Online lessen via MS Teams

1. Online lesgeven met MS Teams

Binnen UCLL geven we de voorkeur aan MS Teams om online lessen te geven. Je werkt hiervoor met een vergadering die je zelf maakt of voor jou werd aangemaakt in het geval van een les in de hybride leslokalen.

Meer informatie over hoe je een online les kan aanmaken kan je vinden op de pagina over MS Teams, via deze link.

In deze handleiding duiken we in op de mogelijkheden om je digitale les zo vlot mogelijk te laten verlopen en je studenten tijdens je les te activeren met de verschillende opties die je ter beschikking hebt.

2. Vergaderopties (best voor de start)

Je hebt een online sessie met je studenten. Voor je start neem je best een kijkje naar de vergaderopties om deze goed te zetten. Dit zorgt voor een vlottere opstart van je digitale les.

Geen zorgen moest je nog tijdens de vergadering/les een instelling willen veranderen. De meeste instellingen kan je ook beheren en wijzigen tijdens de meeting zelf.

2.1. Open de vergaderopties

2.1.1. Voor de vergaderopties

Je kan de vergaderopties het makkelijkste aanpassen in MS Teams.

1. Open MS Teams.
2. Ga naar de agenda.
3. Dubbelklik op het agenda-item van je les.
4. De vergadering/les zal openen.
5. Klik bovenaan op de knop 'Vergaderopties'.

2.1.2. Tijdens de vergaderopties

Je kan de vergaderopties ook beheren en wijzigen tijdens de vergadering. Hou er wel rekening mee dat deze niet altijd direct actief zijn en je ze niet altijd met terugwerkende kracht kan toepassen (vb. iemand die al in de vergadering zit zal niet automatisch naar de lobby gepusht worden als jij deze instellingen aanpast).

2.2. Welke vergaderopties kijk ik best na?

In de vergaderopties van een sessie kijk je best naar 4 dingen:

• Vergaderingstoegang: Wil je de lobby gebruiken? Wie moet er wachten op toegang? Wie wil je dat er toegang gaat geven?
• Rollen: Welke rechten wil je aan wie geven?
• Opname en transcriptie: Wie mag er een opname starten/stoppen? Wil je dat iedereen aan de opname kan of niet?
• Deelname: Mogen studenten hun camera en/of microfoon gebruiken? Wil je de chat gebruiken met studenten?

2.2.1. Vergaderingstoegang

In MS Teams kan je bij een vergadering (benaming voor een sessie of online les) een lobby inschakelen. Dit doe je door te bepalen wie er rechtstreeks toegang krijgt tot de vergadering en wie manueel toegang moet krijgen. Bovendien kan je ook bepalen wie toegang kan verlenen tijdens de vergadering.

Deze lobby is een zeer handige functionaliteit als je bijvoorbeeld wil stimuleren dat studenten deelnemen met hun UCLL-account, je zicht wil hebben op wie er aansluit bij een vergadering of je de digitale versie wil inrichten van de gang en het klaslokaal voor bepaalde gesprekken (je gebruikt de vergadering zelf als klaslokaal en gaat studenten laten wachten in de lobby tot het hun beurt is).

Let op Verlaat iemand de vergadering, dan moet deze persoon terug toestemming krijgen om deel te nemen als de lobby werd ingeschakeld.

In Teams herken je een ingeschakelde lobby aan de vraag of je iemand wil 'Toelaten' of 'Weigeren'.

2.2.1.1 Welke instellingen zijn er?

Je kan 4 dingen instellen.

1. Bepaal wie NIET in de lobby moet wachten. Zet je deze optie op 'personen in mijn organisatie' dan moeten mensen die deelnemen met hun UCLL-account geen toestemming krijgen. Neemt iemand deel terwijl deze aangemeld is met een ander account of niet aangemeld is, dan zal je deze persoon moeten toelaten of weigeren in de meeting zelf.
2. Wil je dat iedereen die het vergaderverzoek kreeg (die in de vergadering werd toegevoegd, niet mensen met wie je de link deelde via een andere weg zoals Toledo) direct in de meeting kunnen, dan schakel je de schuifknop in. Ze moeten daarvoor aangemeld zijn met het mailadres waarop ze het vergaderverzoek ontvingen.

Let op optie 2 en 3 vullen elkaar aan.

Bijvoorbeeld: ik heb een vergadering/les met mijn studenten en een gastspreker van KU Leuven. De vergaderlink heb ik gedeeld op Toledo voor mijn studenten. De gastspreker heb ik toegevoegd aan de vergadering in Teams (of Outlook). Onderstaande vergaderopties worden gebruikt:



Al mijn studenten kunnen rechtstreeks deelnemen zonder langs een lobby te passeren als ze aangemeld zijn met hun UCLL-account. Nemen ze deel in de browser zonder zich aan te melden, dan komen ze terecht in de lobby). Dit volgt uit optie 1.

De gastspreker van KU Leuven zou volgens optie 1 in de lobby moeten wachten, maar ik heb de schuifknop (optie 2) ingeschakeld en deze persoon uitgenodigd. Als de gastspreker deelneemt aan de vergadering via het vergaderverzoek en aangemeld is in Teams met zijn/haar KU Leuven-account (hierop kreeg deze de uitnodiging), dan moet deze niet wachten in de lobby. Neemt de persoon deel via een ander account, dan moet hij/zij wel in de lobby wachten.

3. Wie wil je dat mensen uit de lobby kan toelaten of weigeren? Zijn dit rechten die je liefst zelf beheert, dan kies je voor organisatoren. Mogen ook presentatoren dit doen, dan kan je voor deze optie gaan (in 2.2.2 kijken we naar de rollen).
4. Wil je zelf een melding ontvangen wanneer er iemand in de lobby zit (anders kan je ze zien bij personen) en wie de vergadering verlaten heeft? Zo ja, de zet je de schuiver aan. Wil je dat niet dan kan je die uit zetten. Vergeet dan wel niet te kijken bij personen wie er toegang moet krijgen uit de lobby.

2.2.1.2 Chatten met mensen in de lobby?

Wist je dat je kan chatten met mensen die in de lobby zitten? Dat is een zeer handige als je bijvoorbeeld wil meegegeven dat studenten moeten deelnemen met hun UCLL-account.

Als organisator kan je bij de pop-up kiezen voor de chatknop en zo een bericht posten in de lobby.

Mensen in de lobby krijgen bij het wachten een nieuwe knop te zien waarmee ze de berichten in de lobbychat kunnen bekijken. Ze krijgen deze knop pas als er een bericht staat in de lobbychat.

2.2.2. Rollen

Je kan op voorhand ook bepalen wie er kan presenteren en wie je medeorganisator is. Die laatste optie is belangrijk als je bijvoorbeeld gebruik wil maken van de opties poll, breakoutrooms (aparte vergaderruimten), opname kunnen starten en toelaten van mensen in de lobby. Je kan als organisator enkel iemand medeorganisator maken indien deze de uitnodiging van de vergadering ontvangen heeft (deze moet hierin staan als deelnemer). Een presentator kan bij default enkel scherm delen, geen polls of breakoutrooms (kan je wel toestaan voor deze rol).

Tip Je kan ook iemand tijdens de vergadering zelf de rol van presentator geven zodat deze een scherm kan delen.

2.2.3. Opname en transcriptie

Soms wil je een sessie ook opnemen. Denk daarom op voorhand goed na (en zorg voor de nodige instellingen) om te bepalen wie er een opname kan opstarten en wie er toegang moet hebben tot de opname na de sessie via de chat.

Je kan een vergadering/sessie ook automatisch opnemen. Dit wil zeggen dat de eerste die in de vergadering komt de opname start. De eigenaar van de opname zal altijd de organisator zijn, ongeacht wie de opname start.

Tip transcripties zijn een uitgeschreven bestand van wie er wanneer wat gezegd heeft.

• Hiervoor geef je best aan wat de gesproken taal is anders kan je hier niet veel mee.
• Wees je ook bewust dat dit fouten kan bevatten.
• Je kan dit mits anonimiseren ook gebruiken om Copilot voor jou een samenvatting of verslag te laten maken.

2.2.4. Deelname

Je kan op voorhand instellen of deelnemers gebruik mogen maken van de microfoon, camera en zelfs de chat.

1. Microfoon uitschakelen kan bijvoorbeeld handig zijn voor een webinar als je wil dat alle vragen in de chat gepost worden. Je kan ook als het nodig is bij een bepaalde deelnemer of voor alle deelnemers de optie om een microfoon te gebruiken tijdens de vergadering zelf inschakelen.
2. Camera uitschakelen kan zinvol zijn indien je bijvoorbeeld een opname wil maken waarbij studenten niet in beeld komen. Ook hier kan je de camera wel terug inschakelen voor alle deelnemers of voor een specifieke deelnemer tijdens de vergadering.
3. Je kan de chat ook in- en uitschakelen of enkel beschikbaar maken tijdens de vergadering. Hou er wel rekening mee dat het gaat om de chat met zowel deelnemers als mensen in de lobby. Heb je de chat uitgeschakeld, dan kan je ook geen chatbericht sturen naar mensen in de lobby.

Optie veranderen tijdens de vergadering:

Per deelnemer

Voor alle deelnemers

3. Breakoutrooms (aparte vergaderruimten)

Breakoutrooms zijn een heel handige optie als je studenten digitaal in groepjes wil laten overleggen. Je geeft hen een ruimte om bijvoorbeeld te brainstormen voor ze terugkomen naar de hoofdruimte.

Afhankelijk van hoe je deze groepen opzet kan je de studenten ad random verdelen over x aantal groepen, ze naar vaste groepen sturen of hen zelf laten kiezen.

Bovendien heb je de optie om de breakoutrooms al op voorhand klaar te zetten in je vergadering. Dat zorgt voor een vlotter verloop tijdens de sessie zelf.

Breakoutrooms in Teams hebben de naam aparte vergaderruimten. Voor de duidelijkheid nemen we in de verdere stappen deze benaming over.

3.1. Ruimten op voorhand klaarzetten

Je kan de aparte vergaderruimten die je in je vergadering wil gebruiken al op voorhand klaarzetten. Zo kan je al de verdeling en/of benaming van de ruimten voorbereiden zodat je tijd kan winnen tijdens de sessie zelf.

1. Open MS Teams.
2. Ga naar de agenda.
3. Dubbelklik op het agenda-item van je les.
4. De vergadering/les zal openen.
5. Klik bovenaan op de knop 'Aparte vergaderruimten'.



6. Geef aan dat je ruimten wil aanmaken.
7. Kies hoeveel ruimten je wil voorzien.



8. Hier kan je kiezen hoe je de deelnemers wil toewijzen
• Automatisch: studenten worden random verdeelt over de verschillende ruimten.
• Handmatig: jij gaat studenten toewijzen aan een bepaalde ruimte.
• Eigen keuze: studenten kiezen zelf de ruimte waarin ze willen brainstormen.
9. Je kan de benaming van elke ruimte veranderen. Werk je bijvoorbeeld met bepaalde thema's, dan kan je de ruimte de naam geven van dat thema.
10. Je kan ook de instellingen al wijzigen. Denk aan bijvoorbeeld de mogelijkheid om hen automatisch naar de toegewezen ruimte te sturen zodra je deze start, een tijdslimiet instellen, etc. Deze opties kan je ook nog aanpassen tijdens de sessie.

3.2. Ruimten tijdens de vergadering

Klik bovenaan op de knop 'vergaderruimten'. Heb je al ruimten klaar gezet voor de vergadering, dan zal je deze zien staan. Heb je deze nog niet gemaakt, dan krijg je de vraag over hoe je wil dat studenten deelnemen en hoeveel ruimten je nodig hebt.

3.2.1. Naam van een ruimte veranderen

Wil je tijdens de sessie de verschillende ruimten een andere naam geven (vb. thema), dan kan je dit doen via de 3 puntjes bij elke ruimte.

3.2.2. De ruimten openen of starten

Klik op de knop 'openen' om de vergaderruimten op te starten. Afhankelijk van jouw instellingen zullen studenten automatisch naar de toegewezen ruimte gaan of moeten ze zelf een ruimte kiezen. Jij ziet bovenaan welke studenten nog niet in een ruimte zitten en kan deze ook aan een ruimte gaan toewijzen. Handig voor studenten die nog zoekende zijn in hoe de vergaderruimten werken of niet kunnen kiezen tussen de verschillende ruimten.

Je kan zelf ook deelnemen aan elke ruimte door te klikken op de 3 puntjes en vervolgens deelnemen.

3.2.3. Instellingen wijzigen

Je kan de instellingen van je aparte vergaderruimten nog wijzigen tijdens de sessie. Twee interessante instellingen hierin zijn:

• De optie om een tijdslimiet in te stellen. Deelnemers zien dan hoeveel tijd ze nog hebben in de aparte vergaderruimte.
• Studenten de mogelijkheid geven om hun eigen ruimte te kiezen. Ze krijgen dan een knop te zien in hun Teamsmenu bovenaan waarmee ze naar een geopende ruimte kunnen (de knop staat er enkel als de ruimten open zijn).

3.2.4. Aankondiging naar alle ruimten

Je kan naar alle ruimten een belangrijk chatbericht versturen via 1 knop. Dit chatbericht komt dan terecht in de chat van elke ruimte met de markering belangrijk. Een handige optie als je bijvoorbeeld hen wil laten weten dat ze moeten afronden omdat je terug naar de grote groep gaat.

4. Polls

Je kan binnen een teamsvergadering gebruik maken van de app polls. Deze app geeft je de mogelijkheid om je studenten tijdens een les te activeren met een meerkeuzevraag, woordenwolk, quizvraag, classificatie of een beoordeling.

4.1. De knop polls toevoegen aan een vergadering

Je krijgt de knop polls niet standaard te zien in een Teamsvergadering. Dit is een app die je moet toevoegen. Je zal deze app aan elke vergadering/sessie waarin je deze wil gebruiken moeten toevoegen. Dit kan je zowel op voorhand doen als tijdens de vergadering.

4.1.1. Op voorhand de app Polls toevoegen

Dit geeft je ook als voordeel dat je de polls die je wil gebruiken ook op voorhand klaar kan zetten om ze snel te lanceren.

Hoe kan je de app toevoegen?

1. Open MS Teams.
2. Ga naar de agenda.
3. Rechtermuisklik op de vergadering in je agenda.
4. Kies voor 'Chatten met deelnemers'.



5. Klik bovenaan op de plus.
6. Kies voor Polls.



7. Je zal bovenaan een knop polls zien verschijnen. Hier kan je ook de polls op voorhand klaarzetten.

4.1.2. Tijdens je vergadering de app Polls toevoegen

Merk je tijdens de vergadering dat een poll handig zou zijn? Geen zorgen, je kan de app ook tijdens je vergadering zelf toevoegen. Hiermee kan je een uitgebreide poll lanceren of gebruik maken van de snelle polls.

Hoe kan je de app toevoegen?

1. Open de vergadering.
2. Klik bovenaan op de knop Apps.
3. Kies voor de optie Poll.
4. Je ziet de knop Poll verschijnen.
5. Klik je hierop, dan kan je langs de zijkant je poll instellen en lanceren.

4.2. Een poll lanceren

In de app Polls kan je een nieuwe poll aanmaken en delen, een gemaakt concept lanceren of een snelle poll lanceren bij je studenten.

4.2.1. Een nieuwe poll lanceren

Klik in teams op de knop Poll. Heb je nog geen poll gemaakt, dan kan je er hier een opstellen.

Klik daarvoor bovenaan op de knop ‘Nieuwe peiling’ en kies welke soort poll je wil maken.

Stel de vraag op zoals je deze wil stellen aan je studenten (dit zal qua werking lijken op een vraag opstellen in MS Forms). Vergeet ook onderaan niet te klikken op het tandwiel om de instellingen te controleren. Als je klaar bent kan je dan de poll starten (direct lanceren) of opslaan als concept om hem later te lanceren.

4.2.2. Een gemaakte poll (concept) lanceren

Klik in teams op de knop Poll. Heb je je polls al klaargezet, dan zal je deze hier kunnen vinden als concept. Klik op starten om deze poll te lanceren.

Je zal de poll dan ook zelf zien verschijnen op je scherm en in de chat.

Wil je een concept nog bewerken, dan klik je op de pijl naast starten. Daar kan je de poll nog bewerken of ook verwijderen.

4.2.3. Een snelle poll lanceren

Klik in teams op de knop Poll. Je krijgt nu de optie te zien om een snelle poll te lanceren. Klik op een van de 3 opties om de poll te lanceren.

Deze poll is instant gelanceerd naar je studenten. Hier moet je niet nog iets voor opmaken.

De instellingen die daarbij gebruikt worden kan je wel op voorhand veranderen via de knop net onder de snelle polls.

4.3. Een poll sluiten

Wil je dat studenten niet langer reageren zodat je bijvoorbeeld het antwoord kan vertellen of op de resultaten kan ingaan? Dan sluit je best de poll af. Dit kan je doen via het pijltje en dan enquête sluiten.

Je zal in de chat ook zien dat de poll gaat van live naar gesloten. Studenten kunnen niet meer reageren.

4.4. Meer informatie over polls

Meer informatie over de app Polls in een Teamsvergadering kan je hier vinden: Microsoft Support.

5. Scherm delen

Je kan materiaal delen met je studenten via de knop delen bovenaan. Het gaat daarbij niet enkel over een venster of een scherm. Je hebt ook de mogelijkheid om te delen via Powerpoint live (zeer handig als je maar 1 scherm hebt), Excel live, of een whiteboard te delen (zie verder).

Kies je voor scherm of venster, dan kan je daarna kiezen welk specifiek scherm of venster je wenst te delen met je studenten. Je kan deze optie ook gebruiken om een Powerpoint te delen indien je bijvoorbeeld werkt met 2 schermen.

Let op zit er iets van beeld- of audiomateriaal in wat je wenst te delen, vink dan bovenaan de optie aan om je geluid te delen. Zo horen je studenten in het geval van een filmpje ook de audio via Teams (betere kwaliteit dan wanneer dit binnen moet komen via je microfoon).

Powerpoint live

Powerpoint live geeft je de mogelijkheid om een Powerpoint eenvoudig te bedienen in Teams zelf met 1 scherm (jij ziet onderaan de knoppen om te bedienen en langs de zijkant de notities, studenten zien enkel de slide die je toont). Meer informatie over Powerpoint live kan je hier vinden: Microsoft Support.

Tip Wil je werken met Powerpoint live en kan je je slides niet vinden? Geen zorgen, helemaal onderaan zie je de optie om een bestand op jouw computer te zoeken.

6. Whiteboard

In Teams kan je gebruik maken van een Microsoft Whiteboard. Een handige tool als je samen wil brainstormen of een schema wil opbouwen met je studenten.

Je kan de optie vinden onder delen en dan Microsoft Whiteboard.

Je krijgt direct de vraag of je studenten mogen werken op het whiteboard of niet. Hiervoor krijg je 10 seconden om te kiezen, anders wordt de aangevinkte optie doorgevoerd.

Heb je te laat gereageerd? Weet je niet meer welke optie werd geselecteerd? Ben je van gedachte veranderd? Geen zorgen, je kan dit nog aanpassen in het Whiteboard zelf bij de instellingen.

Wil je meer weten over hoe je kan werken met het whiteboard? Meer informatie kan je hier vinden: Microsoft Support.

7. Lesopname in Teams

De opname verschijnt na de sessie in de chat van de vergadering. Deze zal achterliggend ook in de Onedrive van de organisator staan.

7.1. Toegang tot de lesopname in Teams

Afhankelijk van je instellingen in 2.2.3 bij de vergaderopties over de opname zullen studenten via de chat ook aan de opname kunnen of niet.

Studenten die hebben deelgenomen aan de sessie kunnen sowieso aan de opname via de chat. Heb je studenten die niet aanwezig waren, dan is het afhankelijk van hoe ze konden deelnemen of ze aan de chat en opname kunnen:

• De student heeft de uitnodiging voor de les in Teams staan (stond in de lijst met deelnemers van de vergadering): deze student kan aan de chat van de sessie via Teams en dus ook aan de opname. De vraag hierbij is alleen of een student weet hoe deze dit kan doen. De chat verschijnt namelijk niet altijd automatisch. Soms moet je even deelnemen aan de vergadering of aan de chat (rechtermuisklik op de les in de teamsagenda en dan chatten met deelnemers).
• De student heeft de link naar de les in Teams via Toledo, maar staat niet rechtstreeks in de les als deelnemer (heeft de vergadering niet in Outlook/Teams ontvangen): deze student kan niet aan de lesopname tenzij deze even heeft deelgenomen aan de sessie, de sessie nog even terug kan opstarten (mag dan geen lobby zijn),... Heel wat randvoorwaarden. Je deelt de opname dus best op een andere manier (zie verder in 7.2.).

Wil je zeker zijn dat je studenten aan de opname kunnen en wil je daarbij ook bepalen hoe lang ze toegang hebben, dan bekijk je best volgend punt in deze handleiding over het delen van de lesopname.

7.2. Lesopname delen met studenten

Je hebt twee opties:

• Wil je snel delen, dan kan je gebruik maken van Sharepoint (hierop staat de opname).
• Heb je graag meer controle of werk je liefst met een bekende tool, dan kan je de video ook op Kaltura plaatsen.

7.2.1. Opname delen via Sharepoint

Wil je de opname snel delen met je studenten? De vervaldatum van de opname beheren (standaard ingesteld)?

Je kan de opname snel delen via Sharepoint als je de opname opent in de browser. Daar kan je dan ook de vervaldatum aanpassen (datum vanaf wanneer de opname wordt verwijderd).

Vervaldatum aanpassen

Let op het gaat hier om de datum waarop de opname voor iedereen, dus ook voor jou, wordt verwijderd. Het aanpassen van de zichtbaarheid voor studenten kan je doen bij opname delen (zie verder).

1. Open de opname in de browser.
2. Onder de titel zie je de vervaldatum.



3. Schakel bovenaan de bewerking in. Standaard sta je in weergave. Hier moet je dus op klikken en wisselen.



4. Klik onder de titel op de vervaldatum en kies de optie die voor jou het meest geschikt is.

Opname delen

Je kan de opname ook snel via een link delen met je studenten. Dit kan ook met een bepaalde zichtbaarheidsdatum.

1. Open de opname in de browser.
2. Klik bovenaan op de knop 'delen'.
3. Je hebt nu 3 opties:
• Je gaat de koppeling enkel delen met de aanwezige studenten en dit zonder een einddatum (behalve als de opname verwijderd wordt). Andere studenten hebben geen toegang.

Je kiest voor 'Koppeling kopiëren'. De link wordt dan gekopieerd naar je klembord. Deze kan je vervolgens ergens (vb. in Toledo) gaan plakken.



• Je gaat de koppeling delen op Toledo met een datum tot wanneer ze de opname kunnen bekijken. Eigenlijk kan iedereen met een UCLL-account en toegang tot de link de opname bekijken.

Je kiest voor 'Delen'. Vervolgens klik je op het tandwiel om te beslissen met wie je gaat delen. Daar kies je voor "Personen in UC Leuven-Limburg" en kies je een vervaldatum voor de koppeling. Je bevestigt je keuze via toepassen. Daarna kan je de koppeling kopiëren via de knop en ergens (vb. in Toledo) gaan plakken voor je studenten.



• Je gaat de koppeling delen met bepaalde studenten en kan daarbij ook een datum invoeren tot wanneer ze de opname kunnen bekijken. Enkel de namen die jij hierbij opgeeft kunnen aan de opname.

Je kiest voor 'Delen'. Vervolgens klik je op het tandwiel om te beslissen met wie je gaat delen. Daar kies je voor "Specifieke personen" en kies je een vervaldatum voor de koppeling. Je bevestigt je keuze via toepassen. Daarna geef je de namen of mailadressen in van de personen met wie je wil delen (tip: gebruik je studentenlijst in Toledo). Geef hen eventueel een bericht mee en klik vervolgens op verzenden om hen een mailtje te sturen waarmee ze toegang krijgen tot de opname.

7.2.2. Opname overzetten naar Kaltura

Let op enkel organisatoren, mede-organisatoren en presentatoren (afhankelijk van je instellingen bij vergaderopties) kunnen een opname downloaden. Standaard zullen je studenten dus deze optie niet hebben.

Wil je de opname aan al je studenten aanbieden via Toledo? Wil je er een tijdslot aan kunnen koppelen? De zichtbaarheid beheren? De video makkelijk kunnen bewerken (knippen, quiz toevoegen, ondertitelen,...)? Analytics van de lesopname bekijken?

Plaats de opname van je les in Teams dan op Kaltura en ga ze via die weg aanbieden in je Toledocursus.

Je kan de opname downloaden door naar de chat te gaan, daar de opname te openen (op beeld klikken of overzicht). Je kiest dan voor de optie 'openen in browser' in het nieuwe venster. Eens in de browser zal je bovenaan een knop zien staan om de video te downloaden.

Heb je de video in MP4 op je computer staan, dan kan je deze gaan uploaden in Kaltura en vervolgens gaan aanbieden in Toledo.

7.3. Meer weten?

Wil je meer weten over een opname in Teams, neem dan een kijkje op deze pagina: Microsoft Support.

8. Soorten 'onbekende' gebruikers

1. Niet-geverifieerde gebruiker
• Deze persoon neemt deel aan de vergadering ZONDER Microsoft-account (is niet aangemeld met een Microsoft Account). Hierdoor kan Microsoft hun identiteit niet bevestigen.
• Ze nemen deel via een link zonder aan te melden en kiezen dus ook hun naam in de vergadering.
• Deze gebruikers hebben beperkte mogelijkheden: geen toegang tot de chat (na de vergadering) en geen bestanden delen.

Meer informatie over het deelnemen aan een vergadering zonder Microsoft Account: Microsoft Support.

2. Externe gebruiker
• Deze persoon neemt deel aan de vergadering met een Microsoft-account dat niet tot onze organisatie UCLL behoort (vb. iemand die deelneemt met een persoonlijk account of met een account van KU Leuven).
• Ze nemen deel aan de vergadering via de link of directe uitnodiging en melden daarbij aan met hun Microsoft account (vb. bij het openen kiezen ze om deel te nemen in de Teamsapp waarin ze aangemeld zijn).
• Kan deelnemen aan vergaderingen en sommige functies gebruiken zoals de vergaderchat. Welke functies geblokkeerd worden is afhankelijk van de beveiliging binnen onze organisatie.

Meer informatie over het deelnemen aan een vergadering vanuit een ander Microsoft Account dan je UCLL-account (als gast of externe gebruiker): Microsoft Support.

3. Gastgebruiker
• Deze persoon wordt met een extern mailadres (mailadres van buiten UCLL) toegevoegd aan een Teamstegel in onze organisatie. Je nodigt deze persoon met andere woorden uit om lid te worden van een team waarvan jij eigenaar bent.
• Heeft een Microsoft-account nodig (of moet er één aanmaken) om lid te kunnen worden van het team. Ze nemen aan jou vergadering deel vanuit dit account (in de Teamsapp kan je wisselen naar een mini UCLL-omgeving).
• Ze kunnen gebruik maken van de meeste functionaliteiten afhankelijk van de toegang die jij hen geeft via de teamstegel en de beveiliging binnen onze organisatie.

Meer informatie over het deelnemen aan een vergadering vanuit een ander Microsoft Account dan je UCLL-account (als gast of externe gebruiker): Microsoft Support.

9. Extra tips

In een vergadering/sessie krijg je meldingen. Het gaat daarbij om meldingen wanneer iemand in de vergadering komt, er een bericht gepost wordt in de chat, … Deze meldingen kunnen zeer handig zijn of je storen tijdens je les. Hetzelfde kan je zeggen over de pop-ups van de chat (chatballon die ineens verschijnt om je te laten weten dat er een bericht in de chat staat). Je kan tijdens de sessie via de optie meer en dan instellingen kiezen of je meldingen wil ontvangen (wanneer bijvoorbeeld iemand in de lobby zit) en of je de chatballonnen te zien wil krijgen.

Tip je kan de optie ook meerdere keren wijzigen. Wil je bijvoorbeeld tijdens een video die je deelt geen pop-ups van de chat, dan kan je dit uitschakelen. Is het nadien weer handig als je je slides aan het delen bent dat je direct ziet dat er een vraag gesteld wordt, dan schakel je de optie na het filmpje terug in.

10. Meer weten?