In de periode tussen start- en einddatum van de GPS kan je deze beperkt monitoren:
Je kan de GPS bekijken, zoals een student ze zal zien tijdens de beoordeling
Het is mogelijk om de evaluaties, die door studenten of groepen werden ingevoerd, in te kijken (ook al is de einddatum nog niet verstreken) ten einde de kwaliteit van de ingevoerde beoordelingsgegevens te controleren (zie verder)
En je beschikt ook over de mogelijkheid om een herinneringsmail te versturen naar de studenten die de evaluatie nog niet hebben uitgevoerd
Om naar studenten, die de beoordeling nog niet hebben ingevoerd in Toledo, een herinneringsmail te versturen, volg je onderstaande procedure:
Open het configuratiescherm van de cursus of organisatie (community)
Klik op de menu-optie 'Evaluaties'
Klik op de onderliggende menu-optie 'Group, Peer and Self Assessment - Toledo'
Daardoor wordt een overzicht van alle GPS in de Toledo-cursus of organisatie getoond, waarin je op de naam van de GPS klikt waarvoor je een herinneringsmail wil versturen
De Toledo-pagina 'Resultaten: opties' van de geselecteerde GPS wordt geopend waarin je op de optie 'Evaluaties - invoer per gebruiker' klikt
Toledo opent een overzichtspagina van de GPS waarin onder meer het aantal ingevulde evaluaties wordt weergegeven
Klik op de grijze balk van een groepsnaam om de evaluatie te openen
Daardoor wordt een oplijsting gemaakt van alle studenten en groepen, die de evaluatie moeten uitvoeren
Studenten worden geordend daarin per gekoppelde groep
Studenten die de evaluatie reeds hebben ingevuld worden in de kolom 'Status' aangeduid met een ; studenten die de beoordeling slechts gedeeltelijk hebben uitgevoerd worden gemarkeerd met een ; voor de andere studentnamen verschijnt een .
In de eerste kolom kan worden aangevinkt naar welke student een herinneringsmail moet worden gestuurd, en naar welke niet
Je kan deze selectie vereenvoudigen door op één van de volgende knoppen te klikken:
'Selecteer Alles': zet het vinkje aan voor alle studenten in het overzicht
'Deselecteer Alles': zet alle eerder gezette vinkjes weer uit
'Evaluatie niet gestart': selecteert alle studenten in het overzicht die de beoordeling nog niet startten
'In uitvoering': selecteert alle studenten in het overzicht die de beoordeling gestart zijn, maar nog niet alle criteria hebben geëvalueerd
Klik uiteindelijk op de knop 'Stuur een herinnering aan alle geselecteerde studenten' om aan alle op dat moment geselecteerde studenten, - die aan de gestelde voorwaarden voldoen, maar de beoordeling nog niet geheel hebben uitgevoerd -, meteen en zonder verdere aankondiging een herinneringsmail te versturen. Je kan bijgevolg de tekst van deze e-mail niet vooraf inkijken, noch wijzigen.
De verzending van de herinneringsmail wordt bevestigd in een boodschap die op je beeldscherm verschijnt
Je studenten ontvangen in hun UCLL-mailbox een herinneringsmail met volgende tekst:
Je ontvangt als docent in je UCLL-mailbox automatisch een overzicht van de studenten naar wie de herinneringsmail werd verzonden.