Grafieken invoegen

1. Leerdoel

Studenten moeten in staat zijn om cijfergegevens om te zetten in grafieken van verschillende types

2. Toelichting

Vaak is het weergeven van cijfergegevens in een grafische voorstelling erg ondersteunend voor je lezers. Afhankelijk van de aard van de cijfergegevens is het ene grafiektype al meer aangewezen dan het andere.

De verschillende grafiektypes kan je vinden op het tabblad 'Invoegen' op het lint van MS Excel en dan meer bepaald in de groep 'Grafieken'.

Zoals onderstaande figuur aangeeft bevat de groep 'Grafieken' meerdere opdrachtknoppen die elk de constructie van een specifiek grafiektype toelaten.

  1. Een groep van negen opdrachtknoppen opent telkens één van de hoofdtypes die voor het ontwerpen van grafiekenbeschikbaar zijn: staafdiagrammen, balkdiagrammen, cirkeldiagrammen, enzovoort. Het aanklikken van één van deze negen hoofdtypes opent een vervolgmenu (galerij) waarin de verschillende subtypes van het aangeklikte hoofdtype worden getoond als aanklikbare opties.

Bemerk dat onderaan in elk vervolgmenu een optie 'Meer diagrammen' werd aangebracht.

Door deze aan te klikken worden alle beschikbare subtypes van het geselecteerde hoofdtype in één groot overzicht geplaatst in het dialoogvenster 'Grafiek invoegen', terwijl links een uitgebreide lijst met alle beschikbare hoofdtypes wordt aangeboden.
Dit dialoogvenster wordt eveneens geopend wanneer het starticoon rechts onder in de groep 'Grafieken' wordt aangeklikt.

Bijgevolg beschik je over twee manieren om het invoegen van een grafiek te starten:

  1. via het vervolgmenu van een opdrachtknop van een hoofdtype

  2. via het dialoogvenster 'Grafiek invoegen'
  1. De knop 'Aanbevolen grafieken' wordt sinds Excel 2013 aan de groep 'Grafieken' toegevoegd. Door deze knop aan te klikken wordt in het dialoogvenster 'Grafiek invoegen' (zie onderstaande figuur) een lijst met door Excel 'aanbevolen' grafiektypes opgelijst onder het tabblad 'Aanbevolen grafieken'.

Om van de voordelen van de aanbevolen grafiektypes ten volle te kunnen genieten, kan je best onderstaande procedure volgen:

  1. Selecteer de cijfergegevens, die in een grafiek wil samenvatten, samen met de labels (in ons voorbeeld rijnamen of categorienamen) en grafiektitel (in ons voorbeeld de kolomtitel)
  2. Klik in het lint op het tabblad 'Invoegen'
  3. Klik in de groep 'Grafieken' op de knop' Aanbevolen grafieken', waardoor het dialoogvenster 'Aanbevolen grafieken' wordt geopend

    1. Zorg dat het tabblad 'Aanbevolen grafieken' is geactiveerd
    2. Klik in de lijst met aanbevolen grafiektypes op een gewenst type
    3. Beoordeel het gekozen type in een voorbeeld waarin alle op dat moment in het werkblad geselecteerde gegevens worden weergegeven (grafiektitel, labels, cijfergegevens)
    4. Klik op de knop 'OK' om het dialoogvenster te sluiten en het gekozen grafiektype in het werkblad in te voegen
  1. De knop 'Draaigrafiek' in de groep 'Grafieken' werd tot de Excel-versie 2010 in de groep 'Tabellen' aangeboden, maar behoort sinds Excel 2013 tot de groep 'Grafieken'. Vermits het gebruik van draaigrafieken verder in dit zelfstudiepakket aan bod komt (aansluitend op de bespreking van draaitabellen) wordt nu niet dieper op de mogelijkheden van draaigrafieken ingegaan.

3. Grafiektypes

Zoals bovenstaande bespreking aangeeft, biedt MS Excel een heel aantal verschillende grafiektypes aan. We overlopen de belangrijkste types en hun gebruiksmogelijkheden:

Type Voorbeeld Gebruiksmogelijkheden
Kolomdiagram
Wordt vaak gebruikt om veranderingen in periodes weer te geven
Lijndiagram
Wordt vaak gebruikt om trends in de tijd weer te geven
Cirkeldiagram
Wordt vaak gebruikt om de verhouding van delen ten opzicht van het geheel in kaart te brengen
Staafdiagram
Wordt, als variant van het kolomdiagram, vaak gebruikt om een overzicht van de individuele waarden (staven) ten overstaan van elkaar weer te geven
Vlakdiagram
Wordt vaak gebruikt om de verhouding van de afzonderlijke delen ten opzicht van het geheel weer te geven
Spreidingsdiagram
Wordt vaak gebruikt om de samenhang tussen de gegevens zichtbaar te maken
Bel-diagram
Wordt, als variant van het spreidingsdiagram, soms verkozen omdat de grootte van de bellen wordt bepaald door een bijhorende waarde
Ringdiagram ('Zonnestraal')
Wordt, als variant van het cirkeldiagram, vaak gebruikt om meerdere gegevenseries weer te geven (daar waar het cirkeldiagram slechts één gegevensserie kan bevatten)
Radardiagram
Wordt vaak gebruikt om van verschillende gegevensseries de verhoudingen ten opzichte van elkaar weer te geven
Oppervlakte-diagram
Wordt vaak gebruikt om de optimale combinatie tussen twee gegevensseries te verduidelijken
Hoog/laag/slot-diagram
Wordt vaak gebruikt om de koersschommelingen van aandelen, temperatuursschommelingen, ...weer te geven
Treemap diagram
Wordt vaak gebruikt om verhoudingen tussen gegevens weer te geven. Een Treemap grafiek is namelijk een hiërarchische grafiek. De takken van de treemap's worden vertegenwoordigd door rechthoeken. De top categorieën binnen uw gegevens worden weergegeven door de grotere rechthoeken, elk met een andere kleur. De subcategorieën binnen de gegevens worden weergegeven als kleinere rechthoeken. Dit type diagram is nieuw in Excel 2016.
Zonnestraalgrafiek
Net als Treemaps, wordt een zonnestraalgrafiek gebruikt om visuele vergelijkingen van relatieve grootte zichtbaar te maken, maar zonnestraalgrafieken geven daarenboven de verbanden tussen de groepen en subgroepen weer. Elk niveau van de hiërarchie wordt voorgesteld door een ring of cirkel met de binnenste cirkel bovenaan. Deze visuele voorstelling biedt diepere, grondigere analyse mogelijkheden, zoals het identificeren van de grootste bijdragende elementen binnen een hiërarchie van een groot aantal niveaus. Dit type diagram is nieuw in Excel 2016.
Histogram
Wordt gebruikt om de frequentie binnen een verdeling weer te geven. Dit type diagram is nieuw in Excel 2016.
Box en whisker

Wordt gebruikt om gevensreeksen te vergelijken. De Box- en Whisker-grafieken tonen (zoals Histogrammen) de verdeling van informatie, over kwartielen, waarbij het gemiddelde en uitschieters worden gemarkeerd. Dit type diagram is nieuw in Excel 2016.
Waterval
Dit soort grafiek illustreert hoe positieve of negatieve waarden in een reeks data bijdragen aan het totaal.  Bijvoorbeeld: hoe de kosten en baten resulteren totaal. Dit type diagram is nieuw in Excel 2016.
Trechter
Wordt gebruikt om geleidelijk afnemende verhoudingen te visualiseren.  Bijvoorbeeld: de leeftijdsopbouw van de bevolking. In een dergelijk diagram worden de waarden geleidelijk kleiner, zodat de balken op een trechter lijken. Dit type diagram is nieuw in Excel 2016.
Gecombineerde grafiek
Wordt gebruikt om sterk uiteenlopende gegevensseries samen weer te geven.

 

4. Werkwijze

Voor het invoegen van een grafiek in een werkblad kan je weer twee manieren van werken volgen:

  1. een grafiek invoegen via de opdrachtknoppen in het lint

  2. of door gebruik te maken van de knop 'Snelle analyse' nadat je een celbereik hebt geselecteerd

4.1. Een grafiek invoegen via het lint

De basistechniek voor het invoegen van een grafiek via een opdrachtknop in het lint gaat als volgt. Open daartoe de oefenwerkmap 'Oefeningen.xlsx' op je memorystick of harde schijf ; je kan dit oefenbestand ook downloaden indien je dat nog niet eerder gedaan hebt. Klik op het werkblad 'Functies3' om de onderstaande oefening te maken.

  1. Selecteer eerst het celbereik dat de cijfergegevens bevat inclusief de eventuele kolom- en rijtitels.  Indien niet aan elkaar grenzende celbereiken moeten geselecteerd worden, dan kan je tijdens het selecteren de 'Ctrl'-toets ingedrukt houden.

Let wel: eventuele rijen of kolommen die totalen bevatten moet je doorgaans niet mee selecteren!

  1. Klik in het lint op het tabblad 'Invoegen'

  2. Klik in de groep 'Grafieken' op de gewenste opdrachtknop: in dit voorbeeld klikken we op de opdrachtknop 'Kolom'

  1. Kies het gewenste subtype in het vervolgmenu: in dit voorbeeld werd in het subtype '3D kolom' geklikt op het 'subsubtype' 'Gegroepeerde 3D kolom'.

  2. Zodra de muiswijzer boven een subtype gepositioneerd, verschijnt de grafiek in een livevoorbeeld.

  3. Tevens verschijnt een venster waarin het gebruik van het getoonde grafieksubtype wordt toegelicht.

  4. Wanneer je beslist hebt welk subtype het meest gepast lijkt, klik dan op het subtype om de grafiek in je werkblad in te voegen

  1. Bemerk dat daardoor in het lint het contextuele tabblad 'Hulpmiddelen voor grafieken' wordt geopend.

    Let wel: dit contextuele tabblad is enkel zichtbaar wanneer de grafiek geselecteerd is: wanneer dit tabblad niet verschijnt, klik dan ergens in de grafiek.

  2. Het tabblad 'Hulpmiddelen voor grafieken' bevat op zijn beurt twee tabbladen: 




Je merkt dus al meteen dat met betrekking tot het bouwen een grafiek een heel groot aantal parameters kan worden ingesteld. Binnen het kader van deze basiscursus komen deze in de volgende pagina slechts ten dele én beknopt aan bod.

4.2. Een grafiek invoegen met de knop 'Snelle analyse'

  1. Wanneer je in een werkblad de gegevens, waarvan een grafiek moet worden gemaakt, selecteert,
  2. dan verschijnt rechtsonder het geselecteerde celbereik de knop 'Snelle analyse' .

  1. Door op deze knop te klikken verschijnt het uitklapmenu waarin een klik op het tabblad 'GRAFIEKEN' een beperkt aantal grafieksubtypes als aanklikbare opties toont.
  2. Als je de muiswijzer boven een subtype positioneert,
  3. wordt een livevoorbeeld van de grafiek gemaakt waarin je het resultaat kan beoordelen.

  1. Klikken op de knop 'Meer grafieken' in het uitklapmenu,
  2. opent het eerder besproken dialoogvenster 'Grafiek invoegen'.
  3. Het tabblad 'Aanbevolen grafieken' zet de grafieksubtypes, die volgens Excel het meest in aanmerking komen voor de grafische weergave van de geselecteerde gegevens, op een rijtje.

  1. Klikken op een grafieksubtype in het uitklapmenu of in het dialoogvenster 'Grafiek invoegen',
  2. en vervolgens op de knop 'OK', zet meteen een grafiek in het midden van je werkblad.

4.3. Een grafiek verplaatsen

Eens de grafiek op het werkblad werd gezet, kan je deze als volgt verplaatsen naar een andere locatie op het werkblad:

  1. Plaats de muiswijzer op één van de randen van de grafiek zodat de muiswijzer verandert in een kruisje

  1. Druk de linkermuisknop in en hou deze ingedrukt terwijl je de grafiek versleept naar een nieuwe locatie.
  1. Laat de linkermuisknop pas los wanneer de gewenste nieuwe locatie is bereikt.

4.4. Grootte van een grafiek aanpassen

Wanneer je een grafiek selecteert, verschijnen in de randen 8 formaatgrepen

  1. Door de muiswijzer op één van de formaatgrepen te plaatsen verandert deze in een dubbele pijl.

  1. Druk de linkermuisknop op dat moment in en versleep de formaatgreep totdat de gewenste grootte is bereikt.
    Bemerk dat tijdens het verslepen de nieuwe grootte wordt aangeduid met een wit kader

  1. Laat pas dan de formaatgreep los.

Een alternatieve werkwijze voor het wijzigen van de grafiekgrootte vind je hier.

5. Bronnen

Helpprogramma bij Microsoft Excel 2016: zoek op 'grafiek invoegen'.