Teamsvergadering in Toledo

1. Een Teamsvergadering aanmaken

Let op er is nog geen hogeschoolbrede werkwijze die voor elke docent, OPO en opleiding even geschikt is. Informeer bij je ICTO+ campusgezicht naar de meest geschikte methode voor jouw OPO.

Momenteel zijn er 3 werkwijzen om een digitale les te geven via Teams:

• Je geeft regelmatig een digitale les aan een bepaalde klasgroep. Er werd daarom gekozen om een Teams voor het OLA, eventueel een Teams per klasgroep, aan te vragen. Hierin kan er per klasgroep een kanaal aangemaakt worden (geen verborgen kanaal). In deze Teams plan je de vergaderingen. Studenten krijgen deze sessie te zien in hun Outlookagenda, kunnen deelnemen aan de sessie via het kanaal en kunnen achteraf via het kanaal de chat en eventuele opname raadplegen.

Tip Maak duidelijke afspraken met je studenten over het gebruik van het teamskanaal zodat dit niet kan gebruikt worden als nieuw communicatiekanaal indien je dit niet wenst.

• Je geeft af en toe een digitale les aan een bepaalde klasgroep. Er zijn in dit geval twee opties:
• Je geeft de deelnamelink aan studenten via je Toledocursus. Dit heeft als voordeel dat je mailbox niet overspoelt wordt met reacties van studenten op de uitnodiging en iedereen er via jouw Toledocursus aan kan. Het nadeel is dat alleen studenten die deelnamen via de chat aan een eventuele opname kunnen. Je zal deze dus moeten downloaden en via Kaltura aanbieden in je Toledocursus.
• Je voegt de studenten toe aan de uitnodiging in Teams. Dit heeft als voordeel dat studenten de uitnodiging te zien krijgen in hun Outlook agenda en ook steeds aan de opname kunnen via de chat van de vergadering. Het nadeel is dat je de bevestigingen en weigeringen van elke student op het agendaverzoek in je mailbox krijgt.

1.1 Een Teams voor het OLA met kanaal per klasgroep

1. Vraag een Teams aan voor je OLA (eventueel een per klasgroep, dan kies je NIET voor OLA) bij de dienst ICT via het formulier: klik hier.

Let op zorg ervoor dat je kiest voor de optie OLA zodat je studenten automatisch ingeschreven worden.



Tip wil je een Teams die lijkt op de Teams die je hebt met je collega's, kies dan bij de template voor 'Teamsite (standaard MS Teams)'.



2. Voeg de nodige kanalen toe. Dit kan bijvoorbeeld een kanaal zijn per klasgroep. Zorg er wel voor dat je kiest voor de standaard kanalen zodat je een vergadering kan plannen (kan niet in een verborgen kanaal).



3. Plan je vergaderingen via de knop rechtsbovenaan.

1.2 De deelnamelink van een vergadering op Toledo plaatsen

1. Maak een Teamsvergadering aan. Je voegt geen deelnemers toe.
2. Open het vergaderverzoek in je agenda.
3. Kopieer de deelnamelink (rechtermuisknop op de link en dan hyperlink kopiëren).



4. Ga naar je Toledocursus.
5. Voeg de koppeling toe aan je cursus in een document of mededeling naar je studenten.



Tip Maak een document aan waarin je via een schema de deelnamelinken van je les kan plaatsen. Je kan studenten dan gericht verwijzen naar het document en hier eventueel ook vrijgavevoorwaarden aan koppelen per klasgroep.

1.3 Studenten toevoegen aan een teamsvergadering

Let op je krijgt alle reacties op de uitnodiging (accepteren/weigeren) per student in je mailbox.

1. Maak een teamsvergadering aan via Outlook of Teams.
2. Bij deelnemers ga je je studenten toevoegen. Hiervoor haal je de mailadresssen van je studenten op via je Toledocursus. Dit doe je via volgende stappen:
1. Je klikt in de cursus op het hamburgermenu (3 streepjes) rechtsbovenaan.



2. Je kiest voor de optie 'Importeren/Exporteren'.



3. Kies in het nieuwe keuzemenu voor 'Exporteer als Excel-bestand' onder de kop 'Gebruikers'.



4. Bevestig nog met de knop 'verzenden'.



5. Je opent de Excel die je net gedownload hebt.
6. Daarin kopieer je alle mailadressen in de kolom e-mail. CTRL + C (sneltoets Windows)



3. Plak de mailadressen van je studenten in het vakje deelnemers bij je Teamsvergadering. CTRL + V (sneltoets Windows)



4. Klik nog op opslaan/verzenden om je toevoeging van de deelnemers te bevestigen.

2. Meer weten?