Draaitabellen construeren

1. Leerdoel

De student moet in staat zijn een draaitabel te construeren op basis van een gegevenstabel (database).

2. Toelichting

De studentenlijst, die in de loop van de voorgaande webpagina's gemaakt werd, kan nog op vele andere wijzen worden geëxploiteerd dan de eerder besproken: filteren, sorteren en (sub)totalen berekenen.

Zo is het bijvoorbeeld zinvol om na te gaan hoe de studentenpopulatie, weergegeven in de database, verdeeld is naar leeftijd, provincie, geslacht, stagequotering, enzovoort. Of nog: hoe is de quotering voor een tweede- of derdejaarsstage verdeeld over de verschillende groepen (geslachten, afstudeerrichtingen, provincies, ...)?

Een interactieve draaitabel, gebaseerd op een gegevenstabel (die je al dan niet hebt omgezet naar een MS Excel-tabel, want deze omzetting is geen noodzaak) laat toe om dergelijke statistische analyses uit te voeren: een groot aantal cases in een tabel samenvatten in een frequentie- of kruistabel, de in de draaitabel weergegeven gegevens filteren en sorteren, spreidingsmaten berekenen, enzovoort.

Uiteraard bestaan er veel krachtiger en meer gespecialiseerde computerprogramma's dan MS Excel om statistische verwerkingen op te zetten (SPSS, SAS, ...). De relatief hoge kostprijs van dergelijke statistische pakketten, enerzijds, en de ruime verspreiding van MS Office in het werkveld waarin Maatschappelijk Werkers werkzaam zijn, anderzijds, maken dat een korte introductie in de statistische verwerkingsmogelijkheden van MS Excel in dit elektronisch zelfstudiepakket wellicht op zijn plaats is.  Je kan deze kennis vrijwel zeker nuttig toepassen bij het schrijven van een eindwerk, het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek, het opstellen van een jaarverslag, activiteitenverslag, enzovoort.

3. Werkwijze

3.1. Een draaitabel invoegen

Vertrekpunt voor het uitvoeren van statistische verwerkingen in MS Excel is een zogenaamde 'draaitabel' of nog: een 'draaitabelrapport'.  Je kan dergelijk rapport opbouwen met behulp van de functie 'Samenvatten met draaitabel'.

1. Open een nieuwe map in MS Excel en sla het meteen op onder de naam 'Draaitabel_maken.xlsx'.

2. Kopieer vervolgens onderstaande tabelgegevens naar je nieuwe Excel-map en definieer de tabel als een Excel-tabel:
   1. Begin met de selectie van de blanco regel net onder de vier asterisken die de tabel voorafgaan
   2. Sleep met ingedrukte linkermuisknop totdat de blanco regel net boven de vier asterisken onder de tabel geselecteerd is
   3. Verwijder na het plakken van de geselecteerde tabel in MS Excel de eventuele lege rijen 1 en 2 boven de titel 'Studentenlijst'

****

****

Onderstaande toelichting kan je ook bekijken en beluisteren in een instructievideo waarin het invoegen van een draaitabel wordt toegelicht.

3. Nadat je een willekeurige cel in de gegevenstabel hebt aangeklikt, selecteer je in het lint eerst het tabblad 'Invoegen' en vervolgens klik je in de groep 'Tabellen' op de opdrachtknop 'Draaitabel' .

4. Daardoor wordt het dialoogvenster 'Draaitabel maken' geopend.
   
   
   1. Vermits de tabel of het bereik, waarop de draaitabel gebaseerd is, doorgaans juist wordt weergegeven, laat je de optie 'Selecteer een tabel of bereik' alsook het invoerveld 'Tabel/bereik' ongemoeid.

   Indien nodig kan je dit bereik evenwel aanpassen door op de knop 'Celadres' te klikken (klik hier voor meer info) en vervolgens het juiste celbereik te selecteren door erover te slepen met ingedrukte linkermuisknop.

   2. Klik het keuzerondje 'Bestaand werkblad' aan
      
      
   3. Tik in het invoerveld 'Locatie:' de naam van een lege cel, onder de tabel, waarin je de draaitabel wil invoegen in je werkmap.
      
      In dit werkblad is cel B18 een goede keuze:
      1. je kan ofwel het celadres 'B18' in het invoerveld 'Locatie' intikken
      2. je kan ook:
         1. op de knop 'Celadres' van het invoerveld 'Locatie' klikken,
         2. vervolgens op cel B18 klikken,
         3. en dan weer op de knop 'Celadres'
            
            
   4. Klik tenslotte op 'OK'

5. Excel voegt in je werkblad vervolgens de draaitabel toe. Deze bestaat uit volgend onderdelen:
   
   

   Onderstaande toelichting kan je ook bekijken en beluisteren in een instructievideo waarin de verschillende onderdelen van een draaitabel wordt toegelicht.

   
   
   
   
   

   1. Een lege draaitabel (door Excel ook wel een 'indelingsgebied' genoemd) waarin het draaitabelrapport straks wordt gemaakt
      
      
   2. Een lijst met de beschikbare 'velden'. Deze velden worden aangeduid met een veldnaam die overeenkomt met de kopteksten (kolomtitels) in je MS Excel-tabel.

   Let op: wanneer je buiten het indelingsgebied van een draaitabelrapport klikt, dan verdwijnt de lijst met draaitabelvelden automatisch. Zorg er dus voor om steeds het indelingsgebied aan te klikken, opdat je de veldenlijst zou kunnen gebruiken.

   Let op: indien de lijst met draaitabelvelden niet verschijnt wanneer je in het indelingsgebied van de draaitabel klikt, controleer dan of de knop 'Lijst met velden' uiterst rechts op het contextuele tabblad 'Analyseren' actief is (groenkleurig wordt weergegeven): indien niet, klik deze knop dan aan.
   

   3. Een gebied onder de lijst met veldnamen waaraan je veldnamen kan toevoegen, die in het draaitabelrapport worden gebruikt als filter, als rijlabels, als kolomlabels of als waarden.

4. Tevens verschijnt in het lint het contextuele tabblad 'Hulpmiddelen voor draaitabellen' wanneer je in het indelingsgebied klikt.
   
   
5. Dit contextuele tabblad bevat twee (sub)tabbladen 'Analyseren' en 'Ontwerpen' met elk groepen en opdrachtknoppen voor het manipuleren van het draaitabelrapport.

3.2. Voorwaarden

Opdat een draaitabel(rapport) naar behoren zou functioneren moet de 'onderliggende' tabel aan volgende voorwaarden voldoen:

1. Elke kolom in je gegevenstabel moet gelijkaardige gegevens bevatten. Je kan dus in de cellen van één kolom geen mix van getallen, datums en teksten maken.
   
   
2. Je moet ervoor zorgen dat er geen lege kolommen in je database voorkomen.
   
   
3. Ook eventuele lege rijen (die je bijvoorbeeld invoerde omwille van de overzichtelijkheid van de tabel) moet je eerst verwijderen, alvorens een draaitabel in te voegen in je werkblad.

4. Oefening

In een eerste korte oefening wordt het gebruik van de verschillende onderdelen van een draaitabelrapport toegelicht.

Onderstel dat je wil weten hoe de studentenpopulatie in de tabel van de werkmap 'Draaitabel_maken.xlsx' verdeeld is over de geslachten (wanneer je niet eerder zelf een werkmap 'Draaitabel_maken.xlsx' hebt aangemaakt, dan kan je vertrekken van de tabel in het werkblad 'Draaitabel' van de werkmap 'Oefeningen.xlsx', dat je hier kan downloaden).

Om dit aan de weet te komen heb je een frequentietabel nodig waarin het aantal mannen en vrouwen wordt geteld.

Volg daartoe onderstaande instructie.

Je kan deze instructie ook bekijken en beluisteren in een instructievideo.

1. Klik ergens in het indelingsgebied zodat de 'Lijst met draaitabelvelden' zichtbaar is

Noot: Indien de 'Lijst met draaitabelvelden' niet zichtbaar is:

• klik dan op een willekeurige cel van de draaitabel
• klik vervolgens op het tabblad 'Analyseren'
• en in dit tabblad op de opdrachtknop 'Lijst met velden' zodat deze knop een groene achtergrond vertoont .

2. Klik in de 'Lijst met draaitabelvelden' op het selectievakje dat de veldnaam 'Geslacht' voorafgaat.
   
   
3. Daardoor worden in het indelingsgebied de waarden van de variabele 'Geslacht' ('M' en 'V') weergegeven als rijlabels (zie nummer 3 in onderstaande figuur).
   
   
4. Tevens wordt in het gebied 'Rijlabels' meteen aangegeven dat de veldnaam 'Geslacht' ervoor zorgt dat deze rijlabels verschijnen.

5. Om in het indelingsgebied achter de labels 'M' en 'V' de aantallen weer te geven, plaats je in de 'Lijst met draaitabelvelden' de muiswijzer op de veldnaam 'Afstudeerrichting', waardoor deze verandert in een kruisje

Noot: We kiezen daartoe een willekeurige veldnaam 'Afstudeerrichting', maar hadden net zo goed een andere variabele kunnen kiezen. De redenen waarom we in dit voorbeeld voor de veldnaam 'Afstudeerrichting' kiezen zijn:

1. Voor deze variabele is in elke cel in de kolom een waarde opgegeven: 'PW', 'SCW' of 'MW'. De kolom bevat dus geen lege cellen, en dat is van groot belang!
2. In elke cel van deze kolom werd een tekst ingevoerd (en dus geen getal). Waarom dit van belang is, wordt straks duidelijk.

Behalve voor de veldnaam 'Afstudeerrichting' hadden we dus ook voor de veldnamen 'Studentnummer', 'Naam', 'Voornaam', ... kunnen kiezen.

6. Druk de linkermuisknop in, wanneer de muiswijzer op de veldnaam 'Afstudeerrichting' is gepositioneerd, en sleep deze veldnaam met ingedrukte linkermuisknop naar het gebied 'Waarden'. Laat de muisknop los, wanneer het infolabel dat nu de veldnaam 'Afstudeerrichting' bevat precies boven het gebied 'Waarde' is gepositioneerd.

7. Het resultaat van de toevoeging van het veld 'Afstudeerrichting' aan het gebied 'Waarden' is dat:
   
   
   1. in de 'Lijst met draaitabelvelden' de veldnaam 'Afstudeerrichting' eveneens is aangevinkt
      
      
   2. in het gebied 'Waarden' de veldnaam 'Afstudeerrichting' werd toegevoegd met als label 'Aantal van Afstudeerrichting'
      
      
   3. in het indelingsgebied het aantal mannelijke en vrouwelijke studenten is toegevoegd.

8. Aangezien de aanduiding 'Rijlabels' in het draaitabelrapport niet echt verhelderend is, omdat het eigenlijk om de variabele 'Geslacht' gaat, kan je omwille van de leesbaarheid van het rapport dit label maar beter wijzigen.
   
   
   1. Dubbelklik op het label 'Rijlabels' in het draaitabelrapport waardoor dit label verandert in een editeerbaar tekstveld
      
      
   2. Wis de tekst 'Rijlabels'
      
      
   3. Tik de tekst 'Geslacht' in de plaats

9. Je kan het label 'Aantal van Afstudeerrichting' in het indelingsgebied ook maar beter wijzigen (omdat het om een willekeurig gekozen veldnaam gaat):
   
   
   1. Dubbelklik in het draaitabelrapport op het label 'Aantal van Afstudeerrichting', waardoor het dialoogvenster 'Waardeveldinstellingen' wordt geopend
      
      
   2. Wijzig in het invoerveld 'Aangepaste naam:' de voorgestelde tekst in 'Aantal'
      
      
   3. Klik op de 'OK'-knop

10. Hiermee is je eerste draaitabelrapport klaar en heb je de eerste beginselen van het werken met draaitabelrapporten onder de knie.

5. Bronnen

Helpprogramma bij Microsoft Excel 2016: zoek op 'draaitabel'.