Studenten en docenten hebben normaal gezien vanuit onze hogeschool een account op Skype Business gezien dit mee in het office pakket zit dat zij kunnen downloaden. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat elke student/docent dit geïnstalleerd heeft en/of effectief gebruikt.
Skype for Business (Skype voor Bedrijven) is een uitgebreide versie van Skype waarin je naast bellen ook over een chatfunctie beschikt (zeer handig wanneer iemand zijn micro is vergeten aan te zetten), kan zien wanneer iemand online of in vergadering is en je je scherm kan delen.
Voor alle personeelsleden en studenten is Skype Business gekoppeld aan de persoonlijke login van de instelling (u-nummer@ucll.be en het wachtwoord van Toledo).
Je kan op twee manieren via Skype communiceren met je studenten en/of collega's:
- Skype vergadering
- Skype for Business app
Een Skype vergadering heeft als voordeel dat je studenten/collega's niet bekend moeten zijn met Skype of deze app reeds geïnstalleerd moeten hebben. Je creëert namelijk een link waarbij iedereen die deze link ontvangt kan deelnemen aan de vergadering.
Het maken van een vergadering betekent wel dat je op voorhand een moment met je studenten moet afspreken zodat deze weten wanneer de vergadering zal doorgaan (wanneer ze op de link moeten/kunnen klikken). Je kan hiervoor gebruik maken van een Doodle, Tolinto, mail, etc. om deze momenten met je studenten/collega's af te spreken.
Als docent maak je een Skype-vergadering aan in Outlook en stuur je de student(en) en/of collega's een mail met deze link. Dit zorgt ervoor dat studenten/collega's via de ontvangen link kunnen deelnemen aan de vergadering.
- Open Outlook.
Let op: dit gaat over de versie van Outlook op je computer, niet over de webversie van Outlook (via Intranet). Indien je niet over Outlook op je computer beschikt (en dit ook niet wenst of kan downloaden), kan je gebruik maken van Skype voor Bedrijven Web Scheduler om de link aan te maken. Je kan deze link dan kopiëren en plakken in een e-mail naar je studenten of collega's. Aan deze vergadering neem je zelf ook deel door op de link te klikken en de instructies voor deelnemers (1.3) te volgen.
- Je kan een Skype-vergadering op 2 manieren aanmaken:
- Klik bovenaan op ‘Nieuwe items’ en kies voor de optie ‘Skype-vergadering’.
- Ga naar je agenda en klik bovenaan op ‘Skype-vergadering’.
- Voeg een ontvanger toe door de naam van de student(en) en/of collega's in te geven en in de gegeven opties op de juiste persoon te klikken (Vergelijkbaar aan het verzenden van een e-mail) of door het e-mailadres te kopiëren.
- Geef een onderwerp in voor je vergadering, bijvoorbeeld ‘Stagegesprek’.
- Geef het begin- en eind-uur voor de vergadering aan.
LET OP: plan 15’ vroeger, zodat studenten/collega's voldoende tijd hebben voor de installatie van de Skype plug-in (zeker indien het de eerste keer is dat je via deze weg werkt), het instellen van audio settings... Op deze manier staat alles en iedereen klaar tegen dat je vergadering effectief moet beginnen.
- Geef de instructies voor studenten/collega's weer. Dit is zeker belangrijk wanneer je voor de eerste keer gebruik maakt van een Skype-vergadering. Je kan hiervoor de instructies op Intranet doorgeven of door onderstaand tekstje te kopiëren:
Beste student(en), collega's
Gelieve onderstaande richtlijnen te volgen om deel te kunnen nemen aan de Skype-vergadering.
Richtlijnen voor de deelnemer:
- Klik op de ontvangen link.
- De vraag verschijnt "How would you like to join your meeting?".
- Kies hier de optie "Install and join with Skype Meetings App (web)".
- Indien de plug-in niet eerder geïnstalleerd werd, zal de download van de Skype Meetings App installer automatisch aangeboden worden.
- Vervolledig de installatie.
- Open de Skype Meetings App, vul je naam in en klik op "Join".
- De applicatie zal toestemming vragen voor het gebruik van audio en video, klik hier op "Allow".
- Bij problemen, sluit de browser en klik terug op de ontvangen link.
Belangrijke opmerking voor de deelnemer:
- standaard staan de microfoon en camera uit, dat dient zo te blijven tenzij de organisator (voor studenten de docent) feedback aan jou vraagt.
- uitvoeren van stap 1 t.e.m. 7 duurt even; installeer de browser plug-in zo snel mogelijk en wacht hierbij niet tot de start van de online les.
- Klik op verzenden.
- Ga naar je Outlook-agenda
.
- Zoek de Skype-vergadering in je agenda en open deze door te dubbelklikken. Je krijgt je oorspronkelijk bericht te zien.
- Klik onderaan in dit bericht op ‘Join Skype Meeting’ of ‘Deelnemen aan Skype-vergadering’ (soms Ctrl + Klik)
Normaal ben je als organisator dan direct in de virtuele vergaderruimte. Is dit niet zo, dan zal je eerst moeten aangeven hoe je wil deelnemen (zie 1.3 deelnemen aan de vergadering als student of deelnemer).
- Deel je audio en video
- Je kan je scherm ook delen via de Present Desktop
- Indien niet iedereen kan deelnemen aan de vergadering kan je het gesprek ook opnemen.Meer weten?
- Klik op de ontvangen link door:
- De mail die je van de organisator (voor studenten de docent) kreeg met de uitnodiging van de Skype-vergadering te openen en daarin op de link te klikken
Tip: kan je de mail niet terugvinden in je inbox, kijk dan even in de verwijderde items. Wanneer je een vergadering hebt 'geaccepteerd' wordt de mail verplaatst naar je verwijderde items en wordt de inhoud van je mail aan je Outlook-agenda toegevoegd.
OF
- In je Outlook-agenda op de afspraak te dubbelklikken. Hierdoor wordt de mail van je docent geopend en kan je daarin op de link klikken.
- De vraag verschijnt "How would you like to join your meeting?".
- Skype voor bedrijven (buraublad): Heb je al de app Skype voor bedrijven op je computer staan, dan kies je voor deze optie en moet je de volgende stappen niet meer doorlopen. Misschien moet je je dan opnieuw aanmelden. Daarvoor gebruik je je “r-nummer@ucll.be” en je wachtwoord van Toledo.
- Skype Meetings-app (Web): Heb je (nog) geen Skype voor bedrijven, dan kies je voor "Install and join with Skype Meetings App (web)" en vervolledig je de installatie. Indien de plug-in (Skype Meeting App) niet eerder geïnstalleerd werd, zal de download van de Skype Meetings App installer automatisch aangeboden worden. Heb je deze al eens geïnstalleerd, dan kan je kiezen om deze te openen zonder hem opnieuw te moeten downloaden.
- Open de Skype Meetings App, vul je naam in en klik op "Join" of "Deelnemen".
- De applicatie zal toestemming vragen voor het gebruik van audio en video, klik hier op "Allow".
- Bij problemen, sluit de browser en klik terug op de ontvangen link.
Tijdens een Skype-vergadering (of gesprek) kan je gebruik maken van verschillende elementen om meer interactie te krijgen met je groep:
Je kan met Skype voor Bedrijven je het hele bureaublad of alleen een programma (document, powerpoint, etc) zichtbaar maken voor alle deelnemers.
- Klik op de knop ‘Delen’
onderaan je scherm.
- Je hebt nu de keuze uit 3 opties om je bureaublad of een bepaald programma te delen:
- Bureaublad delen: dit gebruik je best wanneer je moet schakelen tussen meerdere programma's of moet werken aan bestanden uit verschillende programma's.
- Deel een venster: dit gebruik je best wanneer je specifieke programma's of bestanden moet presenteren, maar niet wil dat deelnemers andere items op uw computer zien.
- Powerpoint-bestanden delen. Dit is een specifieke optie voor Powerpoint en zorgt ervoor dat je een presentatie in diavoorstelling kan weergeven en eenvoudig kan navigeren door je slides binnen Skype. Meer weten?
- Stop met delen door bovenaan te klikken op ‘Delen stoppen’ of terug op de knop delen te klikken.
2.2 Notities delen 
- Klik op de knop ‘Delen’ onderaan je scherm.
- Je hebt nu de keuze. Klik op:
- Gedeelde notities om een notitie te kiezen die deelnemers kunnen zien en bewerken. De notitie die je selecteert, wordt op uw bureaublad weergegeven en deelnemers ontvangen een melding in de vergadering om de notitie te openen.
Let op: Gedeelde notities moeten zich op een toegankelijke locatie bevinden, zoals OneDrive of SharePoint, en personen moeten zijn gemachtigd om de notities te kunnen openen en bewerken.
- Mijn notities om privénotities op uw computer te maken. De notitie die je selecteert, wordt op je bureaublad weergegeven.
- Stop met delen door bovenaan te klikken op ‘Delen stoppen’ of terug op de knop delen te klikken.
Skype voor bedrijven beschikt over enkele functies die je kan gebruiken om meer interactie met je deelnemers te stimuleren. Deze zitten een verborgen onder de knop delen in de optie “Meer…”
- Klik op de knop ‘Delen’ onderaan je scherm.
- Klik op "Meer..."
- Je krijgt nu een keuzemenu waarbij je kan kiezen uit:
- Whiteboard
Een whiteboard is een lege pagina die u kunt gebruiken om samen te werken met andere deelnemers aan de vergadering doordat iedereen notities kan typen, kan tekenen of afbeeldingen kan importeren.
Wanneer uw vergadering is afgelopen, kunt u het whiteboard opslaan met de gegevens die de deelnemers gezamenlijk hebben toegevoegd.
Meer weten over het gebruik van een Whiteboard in Skype:Klik hier
- Peiling
Een peiling is een geweldige manier om mensen bij uw Skype voor Bedrijven-vergadering te betrekken en erachter te komen wat zij vinden over de ideeën die u met ze deelt.
Meer weten over het gebruik van een peiling in Skype:Klik hier
- Vragen- en antwoordsessie
De functie Vragen en antwoorden in Skype voor Bedrijven biedt een gestructureerde omgeving voor het beantwoorden van vragen tijdens een vergadering. Deze functie is met name handig in grote vergaderingen waarin de ene presentator vragen beantwoordt, terwijl een andere presentator presenteert.
Deelnemers kunnen vragen stellen, maar alleen presentatoren kunnen antwoord geven.
Meer weten over het gebruik van een vragen-en antwoordsessie in Skype:Klik hier
- Stop met delen door bovenaan te klikken op ‘Delen stoppen’ of terug op de knop delen te klikken.
Skype voor Bedrijven maakt deel uit van het office 365 Pro pakket dat je als medewerker en student kan downloaden. Dit maakt het makkelijk voor docenten om met elkaar en studenten te overleggen. Je kan immers elkaar bellen zonder een vergadering te moeten aanmaken (vergelijkbaar aan de gewone Skype).
Wanneer je een dienstlaptop van de hogeschool hebt staat dit normaal standaard geïnstalleerd, maar is er vaak geen snelkoppeling aangemaakt op je bureaublad op taakbalk. Controleer dus eerst of je al Skype voor bedrijven op je computer hebt staan.
Je kan eenvoudig controleren of je reeds over Skype voor Bedrijven op je laptop beschikt door dit als zoekterm onderaan naast de thuisknop in te typen.
Heb je nog geen Skype voor bedrijven, dan kan je deze app downloaden op je persoonlijke laptop door onderstaande instructies te volgen.
- Ben je werkzaam bij UCLL? Klik hier.
- Ben je werkzaam bij een andere instelling van de Associatie KU Leuven? Klik hier.
Let op: bij een dienstlaptop van de hogeschool zal je contact moeten opnemen met ICT-support omdat je als docent niet gemachtigd bent een programma te installeren. Je collega's bij ICT-support kunnen dit voor jou in orde brengen.
Let op: Heb je een Mac? Maak dan gebruik van deze link om Skype voor Bedrijven te downloaden en lees verder vanaf stap 7.
- Ga naar Intranet en klik bij je Quicklinks op de bovenste optie.
- Er opent een nieuwe pagina met verschillende applicaties. Rechtsbovenaan heb je normaal een knop ‘Office installeren’.
- Klik op de knop ‘Office installeren’ (a) en klik vervolgens op de tweede optie ‘Andere installatieopties’ (b).
- In het nieuwe scherm klik je in de eerste blok ‘Office-apps en -apparaten’ op de knop ‘Apps en apparaten weergeven’ om enkel Skype voor Bedrijven te kunnen downloaden.
- Klik op ‘Skype installeren’ en volg de instructies op om de installatie te voltooien.
- Wanneer de installatie voltooid is kan je Skype voor Bedrijven openen op je computer (zoek eventueel bij start en maak hem aan je bureaublad vast).
- Je meldt je aan met je u-nummer@ucll.be (aan dit e-mailadres werd je account verbonden). Als wachtwoord geef je het wachtwoord van Toledo in. Vergeet zeker niet op aanmelden te klikken.
3.2 Skype voor Bedrijven downloaden binnen Associatie KU Leuven
- Meld je aan bij Office 365 via: https://admin.microsoft.com/
- Meld je aan met het e-mailadres van je instelling en klik op 'volgende'.
- Je zal doorverwezen worden naar de Centrale Login. Hierin geef je je u-nummer en wachtwoord in en klik je op aanmelden
- De nieuwe pagina die zich opent zal verschillend zijn van instelling tot instelling. Hierop zoek je naar 'Skype voor Bedrijven' of klik je op de download voor het pakket Office 365 (hier zit normaal Skype voor bedrijven in).
- Klik op ‘installeren’ en volg de instructies op om de installatie te voltooien. Deze pagina zal vergelijkbaar zijn aan onderstaande afbeelding.
- Wanneer de installatie voltooid is kan je Skype voor Bedrijven openen op je computer (zoek eventueel bij start en maak hem aan je bureaublad vast).
- Je meldt je aan met het e-mailadres van je instelling (aan dit e-mailadres werd je account verbonden). Als wachtwoord geef je het wachtwoord van Toledo in. Vergeet zeker niet op aanmelden te klikken.
