De student moet in staat zijn handmatig tabellen te bouwen waarin een primaire sleutel is gedefinieerd en moet de verschillende weergavemodi kunnen gebruiken voor het ontwerpen van tabellen.
De basis van elke database is een tabel waarin de afzonderlijke stukjes informatie zitten opgeslagen, die het 'onderwerp' - dat in de database wordt 'bijgehouden' - beschrijven.
Daarom is de allereerste taak, die bij het maken van een nieuwe database moet uitgevoerd worden, het bouwen van één of meer tabellen.
In een vorige webpagina werd uitgelegd hoe je een nieuwe database kan bouwen op basis van het sjabloon 'Lege bureaubladdatabase'. Deze procedure eindigt met een beeldscherm waarin een (leeg) werkvenster (databasevenster) wordt getoond. En hier pikken we draad terug op voor de beschrijving van de werkwijze voor het maken van een tabel.
Bemerk dat links onderaan in de bovenstaande figuur de statusbalk aangeeft dat 'Tabel1' wordt getoond in de zogenaamde 'Gegevensbladweergave'.
Dit is één van de twee 'modi' (wijzen) waarop een tabel kan worden weergegeven in MS Access:
Je kan, afhankelijk van de 'werkzaamheden' die je aan tabel wil uitvoeren de gepaste weergavemodus als volgt kiezen:
Noot: wanneer wijzigingen aan de structuur van een tabel worden aangebracht of het gegevenstype, de naam of de eigenschappen van een kolom worden veranderd, dan vraagt Access of deze wijzigingen eerst moeten worden opgeslagen, alvorens de weergavemodus te veranderen of alvorens de tabel te sluiten.
Access opent daartoe het dialoogvenster 'Opslaan als':
- Tik een gepaste naam in voor de tabel indien dat nog niet eerder gebeurde
- Klik op de knop 'OK' om het dialoogvenster te sluiten en de tabelgegevens op te slaan
Je kan tevens van gegevensbladweergave naar ontwerpweergave overstappen (en omgekeerd) door rechts in de statusbalk op het gewenste icoon te klikken.
:
:
Wanneer je een nieuwe database aanmaakt, zoals hoger beschreven, maakt Access zoals gezegd automatisch een tabel aan: 'Tabel1'. Deze tabel wordt standaard weergegeven in 'Gegevensbladweergave'.
In de gegevensbladweergave kan je onmiddellijk gegevens invoeren en de tabelstructuur 'achter de schermen' laten opbouwen. Veldnamen worden door Access automatisch genummerd (Veld1, Veld2, enzovoort) en het gegevenstype wordt automatisch ingesteld op basis van de gegevens die je invoert.
Bemerk dat 'Tabel1' reeds één veld (één kolom) bevat met als naam 'Id', wat staat voor 'Identificatienummer'. Deze automatisch toegevoegde kolom is bedoeld om aan elke record een uniek volgnummer toe te kennen. MS Access is aan de hand van dit unieke volgnummer in staat om snel één bepaalde record op te zoeken in de tabel.
Het veld 'Id' werd automatisch ingesteld met als gegevenstype 'Autonummering'. Dit betekent dat Access zélf automatisch een uniek volgnummer aan elke record toekent. In deze kolom kan je bijgevolg niet zelf een volgnummer intikken. En, wanneer je een record verwijdert:
Zoals eerder werd uitgelegd kan voor elke tabel best een primaire sleutel worden ingesteld (klik hier voor meer info over primaire sleutels). Het veld 'Id' in de tabel 'Tabel1' komt in elk geval in aanmerking om als primaire sleutel te worden gedefinieerd. Het is dan ook geen toeval dat MS Access het veld 'Id' automatisch als primaire sleutel heeft ingesteld voor de tabel 'Tabel1'.
Vermits we een database willen ontwerpen met informatie over werknemers, wensen we in een eerste tabel de belangrijkste persoonsgegevens van elke werknemer in te voeren, waaronder de naam en de voornaam.
In gegevensbladweergave kan je een nieuw veld 'Naam' toevoegen als volgt:
3.1 in de cel van de kolom 'Id', die de familienaam voorafgaat, automatisch het (volg)nummer 1 wordt ingevoerd
3.2 en in de kolomkop van de kolom waarin je de familienaam intikte automatisch de veldnaam 'Veld1' wordt ingevoerd
Je hebt nu in de tabel 'Tabel1' een veld 'Naam' aangemaakt, waarin je voor elke medewerker de familienaam zou kunnen invoeren op de hoger beschreven wijze. Maar omdat er nog andere werknemersgegevens moeten ingevoerd worden, doen we dat nu nog niet.
Om een tweede kolom, voor de invoer van de werknemersvoornamen, toe te voegen kan je als volgt te werk gaan.
Je kan een veldnaam echter ook wijzigen door volgende stappen te zetten:
- Klik op een willekeurige cel in de kolom waarvan je veldnaam wil wijzigen
- Klik in het lint op het tabblad 'Velden wijzigen' (een onderdeel van het contextuele tabblad 'Hulpmiddelen voor tabellen')
- Klik in de groep 'Eigenschappen' op de opdrachtknop 'Naam en bijschrift'
- Daardoor wordt het dialoogvenster 'Veldeigenschappen invoeren' geopend:
- Wijzig de veldnaam door deze op de gebruikelijke wijze te editeren in het invoerveld 'Naam'
- Het bijschrift (zie verder) kan je intikken in het gelijknamige invoerveld, evenals de (optionele) 'Beschrijving'
Bovenstaande voorbeelden tonen aan dat het toevoegen van nieuwe velden (kolommen) aan een tabel in 'Gegevensbladweergave' erg eenvoudig is. Temeer omdat Access het 'gegevenstype' van elk nieuw veld automatisch herkent: in dit geval werden twee velden van het gegevenstype 'Korte tekst' toegevoegd omdat de ingevoerde familienaam en voornaam als 'tekst' werd herkend.
Dit wordt ook zo getoond in het lint van MS Access:
In gegevensbladweergave kan je ook op volgende wijze een nieuw veld aan het einde van een tabel toevoegen (als laatste veld):
Daar waar de werkwijze - uitgelegd in voorgaande paragraaf - enkel toelaat om een nieuw veld als allerlaatste veld aan de tabel toe te voegen, beschik je tevens over de mogelijkheid om in gegevensbladweergave een veld op een willekeurige plaats in de tabel tussen te voegen.
Het tussenvoegen van een veld gaat als volgt:
Overbodige kolommen kunnen even makkelijk weer uit het tabelontwerp worden verwijderd. Gebruik onderstaande procedure indien je zojuist één of meer kolommen aan de tabel hebt toegevoegd (zodat enkel de kolommen 'Id', 'Naam' en 'Voornaam' overblijven).
Er is zoals gezegd nog een tweede manier om nieuwe velden (kolommen) aan een tabel toe te voegen.
Daarbij bepaal je eerst welke velden in de tabel nodig zijn en stel je voor elke kolom de nodige 'veldeigenschappen' in in 'Ontwerpweergave', om pas daarna de gegevens in 'Gegevensbladweergave' in te voeren (zoals in de voorgaande paragraaf werd getoond).
Eerst moet je van de 'Gegevensbladweergave' overschakelen naar de modus 'Ontwerpweergave' (klik hier voor meer info), waarbij je de tabel moet opslaan om de eerder aangebrachte wijzigingen te bewaren. We stellen voor om de tabel te bewaren onder de naam 'Werknemers adressen'.
Zodra je in het dialoogvenster 'Opslaan als' op de knop 'OK' klikt, verschijnt onderstaand beeldscherm: de 'Ontwerpweergave' van de tabel 'Werknemers adressen' (zoals ook uiterst links in de statusbalk wordt aangegeven)
Het tabelvenster is in de ontwerpweergave opgedeeld in twee delen.
Wanneer je in de ontwerpweergave op de veldnaam 'Id' klikt, wordt onderstaand beeldscherm getoond.
. Hiermee wordt aangegeven dat het veld 'Id' de primaire sleutel is van de tabel 'Werknemers adressen'Je kan zelf het gegevenstype van een veld wijzigen of invoeren (wanneer het een nieuw veld betreft).
Je kan de veldeigenschappen van een veld zelf aanpassen of toevoegen.
van het tabelvenster (en dus niet van het venster waarin Microsoft Access
draait) te klikken. 
Bij wijze van alternatief kan je de wijzigingen in de tabel ook opslaan door in de werkbalk 'Snelle toegang' op de knop 'Opslaan' 
te klikken.
Hiermede is de structuur van de eerste tabel vastgelegd. We voeren thans in deze tabel nog geen gegevens in, aangezien we later de tabelstructuur nog wensen te wijzigen.
Helpprogramma bij Microsoft Access 2013: zoek op 'tabellen maken'.
