de toevoeging van een nieuwe student.

Bij het gebruik van een invoerformulier zijn de eerder besproken geldigheidsregels voor validatie van de gegevensinvoer eveneens actief! Echter,

• de eventuele keuzelijsten die je voor de invoer van gegevens opstelde, zijn niet beschikbaar (bijvoorbeeld voor de variabelen 'Geslacht' en 'Provincie' in de vorige webpagina)
  
  
• evenmin beschikbaar zijn de eventuele invoerberichten die je eerder instelde

De door jou ingevoerde foutberichten zijn dan weer wél beschikbaar.

2.1 De knop 'Formulier' toevoegen aan de werkbalk snelle toegang

In tegenstelling met voorgaande versies van MS Office is vanaf MS Office 2007 standaard geen opdrachtknop 'Formulier' voorzien: je zal er tevergeefs naar op zoek gaan in de verschillende tabbladen van het lint. Onze eerste taak bestaat er bijgevolg in om deze knop zichtbaar en beschikbaar te maken.

Zoals elders werd uitgelegd is het mogelijk om aan de werkbalk 'Snelle toegang' naar eigen inzicht knoppen toe te voegen. Hoe je aan deze werkbalk een opdrachtknop 'Formulier' toevoegt gaat als volgt.

1. Klik op de knop 'Werkbalk snelle toegang aanpassen' rechts van de werkbalk (zie nummer 1 in onderstaande figuur)
   
   
2. Kies vervolgens in vervolgmenu de optie 'Meer opdrachten'

3. Daardoor wordt het dialoogvenster 'Opties voor Excel' geopend

4. Zorg ervoor dat de optie 'Werkbalk Snelle Toegang' geselecteerd is
   
   
5. Klik op de keuzelijst 'Kies opdrachten uit'
   
   
6. Selecteer de menuoptie 'Opdrachten die niet op het lint staan'

7. Zoek in de keuzelijst 'Opdrachten die niet op het lint staan' naar de opdracht 'Formulier...' door de grijskleurige schuifbalk naar beneden te slepen
   
   
8. Klik de opdracht 'Formulier...' aan om ze te selecteren
   
   
9. Klik vervolgens op de knop 'Toevoegen'
   
   
10. Daardoor wordt de opdracht 'Formulier...' toegevoegd aan werkbalk 'Snelle toegang'
    
    
11. Klik op 'OK' om het dialoogvenster te sluiten

Vanaf nu is de opdrachtknop 'Formulier...' in de werkbalk 'Snelle toegang' beschikbaar.

2.2 Het formulier gebruiken

1. Open het oefenbestand 'Oefening_tabel.xlsx' opnieuw en selecteer een willekeurige cel, net onder de rij met veldnamen.

2. Klik in de werkbalk 'Snelle toegang' op de opdrachtknop 'Formulier' , waardoor meteen een invulformulier wordt geopend met daarin de gegevens van de eerste student in de tabel. 

3. In dit invulformulier komen automatisch alle veldnamen voor van de tabel, die eerder geconstrueerd werd.  Vermits het veld 'Stage-gemiddelde' een berekend veld is, hoef en kan je in het formulier dit gegeven niet manueel invoeren.

3. Oefening

Vul met behulp van een formulier in het bestand 'Oefening_tabel.xlsx' de gegevens van drie volgende fictieve studenten in, zoals weergegeven in onderstaande tabel:

• Klik op de knop 'Nieuw' telkens een nieuwe student moet worden ingevoerd.
  
  
• Met behulp van de knoppen 'Vorige zoeken' en 'Volgende zoeken' kan je doorheen de ingevoerde studentgegevens (meer algemeen 'cases' genoemd) 'bladeren'.
  
  
• Wanneer je op de knop 'Nieuw' klikt en MS Excel vaststelt dat je gegevens invoerde die niet in overeenstemming zijn met een validatieregel, dan verschijnt de foutmelding die je eventueel zelf opstelde. Wanneer je geen foutmelding opstelde verschijnt het standaardfoutbericht (zie onderstaande figuur).

Sla het bestand 'Oefening_tabel.xlsx' opnieuw op, zodat je later met de ingevoerde studentgegevens kan verder werken.

4. Tabelgegevens kopiëren

Om je op dit moment wat tikwerk te besparen, wordt onder deze hoofding uitgelegd hoe je gegevens, die in een webpagina worden weergegeven, vanuit die webpagina naar een tabel in MS Excel kan kopiëren.

Let wel: Niet elke webpagina die je ergens op het internet tegenkomt laat toe om de getoonde gegevens zomaar te kopiëren, omdat sommige webpagina's daartegen beveiligd zijn.

1. Open het online zelfstudiepakket 'MS Office', navigeer naar de webpagina die je nu aan het lezen bent en op deze webpagina naar de onderstaande tabel.
   
   
2. Bemerk dat in de getoonde tabel onderaan (onder de titel '5. Het resultaat') op deze webpagina ook de zes cases worden weergegeven die je eerder hebt ingetikt, hetzij manueel, hetzij zojuist met behulp van een formulier.
   
   
3. Sleep met ingedrukte linkermuisknop over de nog resterende studentgegevens: begin bij 'm2010/29' en eindig met de selectie van de blanco regel net onder de laatste studentgegevens en boven de vier asterisken
   
   
4. Klik vervolgens met de rechtermuisknop ergens in de geselecteerde cellen en kies in het daardoor geopende snelmenu voor de optie 'Kopiëren'.

5. De geselecteerde cellen zijn daarmee gekopieerd naar het klembord van je computer.
   
   
6. Klik in het bestand 'Oefening_tabel.xlsx' met de rechtermuisknop op de cel 'A10' (de eerste lege cel onder de reeds ingevoerde studentgegevens).
   
   
7. Klik in het daardoor geopende snelmenu onder de 'Plakopties' op de knop 'Aanpassen aan doelopmaak'.

8. Daardoor worden de geselecteerde cellen uit de webpagina onder de eerder ingevoerde studentgegevens ingevoegd.
   
   
9. Sla het bestand 'Oefening_tabel.xlsx' opnieuw op om later met de tabel te kunnen verder werken.

5. Het resultaat

Je tabel bevat nu de gegevens van in totaal 12 studenten.

****

****

De techniek van het 'kopiëren en plakken' kan je uiteraard ook gebruiken om tabellen op een webpagina in zijn geheel, met inbegrip van de kolomkoppen, naar een MS Excel-werkblad te kopiëren.

6. Bronnen

Helpprogramma bij Microsoft Excel 2016: zoek op 'tabel formulier'.