Zoeken in MS Access 2013-cursus:

Veldeigenschappen instellen

1. Leerdoel

Studenten moeten de belangrijkste veldeigenschappen kennen, kunnen invoeren en kunnen uitmaken hoe een veldtype het best wordt ingesteld in een gegeven situatie.

2. Toelichting

Elk veld in een tabel wordt behalve door een veldnaam en een gegevenstype ook gedefinieerd aan de hand van bepaalde veldeigenschappen.  Deze eigenschappen kunnen (net zoals veldnamen en gegevenstypen) eveneens in de 'Ontwerpweergave' van de tabel worden ingesteld. Een deel van deze veldeigenschappen kan echter ook via de 'Gegevensbladweergave' worden vastgelegd.

Bijvoorbeeld:

  1. De onderstaande figuur toont de tabel 'Werknemersadressen', die we daarstraks hebben aangemaakt. 
  2. Om deze tabel te openen dubbelklik je in het 'Navigatiedeelvenster' op de objectnaam 'Werknemersadressen', die wordt voorafgegaan door een tabelicoon .

  1. Om de geopende tabel in 'Ontwerpweergave' weer te geven, klik je in de statusbalk op het icoon 'Ontwerpweergave' .

  1. Het veld 'Naam' werd in de onderstaande figuur aangeklikt. 
  2. Vermits dit een veld van het gegevenstype 'Korte tekst' is, worden onderaan in de 'Veldeigenschappen' de eigenschappen van een tekstveld getoond.
  3. Het invoegstreepje staat in het invoerveld van de 'Veldlengte' dat thans de waarde 50 bevat.  Dit betekent dat in het veld 'Naam' een familienaam van maximaal 50 karakters kan worden opgeslagen.
  4. Rechts onderaan wordt een contextgevoelige help getoond die je helpt bij het invoeren van de betreffende veldeigenschap.

Elk gegevenstype beschikt over een eigen set veldeigenschappen. In onderstaande tabel worden de belangrijkste veldeigenschappen kort besproken.  In het helpprogramma van Access, maar ook op het beeldscherm 'Ontwerpweergave' zelf (zie bovenstaande figuur bij nummer 7) kan je echter nog veel meer informatie aangaande het gebruik van veldeigenschappen vinden.

Eigenschap Functie
2.1. Veldlengte 2.1.1. Veldlengte van tekstvelden

De veldlengte van tekstvelden beperkt de lengte van tekstvelden tot een opgegeven aantal tekens.  De standaardwaarde voor de lengte van een tekstveld is 255 karakters. Je kan deze standaardwaarde best aanpassen aan de geschatte lengte van het langste gegevenselement dat in dit veld moet worden ingevoerd. Zo niet verspil je onnodig opslagruimte op de harde schijf en wordt het opzoeken van informatie in het tekstveld onnodig verlengd.

2.1.2. Veldlengte van numerieke velden

Beperkt numerieke velden tot een bereik. Kan worden ingesteld door op de vervolgknop te klikken en een keuze te maken in het vervolgmenu.  Ook hier geldt dat je het bereik beter zorgvuldig kan kiezen, omdat je anders schijfruimte verspilt.  De opties 'Geheel getal', 'Dubbele precisie' of 'Lange Integer' komen het vaakst voor.
2.2. Notatie

De notatie bepaalt de manier waarop datums en getallen worden afgebeeld.  Kies de gewenste notatie door het vervolgmenu open te klikken .

1. Getalnotaties:

In geval het een numeriek veld betreft bevat het vervolgmenu in 'Ontwerpweergave' onderstaande opties voor de notatie van getallen:

Wanneer de tabel wordt geopend in 'Gegevensbladweergave' kan je de notatie als volgt instellen:

  • Klik op het tabblad 'Velden wijzigen'
  • Klik het vervolgmenu 'Notatie' open
  • Kies de gewenste notatie

Daarenboven beschik je in 'Gegevensbladweergave' over de opdrachtknoppen 'Valutanotatie toepassen' , 'Percentagenotatie toepassen' en 'Getalnotatie met punt toepassen' op het tabblad 'Velden wijzigen' om de veldeigenschap 'Notatie' in te stellen.

2. Datumnotaties:

Het vervolgmenu bevat voor de notatie van datums volgende opties in 'Ontwerpweergave':

Dezelfde notatie-opties kan je instellen in 'Gegevensbladweergave':

2.3. Aantal decimalen

Bepaalt het aantal decimalen dat kan worden ingevoerd in numerieke en valutavelden.

In 'Ontwerpweergave' kan het aantal weer te geven decimalen worden ingetikt in het invoerveld 'Aantal decimalen' of worden geselecteerd in een vervolgkeuzelijst:

In 'Gegevensbladweergave' beschik je - zoals eerder toegelicht - over de opdrachtknoppen 'Meer decimalen' en 'Minder decimalen' om het aantal decimalen aan te passen:
2.4. Invoermasker Het 'Invoermasker' bepaalt voor tekst- en datumvelden de lay-out van de velden bij het invoeren van gegevens: bijvoorbeeld door automatisch een streepje en punten in een telefoonnummer te zetten. Door te klikken op de vervolgknop wordt de 'Wizard Invoermasker' opgestart die helpt om het invoermasker te definiëren.

Bij invoeren van gegevens in een veld, waarvoor een invoermasker werd ingesteld, ziet de gebruiker (in gegevensbladweergave) aan de hand van 'bewerkingstekens' volgens welk patroon het gegeven moet worden ingevoerd:

2.5. Bijschrift Een bijschrift vervangt de veldnaam in formulieren, query's en rapporten door een meer begrijpelijk label.  Bijvoorbeeld: Je kan als bijschrift het meer begrijpelijke 'Werknemersidentificatienummer' ter vervanging van de veldnaam 'Id' ; wanneer je het veld 'Id' nadien weergeeft in een formulier of rapport, zal automatisch 'Werknemersidentificatienummer' verschijnen in de plaats van 'Id'.
2.6. Standaardwaarde Laat toe een standaardwaarde in te voeren, die automatisch in alle nieuwe records wordt ingevuld.  Indien zorgvuldig gekozen, kan dit heel wat invoer- en tikwerk voorkomen.  Bijvoorbeeld: een veelvoorkomende plaatsnaam, of veelvoorkomend getal.
2.7. Validatieregel Met validatieregels beperk je de mogelijkheid tot het invoeren van gegevens tot waarden die aan gespecificeerde voorwaarden voldoen.  Bijvoorbeeld: om te voorkomen dat Postnummers worden ingevoerd, kleiner dan 1000 en groter dan 10.000 zou je volgende validatieregel kunnen invoeren:
 > 999 AND < 10000
  1. Klik in ontwerpweergave op het veld waarvoor de validatieregel moet worden opgesteld
  2. Tik in het invoerveld 'Validatieregel' manueel de expressie die de validatie bepaalt
    OF
  3. Klik op de vervolgknop en stel in het dialoogvenster 'Opbouwfunctie voor expressies' de validatieregel op
  4. Klik op 'OK' om het dialoogvenster te sluiten

Indien later tijdens de gegevensinvoer (in 'Gegevensbladweergave') een waarde wordt ingevoerd die in strijd is met de opgestelde validatieregel, dan toont Access automatisch onderstaande standaardfoutmelding.
2.8. Validatietekst De veldeigenschap 'Validatietekst' laat je toe om een alternatieve en meer beschrijvende tekst in te tikken die als foutmelding bij een overtreding van de validatieregel getoond wordt tijdens de gegevensinvoer.
Deze validatietekst vervangt de standaard-foutmelding van Access, die in bovenstaande figuur wordt weergegeven.

2.9. Vereist

De veldeigenschap 'Vereist' geeft aan dat het veld in de tabel altijd door de gebruiker moet worden ingevuld en het veld dus nooit blanco mag blijven.  Bijvoorbeeld: de naam van een werknemer, het e-mailadres, ...

Middels een rolmenu met opties 'Ja' en 'Nee' kan deze veldeigenschap worden ingesteld. Standaard wordt deze eigenschap door Access op 'Nee' gezet

Je kan de veldeigenschap 'Vereist' ook in 'Gegevensbladweergave' instellen met behulp van het selectievakje 'Vereist' .

 
2.10. Lengte nul toestaan

De veldeigenschap 'Lengte nul toestaan' geeft aan of een tekst- en memoveld de lengte nul (" ") mogen hebben, of dat zij daarentegen minstens één teken moeten bevatten.

Middels een rolmenu met opties 'Ja' en 'Neen' kan deze veldeigenschap worden ingesteld. Standaard wordt deze eigenschap door Access op 'Ja' gezet

Wanneer de optie 'Neen' wordt gekozen, is de gebruiker verplicht om in het veld minstens één karakter in te voeren
2.11. Geïndexeerd Deze eigenschap kan je toekennen aan velden die vaak als basis dienen voor een zoekactie in de tabel.  Een geïndexeerd veld versnelt namelijk de zoekprocedure.
De opties van het rolmenu, waarmee indexering wordt in- of uitgeschakeld bevat drie opties:
  1. Nee: geen indexering voor dit veld
  2. Ja (Duplicaten OK): indexeert het veld en laat toe dat er meerdere dezelfde waarden in het veld worden ingevoerd ; bijvoorbeeld: in geval van een veld waarin familienamen worden ingevoerd, is het waarschijnlijk dat eenzelfde familienaam meermaals voorkomt in verschillende records.
  3. Ja (Geen duplicaten): indexeert het veld, maar laat niet toe dat de gebruiker meermaals dezelfde waarde invoert in verschillende velden. Bijvoorbeeld een veld waarin het SIS-nummer van elke medewerker wordt ingevoerd: elk SIS-nummer is uniek (elk medewerker heeft een eigen SIS-nummer).
2.12. Tekstuitlijning

Laat je toe om de standaarduitlijning van tekst in een invoerveld of een ander besturingselement op te geven.
2.13. Datumkiezer weergeven

Maakt het mogelijk om op te geven of een datumkiezer (kalenderbesturingselement) wordt weergegeven wanneer gebruikers een datumveld bewerken.

Wanneer een invoermasker werd ingesteld (zie hoger) voor de invoer van datums, kan je het besturingselement datumkiezer niet instellen!
 

3. Oefening

Klik hier om de oefening 'Tabelstructuur wijzigen' te maken.

4. Bronnen

    Helpprogramma bij Microsoft Access 2013: zoek op 'veldeigenschappen'.