Werkmap opslaan

1. Leerdoel

De student moet weten dat het opslaan van een nieuwe of gewijzigde werkmap noodzakelijk is en de verschillende wijzen waarop een werkmap kan worden opgeslagen kennen.

2. Werkwijze

Om te voorkomen dat de wijzigingen die je aan een werkmap of werkblad aanbrengt verloren gaan, is het noodzakelijk om op geregelde tijdstippen je werk op te slaan. Je kan daartoe onderstaande procedure volgen.

  1. Klik op het tabblad 'Bestand'

  2. In de 'Office Backstage' klik je vervolgens op de optie 'Opslaan' of klik op de knop 'Opslaan' in de werkbalk 'Snelle toegang'.

  1. Daardoor wordt het venster 'Opslaan als' geopend.  

2.1 Opslaan op 'Deze pc'

  1. Selecteer in het venster 'Opslaan als' de optie 'Deze pc', wanneer je het bestand op je eigen computer wenst te bewaren

  1. Daardoor worden rechts de mappen (folders) opgelijst waarin je onlangs Excel-werkmappen hebt opgeslagen of hebt geopend.

    Door op één van de opgelijste mappen te klikken wordt het dialoogvenster 'Opslaan als' geopend, waarin meteen de inhoud van de gekozen map wordt getoond

  2. Door op de knop 'Bladeren' te klikken, wordt het dialoogvenster 'Opslaan als' eveneens geopend, maar toont dan (standaard) de inhoud van de map 'Documenten'

  1. Navigeer naar het gewenste station C:, D:, E:, ...) en de gewenste map (folder).

Indien je aan het werk bent op een computer van de UCLL kan je je werkmap het best opslaan op je Homedrive.  Klik hier voor een toelichting van het documentenbeheer in de hogeschool.

  1. Als je de werkmap in een nieuwe folder wil opslaan, klik je op de knop 'Nieuwe map' (klik hier voor meer info).

  2. Tik een gepaste (beschrijvende) naam in voor de werkmap (klik hier voor meer info).

  3. Klik eventueel naast de melding 'Opslaan als' op de keuzelijst, waardoor een rolmenu wordt geopend.

  1. Kies in dit menu voor het gepaste bestandsformaat (zie verder).

  2. Klik op de knop 'Opslaan' om de werkmap in het gewenste formaat op te slaan en het dialoogvenster 'Opslaan als' te sluiten.

  1. Excel keert dan terug naar het actieve werkblad van de zojuist opgeslagen werkmap.

2.2 Opslaan op 'OneDrive'

Wanneer je computer verbinding maakt met het internet en je daarenboven over een account beschikt, kan je je bestanden opslaan op OneDrive, een cloud-opslagruimte van Windows Live. Daardoor kan je deze bestanden openen vanaf het internet en delen met andere gebruikers.

Klik indien nodig op de knop 'Aanmelden' om je 'Onedrive - UC Leuven-Limburg' (eventueel ter beschikking gesteld via de UCLL) of 'OneDrive - Persoonlijk' (verkregen bij de installatie van MS Office365) te openen.

 

2.3 'Locatie toevoegen'

Je kan aan de Backstage bij het opslaan van een bestand nog andere locaties dan de voorziene ('OneDrive', 'Deze pc',...) door op de knop 'Locatie toevoegen' te klikken. Daardoor kan je bijvoorbeeld je SharePoint-sites aan deze lijst toevoegen.

 

3. Bestandsformaten

Belangrijke formaten waarin je MS Excel-bestanden kan bewaren zijn:

  1. Excel-werkmap: slaat een werkmap op in het standaardformaat met als extensie '.xlsx', waardoor je het later opnieuw in MS Excel 2016 kan openen, maar ook in MS Excel 2013, MS Excel 2010 en MS Excel 2007.
  2. Excel 97-2003-werkmap: slaat een werkmap op in het vroegere standaardformaat van MS Excel met als extensie '.xls', waardoor je het later kan openen in eerdere versies van MS Excel (97, 2000, XP, 2003). Daardoor kunnen gebruikers van een andere of oudere versie van Excel de werkmap, gemaakt met MS Excel 2013, tóch probleemloos opladen.
  3. Excel-sjabloon: om een werkmap op te slaan als een sjabloon dat het startpunt kan vormen voor latere, nieuwe werkmappen (meer info aangaande sjablonen).

4. Bronnen

Helpprogramma bij Microsoft Excel 2016: zoek op 'werkmap opslaan'.