Een nieuwe werkmap openen

1. Leerdoel

De student moet een nieuwe werkmap kunnen openen, de voordelen van documentsjablonen kunnen inschatten en documentsjablonen kunnen gebruiken.

2. Toelichting

Zoals eerder uitgelegd kan je na het opstarten van MS Excel meteen met het intikken van gegevens in het lege werkblad beginnen, omdat Excel standaard een nieuwe werkmap (en dus ook een nieuw werkblad) opent bij het opstarten.

Net zoals bijvoorbeeld MS Word beschikt ook MS Excel daarentegen over een hele reeks sjablonen. Deze sjablonen kunnen je heel wat werk uit handen nemen omdat ze reeds (voorbeeld-)teksten, formules, letteropmaken, celopmaken, achtergrondkleuren, kaders, enzovoort bevatten. Daarenboven kan elk nieuw werkblad, dat op basis van een sjabloon werd aangemaakt, volledig door de gebruiker worden aangepast naar eigen inzicht.

Het loont bijgevolg de moeite om in de beschikbare Excel-sjablonen op zoek te gaan naar een sjabloon dat dicht bij de nieuwe taak die je moet aanvatten (en het nieuwe werkblad dat je daartoe moet aanmaken) aansluit. In versie 2016 van Microsoft Office werd het aantal (online) sjablonen daartoe sterk uitgebreid (klik hier voor meer info).

Bij wijze van voorbeeld toont onderstaande figuur een Excel-sjabloon voor het opstellen van een factuur waarin een aantal voorbeeldteksten moeten worden vervangen door 'echte' gegevens, met automatische datuminvoer, prijsberekening van de verschillende posten, totaalberekening en BTW-berekening, achtergrondkleuren, kaders, enzovoort. Je kan dergelijk sjabloon bijgevolg als een 'invuloefening' beschouwen.

3. Werkwijze

Een werkmap is in MS Excel, wat een document is in Microsoft Word.  Wanneer een nieuwe Excel-werkmap moet worden aangemaakt, kan je daartoe twee werkwijzen volgen.

3.1 Via het startmenu

Wanneer je Microsoft Excel zojuist hebt opgestart via het startmenu of een snelkoppeling op het bureelblad, dan wordt de zogenaamde 'Office Backstage' geopend, van waaruit je meteen een nieuwe werkmap kan aanmaken:

Hoe je verder met dit beeldscherm aan de slag kan gaan om een nieuwe werkmap aan te maken, lees je onder het volgende kopje op deze pagina.

3.2 Via het tabblad 'Bestand'

Als je Excel daarentegen reeds eerder hebt opgestart en met een werkmap aan het werk bent, dan kan je een nieuwe werkmap als volgt openen:

1. Klik eerst op het tabblad 'Bestand'
   
   
2. Klik vervolgens in de Backstage op de optie 'Nieuw'

3. In het venster 'Nieuw' kan je vervolgens een sjabloon kiezen dat de lay-out van het nieuwe werkblad bepaalt. Het venster bevat daartoe volgende onderdelen (bemerk dat dit beeldscherm grote gelijkenis vertoont met het beeldscherm, waarin je terecht komt wanneer je de voorgaande werkwijze volgde):

   

   1. Rechts worden alle beschikbare sjablonen opgelijst (zie nummer 3 in bovenstaande figuur)
      
      
   2. Van elk sjabloon wordt een (kort) voorbeeld getoond in een aanklikbare knop
      
      
   3. Onder de knop wordt de sjabloonnaam weergegeven
      
      
   4. Deze sjablonen zijn aanvankelijk alfabetisch geordend, met uitzondering van het sjabloon 'Lege werkmap' dat steeds als eerste in de lijst wordt weergegeven.
      Nadien verschijnen de laatste door jou gebruikte sjablonen net achter het sjabloon 'Lege werkmap'.
      
      
   5. Wanneer je één van de getoonde sjablonen aanklikt, dan wordt een nieuw werkblad geopend, in een nieuwe Excel-venster, dat overeenkomstig het gekozen sjabloon is opgemaakt.

Hierna overlopen we enkele van de verschillende beschikbare sjablonen.

4. Lege werkmap

Het sjabloon 'Lege werkmap' verschijnt zoals gezegd steeds als eerste in de lijst met sjablonen.

Wanneer dat je bedoeling is, dan heeft het aanklikken van dit sjabloon tot gevolg dat een nieuwe, geheel lege werkmap wordt geopend (zonder enige informatie in de cellen) in een nieuw Excel-venster.

Een 'Lege werkmap' heeft precies hetzelfde uitzicht als de werkmap die automatisch wordt geopend bij het opstarten van MS Excel vanuit het startmenu of een snelkoppeling op je bureelblad.

5. Voorbeeld-sjablonen

Na de installatie van MS Office 2016 op je computer worden heel wat sjablonen beschikbaar gesteld.

1. Je kan ze inkijken door het (miniatuur-)voorbeeld van het sjabloon aan te klikken
   
   
2. Zoals je ziet is een verscheidenheid aan sjablonen beschikbaar
   
   
3. Door een sjabloon aan te klikken wordt een nieuwe Excel-venster geopend waarin de inhoud van het sjabloon wordt weergegeven

4. Onderstaande figuur toont bij wijze van voorbeeld het geopende sjabloon 'Factuuroverzicht' uit de bovenstaande figuur. Je kan het gebruiken als een veel tikwerk besparende 'invuloefening'.

6. Eigen sjablonen

Wanneer je eerder een eigen werkmap hebt opgeslagen als een sjabloon, dan wordt in het eerder besproken beeldscherm een bijkomende keuzemogelijkheid getoond:

• Beschikbaar: onder deze optie worden alle eerder besproken sjablonen opgelijst, die bij de installatie van MS Excel beschikbaar werden gesteld, maar tevens de hierna besproken 'eigen sjablonen'.
  
  
• Persoonlijk: bij het aanklikken van deze optie worden enkel de sjablonen opgelijst die je eerder zelf hebt aangemaakt

Klik op de optie 'Persoonlijk' waarna je het gewenste eigen sjabloon kan selecteren door het aan te klikken.

Dit eigen sjabloon wordt vervolgens als basis gebruikt voor de creatie van een nieuwe werkmap in een nieuw Excel-venster.

7. Online sjablonen downloaden

Je kan, zoals eerder gezegd, via de website van MS Office tal van sjablonen (gratis) downloaden.

1. Deze online sjablonen kan je opzoeken door in het invoerveld 'Onlinesjablonen zoeken' bovenaan op de pagina een zoekterm in te tikken
   
   
2. Klik vervolgens op de knop 'Zoeken'

3. Excel lijst de beschikbare online sjablonen vervolgens uit
   
   
4. Je kan je zoekopdracht verder verfijnen door één van de categorieën - waarin de gevonden sjablonen door MS Office worden ingedeeld - aan te klikken

5. Door een online sjabloon aan te klikken wordt een beschrijving van de gebruiksmogelijkheden geopend
6. Je kan naar een volgende of vorige beschrijving navigeren met behulp van de knoppen en .

7. Wanneer je een keuze hebt gemaakt, klik je op de knop 'Maken'
   
   
8. Daardoor wordt het downloaden van het sjabloon vanaf de Microsoft-server naar je computer gestart

9. Wanneer het downloaden van de sjabloon is beëindigd, verschijnt het meteen in het nieuwe werkblad en kan je met je tik- of opmaakwerk meteen beginnen.

8. Bronnen

Helpprogramma bij Microsoft Excel 2016: zoek op 'nieuwe werkmap', 'sjabloon'.