Het contextuele tabblad 'Hulpmiddelen voor tabellen'

De vervolgknop onder de opdrachtknop 'Weergave' opent bij het aanklikken een vervolgmenu waarmee je tussen de 'Gegevensbladweergave' en 'Ontwerpweergave' kan wisselen.

Voegt een nieuw veld van het gegevenstype 'Tekst' toe aan de tabel, rechts van het op dat moment geselecteerde veld. De ingevoegde kolom verkrijgt automatisch de veldnaam 'Veld', gevolgd door een volgnummer: 'Veld1', 'Veld2', ...

Voegt een nieuw veld van het gegevenstype 'Getal' toe aan de tabel, rechts van het op dat moment geselecteerde veld. De ingevoegde kolom verkrijgt automatisch de veldnaam 'Veld', gevolgd door een volgnummer: 'Veld1', 'Veld2', ...

Voegt een nieuw veld van het gegevenstype 'Valuta' toe aan de tabel, rechts van het op dat moment geselecteerde veld. De ingevoegde kolom verkrijgt automatisch de veldnaam 'Veld', gevolgd door een volgnummer: 'Veld1', 'Veld2', ...

Laat je toe om de veldnaam, het bijschrift en de beschrijving van de op dat moment geselecteerde kolom te wijzigen.

Klikken op de knop 'Standaardwaarde' opent het dialoogvenster 'Opbouwfuncties voor expressies', waarin een waarde kan worden ingevoerd, die automatisch in het veld wordt ingevoerd. Deze standaardwaarde kan nadien evenwel door de gebruiker worden gewijzigd tijdens het invoeren van gegevens in de kolom.

Bijvoorbeeld: wanneer de meeste werknemers woonachtig zijn van Leuven, dan zou voor het veld 'Woonplaats' de standaardwaarde 'Leuven' kunnen worden ingevoerd, om aldus deze waarde niet meer te moeten invullen, wanneer de werknemer inderdaad in Leuven woonachtig is. Maar je kan uiteraard toch nog steeds een andere woonplaats (dan 'Leuven') intikken.

Voor velden van het gegevenstype 'Tekst' wordt standaard een veldlengte van 255 karakters ingevoerd, wanneer een tekstveld wordt ingevoegd in de tabel. Je kan deze standaardveldlengte in dit invoerveld aanpassen aan de (vermoedelijk) langste waarde (tekst) die ooit in het veld zal moeten worden ingevoerd.

Deze keuzelijst toont het gegevenstype van de op dat moment geselecteerde kolom. Door op de vervolgknop te klikken kan het gegevenstype van de kolom worden gewijzigd.

Toont de notatie ('schrijfwijze') van de gegevens in de op dat moment geselecteerde kolom en laat je toe om vooraf gedefinieerde notaties op de gegevens in een kolom toe te passen.

Op bepaalde gegevenstypes kan geen vooraf gedefinieerde notatie worden toegepast: 'Korte tekst', 'Lange tekst' en 'Hyperlink'. Voor de andere wel: bijvoorbeeld de wijzen waarop een datum in een veld met gegevenstype 'Datum/tijd' wordt weergegeven, kan in de keuzelijst 'Notatie' worden geselecteerd.

Zo zal bij wijze van voorbeeld de menuoptie 'Lange datumnotatie' er voor zorgen dat al de ingevoerde datums worden weergegeven met vermelding van de dagnaam, het dagnummer, de maandnaam en het kalenderjaar: 'maandag 14 april 2014'.

Wijzigt de notatie van numerieke gegevenstypes met één muisklik in de standaard valuta-notatie: achter elk in de kolom ingevoerd getal wordt automatisch een Euro-teken € getoond en afgedrukt.
Deze knop is een alternatief voor de menuoptie 'Euro' of 'Valuta' in de keuzelijst 'Notatie'.

Deze opdrachtknop is niet beschikbaar indien het gegevenstype werd ingesteld als 'Korte tekst', 'Lange tekst', 'Hyperlink', 'Datum/tijd',....

Zorgt ervoor dat getallen in de kolom worden weergegeven als percentages

Zorgt ervoor dat getallen in de kolom worden weergegeven met een punt als scheidingsteken voor de duizendtallen, zoals in 23.500

Verhoogt het aantal weergegeven decimalen van numerieke gegevens.

Verlaagt het aantal weergegeven decimalen van numerieke gegevens.

Door het selectievakje 'Uniek' aan te vinken wordt ingesteld dat de kolom enkel unieke waarden mag bevatten: geen twee records mogen in deze kolom dezelfde waarde bevatten.

Laat je toe om een expressie in te voeren, die de waarden, die in een veld kunnen worden ingevoerd, te beperken.

Bijvoorbeeld: voer de expressie '>1000' in om er voor te zorgen dat in een numeriek of valuta-veld enkel waarden groter dan 1000 kunnen worden ingevoerd.

Hoe je expressies kan opstellen, wordt verder in dit zelfstudiepakket toegelicht. Ook in het zelfstudiepakket 'MS Excel 2013' kan je meer informatie aangaande het opstellen van expressies vinden.

Door het selectievakje 'Vereist' aan te vinken is de gebruiker van de tabel verplicht om voor elke record een waarde in deze kolom in te voeren: een lege cel in deze kolom leidt tot een foutmelding wanneer gepoogd wordt om de record te verlaten of de tabel op te slaan.

Klikken op de knop 'Tabeleigenschappen' opent een gelijknamig dialoogvenster, waarin enkele eigenschappen van de op dat moment geselecteerde tabel kunnen worden ingesteld.

• Sorteren op: Standaard worden de records in de tabel weergegeven in de volgorde waarin ze werden ingevoerd (in ons voorbeeld is dat gesorteerd op het veld 'ID' vermits dit van het type 'Autonummering' is). Je kan deze standaardsortering wijzigen door in het invoerveld 'Sorteren op' een andere veldnaam in te voeren.
• Filteren op: In dit invoerveld kan je de criteria definiëren die er voor zorgen dat enkel de rijen - die aan de gestelde criteria voldoen - worden weergeven in de gegevensbladweergave
• Richting: In deze keuzelijst kan je de weergaverichting instellen voor een taal die van links naar rechts of van rechts naar links wordt gelezen.

Deze knop opent bij het aanklikken een beeldscherm waarin de relaties tussen twee of meerdere tabellen kunnen worden ingesteld ; bijvoorbeeld op basis van een 'Id'-veld (identificatieveld) waarvan de waarde in beide tabellen gelijk moet zijn.

Later in dit zelfstudiepakket wordt het werken met relaties verder toegelicht.

Opent bij het aanklikken het taakvenster 'Objectafhankelijkheden' waarin wordt weergegeven welke databaseobjecten van elkaar afhankelijk zijn ; bijvoorbeeld welke formulieren, rapporten of query's op basis van een bepaalde tabel werden opgesteld. Daardoor kan je bij een geplande wijziging van de tabelstructuur vooraf inschatten welk wijzigingen je noodzakelijkerwijze ook aan de daarvan afhankelijke formulieren, rapporten en query's zal moeten doorvoeren, opdat deze correct zouden blijven werken.

2.3.1 Opdrachtknop 'Weergave'

Zorgt ervoor dat voor het op dat moment geselecteerde veld de primaire sleutel wordt ingesteld.

Het veld dat als primaire sleutel werd ingesteld wordt gemarkeerd door een icoon met een sleutel in de kolom die de veldnaam voorafgaat.

Opent het dialoogvenster 'Opbouwfunctie voor expressies' waarmee onderdelen van een expressie kunnen worden opgezocht en ingevoegd in de expressie, zoals veldnamen van tabellen, functienamen en hun argumenten. Deze knop is enkel beschikbaar wanneer je in de 'Veldeigenschappen' de velden 'Invoermasker' of 'Validatieregel' hebt geselecteerd, voor een veld van het type 'Numeriek', 'Valuta' en 'Datum/tijd'.

Je kan dit dialoogvenster tevens gebruiken om een ingebouwde functie in te voegen ; bijvoorbeeld de functie 'Date()'.

Deze opdrachtknop voert een controle uit op alle in de tabel ingevoerde gegevens:

1. of alle ingevoerde gegevens voldoen aan de validatieregels die voor een veld werden opgesteld in de veldeigenschappen (zie verder)
2. of alle records inderdaad een waarde bevatten wanneer voor een veld de functie 'Vereist' werd aangezet (zie hoger)
3. of de lengte van elke waarde in een kolom groter is dan nul wanneer voor een veld de veldeigenschap 'Lengte nul toestaan' op 'Neen' werd gezet (zie verder).

Indien aan één van deze voorwaarden niet is voldaan verschijnt een foutmelding en kan je de foutieve gegevens in de tabel aanpassen.

Voegt een nieuwe rij toe aan het tabelontwerp waarin een nieuw veld kan worden gedefinieerd aan de hand van een veldnaam, gegevenstype en een beschrijving.
De nieuwe rij wordt boven het op dat moment geselecteerde veld ingevoegd.

Verwijdert de op dat moment geselecteerde rij uit het tabelontwerp: alle in het veld ingevoerde gegevens gaan daarbij eveneens onherroepelijk verloren.

Start de 'Wizard Opzoeken' op die je toelaat om een keuzelijst met waarden aan te maken. Deze waarden (menuopties van de keuzelijst) worden ofwel manueel ingetikt ofwel opgehaald uit een veld in een andere tabel.

Deze keuzelijst wordt gekoppeld aan een nieuw veld in de tabel, waarvoor je de veldnaam kan opgeven. De keuzelijst maakt het mogelijk om één van de weergegeven waarden in het nieuwe veld in te voeren ofwel om de gegevens in de twee tabellen aan elkaar te koppelen op basis van de in de keuzelijst opgezochte waarde.

Een veld waaraan een keuzelijst werd gekoppeld, noemt Access ook wel eens een 'Opzoekkolom'.

Opent het taakvenster 'Tabeleigenschappen'. Daarin kunnen tal van eigenschappen voor de actieve tabel worden ingesteld (zie verder).

Opent het dialoogvenster 'Indexen' waarin de velden worden weergegeven waarop de tabel wordt geïndexeerd.