Functies invoeren

1. Leerdoel

De student moet de verschillende wijzen waarop een functie kan worden ingevoerd en achteraf bijgewerkt in Microsoft Excel 2016 kennen en kunnen toepassen.

2. Werkwijze

Er zijn vier verschillende wijzen waarop functies kunnen worden ingevoerd:

functies geheel intikken,
of door gebruik te maken van de knop Autosom
of door de instructies van het 'Formulepalet' te volgen
of nog: door gebruik te maken van de 'Functiebibliotheek'.

2.1. Functies intikken

Selecteer de cel waarin de functie moet worden ingevoerd
Tik het gelijkheidsteken ' = '
Tik net daarachter de naam van de gewenste functie

Bemerk dat bij het intikken van de functienaam MS Excel de mogelijke functienamen voorstelt in een contextmenu

Voeg vervolgens een 'rond haakje open' toe: ' ( '

Bemerk dat Excel een infolabel opent waarin wordt aangegeven hoe de ingetikte functie moet worden vervolledigd.

Dan volgen de argumenten van de functie: een celadres, celbereik, bereiknaam, ...

De invoer van de argumenten moet worden afgesloten met een 'rond haakje sluiten': ' ) '

Druk op de 'Enter'-toets of klik op de knop 'Invoeren' om MS Excel het resultaat van de functie in de geselecteerde cel te laten tonen.

2.2. Totalen berekenen met de knop Autosom

Om voor een celbereik op snelle wijze een totaal te berekenen kan niet enkel van de functie 'Som()' gebruik worden gemaakt, maar tevens van de knop 'Autosom' in de groep 'Bewerken' van het tabblad 'Start'.

Selecteer een cel die grenst aan het bereik dat moet worden opgeteld en waarin de uitkomst moet worden weergegeven.
Klik op de knop 'Autosom'
Excel selecteert automatisch de cellen boven of links van de geselecteerde cel, waarin meteen de functie SOM() wordt ingevoerd

Pas eventueel het bereik, dat moet worden opgeteld, aan met behulp van de muis door de selectie aan te passen
Druk op de 'Enter'-toets of klik op de knop 'Invoer' om het totaal te laten invullen

Het is ook mogelijk eerst het op te tellen bereik te selecteren, met inbegrip van de lege cel waarin de uitkomst moet worden ingevoegd en vervolgens op de knop 'Autosom' te klikken.

2.3. Functies plakken met behulp van het Formulepalet

Indien de precieze werking van een functie je niet bekend is, kan je voor de functie-invoer je laten leiden door de instructies gegeven in het zogenaamde 'Formulepalet'.

Selecteer de cel waarin de uitkomst van de functie moet ingevoegd worden
Klik op de knop 'Functie invoegen' in de Formulebalk

Daardoor wordt het dialoogvenster 'Functie invoegen' geopend

2.3.1. Functie opzoeken

Het invoerveld 'Zoek een functie:' nodigt je uit om de functie die je thans wenst te gebruiken te omschrijven.

Door vervolgens op de knop 'Zoeken' te klikken wordt de functie opgezocht en getoond in het rolmenu 'Selecteer een functie:'.
Klik op de gewenste functie in het rolmenu
Bemerk dat daardoor in het dialoogvenster een toelichting aangaande het gebruik van de geselecteerde functie wordt weergegeven
Klik op de knop 'OK'

2.3.2. Een categorie selecteren

Je kan ook een functie opzoeken door de categorie waartoe de functie behoort te selecteren in het rolmenu 'Of selecteer een categorie:'.

Dit rolmenu ordent alle beschikbare Excel-functies daartoe in een reeks categorieën. Door een categorie te selecteren geeft het rolmenu 'Selecteer een functie' in alfabetische volgorde alle functies weer, die in de op dat moment geselecteerde categorie voorkomen.

Zoek de gewenste functie op en klik deze aan
Klik tenslotte op de knop 'OK'

2.3.3. Een functienaam selecteren

Nadat je een functie hebt opgezocht op één van de voornoemde wijzen, kan je de gewenste functienaam zoals gezegd aanklikken in het rolmenu 'Selecteer een functie' om deze te selecteren
Bemerk dat daardoor in het dialoogvenster het precieze gebruik van de functie wordt omschreven

Klik in het dialoogvenster op de knop 'OK', waardoor deze functienaam zowel in het invoerveld van de formulebalk verschijnt, als in de geselecteerde cel.

2.3.4. Functieargumenten invoeren

Tevens wordt het dialoogvenster 'Functieargumenten' geopend waarin gevraagd wordt om de noodzakelijke argumenten van de formule verder in te voeren. Er worden je daartoe vier hulpmiddelen in het dialoogvenster aangereikt:

Een toelichting bij het gebruik van de functie
Een invoerveld waarin je het celbereik, waarop de functie moet worden toegepast, kan worden aangegeven (MS Excel doet daartoe een voorstel op basis van de ingevoerde gegevens in het werkblad)
Het resultaat van de functie op basis van het ingevulde celbereik in het invoerveld
Een koppeling naar een helptekst met meer info

Zoals eerder werd uitgelegd, kan het aantal en de aard van de in te voegen argumenten verschillen per functie. Dit wordt tevens toegelicht in het middengedeelte van het dialoogvenster 'Functieargumenten'.
Elk invoerveld (tekstvak) dat in het dialoogvenster vet wordt weergegeven (bijvoorbeeld 'Getal1' in bovenstaande figuur), dient door de gebruiker verplicht te worden ingevuld. Dit kan op twee wijzen gebeuren:
1. Je kan het argument (bijvoorbeeld een celbereik) in het tekstvak intikken;
2. OF: je kan op de knop 'Celadres' klikken om het dialoogvenster 'Functieargumenten' te openen.
1. Na het aanklikken van de knop 'Celadres'
  1. Selecteer je in het werkblad het gewenste celadres of celbereik met behulp van de muis.
  2. Het geselecteerde bereik wordt daarbij weergegeven links in het venster 'Functieargumenten'.
  3. Tevens verschijnt een infolabel waarin voortdurend het aantal geselecteerde rijen en kolommen wordt aangegeven (in onderstaande figuur: 1R x 4 K).
1. Het geselecteerde celbereik wordt nu in het invoerveld van het geselecteerde argument weergegeven (in bovenstaande figuur: 'A6:D6' voor het argument 'Getal1').
2. De waarden in de geselecteerde cellen worden achter het invoerveld getoond: {234;319;...}.
3. Het resultaat (de berekende uitkomst) van de functie wordt onder in het dialoogvenster eveneens weergeven (in bovenstaande figuur: 'Resultaat formule = 269,25).
4. Nadat alle vereiste argumenten werden ingevoerd, kan het dialoogvenster worden gesloten door op 'OK' te klikken
Het resultaat van de functie wordt daarbij in de aanvankelijk geselecteerde cel (zie stap 1) ingevoegd.

2.4. Functies bijwerken

Eerder ingevoegde functies kunnen ofwel met de hand worden bijgewerkt door in de cel (waarin de functie werd ingevoegd) te dubbelklikken, ofwel door eerst deze cel te selecteren en vervolgens op de knop 'Functie invoegen' te klikken en de nodige aanpassingen te maken in het dialoogvenster 'Functieargumenten'.

2.5. Functies plakken vanuit de Functiebibliotheek

Een variant op de bovenstaande procedure om functies met behulp van het Formulepalet op te stellen wordt sedert MS Excel 2007 aangeboden onder de vorm van een 'Functiebibliotheek'. Ook in het lint van Excel 2016 is deze bibliotheek opgenomen.

Je kan deze bibliotheek openen door in het lint eerst op het tabblad 'Formules' te klikken en vervolgens één van de opdrachtknoppen in de groep 'Functiebibliotheek' aan te klikken.

We overlopen de verschillende opdrachtknoppen:

2.5.1. Opdrachtknop 'Fx'

Opent bij het aanklikken het dialoogvenster 'Functie invoegen', net zoals de knop 'Functie invoegen' rechts in de formulebalk. Zie paragraaf 2.3 hoger op deze pagina voor meer info

2.5.2. Opdrachtknop 'Autosom'

Voert bij het aanklikken meteen de functie 'SOM()' in in de op dat moment geselecteerde cel, net zoals de knop 'Autosom' in de groep 'Bewerken' van het tabblad 'Start'. Zie paragraaf 2.2 hoger op deze pagina voor meer info.

2.5.3. Opdrachtknop 'Onlangs gebruikt'

Opent bij het aanklikken een keuzelijst met functies die onlangs door jou gebruikt werden.

Door in de keuzelijst een functie aan te klikken wordt het dialoogvenster 'Functieargumenten' andermaal geopend.

In paragraaf 2.3.4 op deze pagina kan je meer informatie aangaande het gebruik van dit dialoogvenster vinden.

De optie 'Functie invoegen', helemaal onderaan in deze keuzelijst, brengt je weer bij het dialoogvenster 'Functie invoegen': zie paragraaf 2.3 voor meer info.

2.5.4. Andere opdrachtknoppen

De andere knoppen in de groep 'Functiebibliotheek' ('Financieel, 'Logisch', ...) openen elk een keuzelijst waarin dezelfde functies verschijnen als in het eerder besproken dialoogvenster 'Functie invoegen' en dan meer bepaalt in de keuzelijst 'Selecteer een categorie'.

We verwijzen dan ook naar paragraaf 2.3.2 voor meer info aangaande het gebruik van deze opdrachtknoppen.

2.5.5. Opdrachtknop 'Meer functies'

Een laatste knop in de 'Functiebibliotheek', die we hier bespreken, is de knop 'Meer functies'.

Klikken op deze knop opent een menu met zes opties die elk een functiecategorie aanduiden waarvoor in de functiebibliotheek geen aparte opdrachtknop werd voorzien.

Bij het aanwijzen van een categorie wordt een rolmenu geopend waarin de functies, behorende tot deze categorie, worden getoond.

Wanneer een functie wordt aangeklikt, wordt weer het dialoogvenster 'Functieargumenten' geopend, waarin de argumenten, die de geselecteerde functie vervolledigen, kunnen worden ingevoerd.