Inleidend Voorbeeld

Toelichting

Om snel een inzicht in de algemene werking van een tekstverwerker te verkrijgen, bespreken we thans een inleidend voorbeeld waarin een aantal belangrijke tekstverwerkingsfuncties aan bod komt.

Klik op de keuzelijst 'Onderwerpen op deze pagina:' (zie bovenaan op deze pagina) om een overzicht van de op deze webpagina besproken onderwerpen te bekijken. Door op een onderwerp in de inhoudsopgave te klikken, spring je daar meteen naar toe.

Later kan je de verschillende onderwerpen die in dit voorbeeld aan bod komen verder exploreren in de andere delen van de cursustekst. Allerhande mogelijkheden van Microsoft Word 2013 die niet in dit korte voorbeeld ter sprake komen, worden verder in dit zelfstudiepakket behandeld.

Stap 1: MS Word opstarten

1. Klik rechts onder aan je beeldscherm op de knop 'Starten'

2. Daardoor word het Startmenu van Windows geopend

3. Klik in het startmenu op de optie "Programma's" of "Alle programma's"

4. Zoek in het daarop volgende menu naar de optie 'Microsoft Office 2013'
5. Klik tenslotte naar de optie 'Word 2013', die wordt voorafgegaan door het Word-icoon , en klik deze aan
6. Microsoft Word opent met onderstaand beeldscherm (de zogenaamde 'Backstage') waarin je een sjabloon kan kiezen, dat als basis voor je nieuwe Word-document zal worden gebruikt.

Stap 2: Een nieuw document aanmaken

1. Rechts in de Backstage wordt een lange lijst met te gebruiken 'sjablonen', onder het kopje 'Beschikbaar' getoond.
   

Een sjabloon is een speciaal bestandstype van MS Word dat informatie bevat aangaande onder meer het lettertype (dat zal worden gebruikt bij het intikken van tekst), de lettergrootte, de uitlijning van de tekst, de witruimte tussen de tekstregels en alinea's, de grootte van marges, het lettertype van kopteksten en titels, en nog veel meer.

Een sjabloon kan je beschouwen als een 'modeldocument'. Wanneer je namelijk een sjabloon selecteert, dan worden al de voornoemde kenmerken meteen op je nieuwe document toegepast en hoef je bijgevolg een heel aantal instellingen aangaande lettertypes, lettergrootte, witruimte, marges, paginanummering, enzovoort niet zélf in te stellen. Dit kan je uiteraard heel wat werk uit handen nemen.

Sjablonen kunnen daarenboven ook figuren en afbeeldingen, kaders en tabellen, voorbeeldteksten, voet- en kopteksten,... bevatten waardoor je snel over een voorbeeld van professioneel ogend document beschikt dat je nadien nog geheel aan je eigen wensen kan aanpassen naar inhoud en uitzicht.

2. Doorloop bij wijze van voorbeeld volgende procedure om idee te krijgen van wat sjablonen zoal voor je kunnen doen:
   
   
   1. Scroll in de Backstage wat naar beneden met behulp van verticale schuifbalk
   2. Klik vervolgens in de lijst met sjablonen bij wijze van voorbeeld op het sjabloon 'Jaarverslag'

3. MS Word opent daardoor een pop-upvenster waarin een voorbeeld van het geselecteerde sjabloon wordt getoond
4. Je kan de inhoud van het sjabloon verder verkennen door op de knop 'Meer afbeeldingen' te klikken



5. Een omschrijving van de gebruiksmogelijkheden van het sjabloon kan je rechts in het pop-upvenster vinden
6. Wanneer de afbeeldingen en omschrijvingen aangeven dat dit sjabloon je een eind op weg kan zetten om op basis daarvan een eigen document (in dit voorbeeld: 'een eigen jaarverslag') te maken, klik dan op de knop 'Maken.
   
   Daardoor wordt het sjabloon vanaf de servers van Microsoft naar je eigen computer gekopieerd.
7. Zodra het downloaden achter de rug is, wordt MS Word geopend en toont meteen de inhoud van het geselecteerde sjabloon

8. Dit sjabloon bevat onder meer volgende elementen:
   
   
1. een koptekst (die op elke pagina van het rapport wordt herhaald)
2. een titel
3. ondertitels
4. voorbeeldteksten
5. een voorbeeldfiguur
6. paginanummers

3. Bemerk dat in de sjablonenlijst nog een heel aantal andere documentsjablonen worden aangeboden: brieven, kalenders, curriculum vitae, rapporten...
4. Elk documentsjabloon kan volgende documentonderdelen bevatten:
   
   
   • voorbeeldteksten die je als gebruiker alleen maar hoeft te vervangen met je eigen tekst om een fraaie bladschikking te bekomen voor je brief, titelblad, nieuwsbrief, c.v.,...
   • een verzameling 'stijlen', die je toelaat om snel tekstdelen (bijvoorbeeld titels) consequent op een bepaalde wijze op te maken met een bepaald lettertype, lettergrootte, onderlijnen, omkadering, enzovoort.
   • velden en functies waardoor automatisch de huidige datum wordt weergegeven in je document (bijvoorbeeld: de datum van verzending in een brief), of de naam van het document,...
   • voorbeeldfiguren en illustraties

   Vaak kan het gebruik van een documentsjabloon je bijgevolg sneller tot een gewenst resultaat brengen.

5. Sluit het jaarverslag af, door eerst op het tabblad 'Bestand' te klikken en vervolgens op de menuoptie 'Sluiten'.

6. Op de vraag of je de wijzigingen aan het rapport wil opslaan kan je 'Neen' antwoorden.

Stap 3: Tekst intikken

Het intikken van tekst is ongetwijfeld de tekstverwerkingsfunctie die je het meest zal gebruiken. In dit inleidend voorbeeld blijven we even bij deze functie stilstaan: eerst wordt een korte oefentekst ingetikt die dan later, in de verdere stappen, wordt bewaard, opgemaakt, enzovoort.

1. Start MS Word opnieuw op indien je het programma inmiddels reeds hebt afgesloten.
2. Open in MS Word een nieuw document en maak daarbij gebruik van het documentsjabloon 'Leeg document' dat bovenaan in het midden op het beeldscherm verschijnt

3. Enkele richtlijnen bij het intikken van tekst in een tekstverwerker:
   
   
   1. Je hoeft niet op de Enter-toets te drukken wanneer een tekstregel volloopt. Je tekstverwerker zorgt er automatisch voor dat de tekst, die niet op een zelfde regel past, op de volgende tekstregel wordt verder gezet.
   2. Je drukt enkel op de Enter-toets om een nieuwe paragraaf (alinea) te beginnen in je tekst. MS Word zet bij het indrukken van de Enter-toets een paragraafteken, ook wel alinea-markering genoemd, achter de paragraaf:
   3. Lege tekstregels, waarin enkel een paragraafteken voorkomt, kan je beter vermijden. De witruimte tussen twee paragrafen kan je beter instellen via het dialoogvenster 'Alinea'. Klik hier voor meer info.
   4. Wanneer je tikfouten maakt, kan je deze herstellen door:
      
      
      • ofwel de foutieve tekst te selecteren en vervolgens op de Delete-toets op je toetsenbord te drukken
      • ofwel het invoegstreepje van je tekstverwerker achter de foutieve tekst te plaatsen en vervolgens op de Backspace-toets te drukken
   5. Neem bij wijze van voorbeeld de onderstaande tekst precies over zonder deze meteen op te maken: maak dus geen woorden of titels vet, italic,... Verder in dit voorbeeld zal je leren werken met 'stijlen', waardoor het opmaken van tekst en titels veel eenvoudiger wordt.

Hint: om onderstaande voorbeeldtekst snel in MS Word in te voeren, kan je als volgt tewerk gaan:

1. Sleep met ingedrukte linkermuisknop over onderstaande voorbeeldtekst om deze te selecteren
2. Kopieer de geselecteerde tekst naar het klembord van de computer door:

1. op de Control-toets (of Ctrl-toets) links onderaan op je toetsenbord te drukken:
2. hou deze toets ingedrukt
3. druk, terwijl de Control-toets blijft ingedrukt, op de toets met de letter C:
4. Daarmee heb je de geselecteerde tekst naar het zogenaamde 'Klembord' van je computer gekopieerd, van waaruit je het later in een ander programma kan inplakken

3. Klik in de startbalk onderaan je beeldscherm op de knop met het icoon van MS Word om terug te keren naar MS Word 

4. Je kan de naar het Klembord gekopieerde tekst als volgt in MS Word plakken:

1. hou de toets 'Control' of 'Ctrl' op je toetsenbod ingedrukt
2. druk gelijktijdig op de toets met de letter 'V' .

OF

1. Klik in het lint van MS Word op het tabblad 'Start'
2. Klik in de groep 'Klembord' op de knop 'Plakken'

   

Hoofdstuk 1: Hoofdtitel één

Paragraaf 1.1 : Ondertitel één

Eerste alinea: standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst.

Tweede alinea : standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst.

Paragraaf 1.2 : Ondertitel twee

Eerste alinea: standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst.

Tweede alinea: standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst.

Hoofdstuk 2: Hoofdtitel twee

Eerste alinea: standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst.

Tweede alinea: standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst standaardtekst.

Stap 4: Het document opslaan

Na het intikken of kopiëren van voorgaande tekst beschikken we over een oefendocument waarmee we in de loop van dit inleidend voorbeeld verder aan de slag kunnen gaan.

Het lijkt echter aangewezen om het document eerst te bewaren op schijf, want op dit moment is de tekst enkel in het geheugen van de computer aanwezig. Bij eventuele stroompanne of bij het onverhoeds vastlopen van je computer zal de ingetikte tekst onherroepelijk verloren gaan, zolang deze niet werd opgeslagen.

1. Klik het lint van MS Word op het tabblad 'Bestand'
2. en in de daardoor geopende Backstage op de optie 'Opslaan'
3. Om het document op je eigen computer te bewaren, klik je uiteraard op de knop 'Computer'
4. Bemerk dat daardoor rechts de mappen waarin je eerder documenten hebt opgeslagen worden opgelijst, zodat je door op één van deze mapnamen te klikken het nieuwe bestand in deze map kan bewaren

5. Wanneer je het oefendocument echter in een andere map wil opslaan, klik je op de knop 'Bladeren'
6. Daardoor opent het dialoogvenster 'Opslaan als' waarin de verschillende stations (harde schijven, memory stick, je Homedrive...) van je computer worden getoond. Kies het station waarop je de tekst wenst te bewaren, door de naam van het station aan te klikken
7. Selecteer vervolgens eventueel de naam van de map waarin je het document wil opslaan.
   Noot: Zoals elders wordt uitgelegd, kan je je documenten tevens op je Homedrive bewaren, indien je thans aan het werk bent op een computer in één van computerklassen van UC Leuven!

8. Tik in het invoerveld 'Bestandsnaam' (onder aan het beeldscherm) de naam die je aan het gegevensbestand wil meegeven, bijvoorbeeld 'Oefenbestand'. De zogenaamde 'extensie' (in het geval van MS Word 2013 is deze extensie steeds '.docx') zal MS Word automatisch toevoegen, wanneer je deze niet zelf intikt.

9. Klik op de knop 'Opslaan' wanneer je hiermee klaar bent.

Klik hier voor meer info aangaande het bewaren van documenten.

Eens opgeslagen op schijf, kan je het bestand later steeds opnieuw openen door eerst op het tabblad 'Bestand' te klikken en vervolgens de menuoptie 'Openen' aan te klikken. Door de naam van het station en van de map waarin je het bestand eerder hebt bewaard aan te klikken, kan je het 'Oefenbestand' opnieuw op je beeldscherm zetten. Klik hier voor meer info aangaande het opnieuw ophalen van documenten.

Stap 5: Tekst handmatig opmaken

Een eerste manier om tekstdelen in een document 'op te maken' of te 'formatteren' bestaat er in van eerst het betreffende tekstdeel te selecteren en vervolgens op het geselecteerde tekstdeel de formattering toe te passen.  We overlopen beide stappen.

5.1 Tekstdelen selecteren

Tekstdelen in een document selecteren kan op vele verschillende wijzen.

We geven thans slechts enkele voorbeelden (klik hier voor meer info aangaande het selecteren van tekst):

• Dubbelklik een woord (klik twee maal kort na elkaar op een woord) om het gehele woord te selecteren
• Klik één maal in de marge links van een tekstregel om de gehele tekstregel te selecteren
• Klik twee maal kort na elkaar in de marge links van een alinea om de gehele alinea te selecteren
• Klik drie maal kort na elkaar in de marge links van een document om het gehele document te selecteren
• Klik helemaal in het begin van je oefentekst (net voor de tekst 'Hoofdstuk 1') en hou de linkermuisknop ingedrukt. Sleep vervolgens met ingedrukte linkermuisknop naar rechts over de de titel 'Hoofdstuk 1: Hoofdtitel één', waardoor deze titel geheel of gedeeltelijk geselecteerd wordt.

5.2 Tekstdelen formatteren

Ook het opmaken van tekst kan op verschillende wijzen worden uitgevoerd. We geven in dit inleidend voorbeeld slechts enkele voorbeelden (klik hier voor meer info).

1. Selecteer op één van de voornoemde wijzen de titel 'Hoofdstuk 1: Hoofdtitel één'
2. Klik op het icoon (de letter 'B' staat voor 'Bold' en betekent 'vet') om de gehele titel vet weer te geven
3. Klik de vervolgknop (neerwaartse, zwarte pijl) naast de keuzelijst van de lettergrootte aan en wijzig de lettergrootte in 20 punten door het cijfer 20 in de keuzelijst aan te klikken

Op deze wijze zou je alle hoofdtitels van de tekst op handmatige wijze vet en in een groter letterformaat kunnen weergeven.

1. Klik drie maal kort na elkaar op het woord 'paragraaf' in de ondertitel 'Paragraaf 1.1 : Ondertitel één' om de gehele ondertitel te selecteren
2. Klik op het icoon om de gehele titel cursief (italic) weer te geven
3. Klik op de vervolgknop naast de keuzelijst met de lettertypes en wijzig het lettertype in 'Arial' door in de geopende keuzelijst op de letter 'A' de drukken en vervolgens het type 'Arial' aan te klikken

Op deze handmatige wijze zou je ook weer alle ondertitels identiek kunnen formatteren. Maar dit kan echter sneller.

Stap 6: Tekst opmaken met stijlen

Het nadeel van het handmatig formatteren (zoals in voorgaande hoofdstukje uitgelegd) is ondermeer dat het een herhaaldelijk uit te voeren, vrij omslachtige bewerking van elke identiek op te maken titel (of elk ander tekstdeel) vereist.

MS Word beschikt daarentegen over zogenaamde stijlen, zoals eerder op deze pagina werd uitgelegd. Elke stijl bevat een aantal opmaakkenmerken: het lettertype, de lettergrootte, vet of italic, gecentreerd of rechts uitgelijnd, enzovoort. Een stijl kan je op tekstdelen toepassen.

We zullen het gebruik van stijlen meteen uittesten op ons bestand 'Oefenbestand.docx' maar moeten het eerst herstellen in zijn oorspronkelijk (ongeformatteerde) vorm.  Om alle eerdere, manueel aangebrachte formatteringen te verwijderen:

1. Klik driemaal, kort na elkaar, in de linkermarge van het document om de gehele tekst te selecteren
2. Klik op het tabblad 'Start'
3. Klik in de groep 'Lettertype' op de opdrachtknop 'Alle opmaak wissen'

Om het gebruik van stijlen te illustreren ga je daarna als volgt te werk:

1. Klik, bij wijze van voorbeeld, op een willekeurige plaats in de titel 'Hoofdstuk 1: Hoofdtitel één'
2. Klik op het tabblad 'Start'
3. Klik in de groep 'Stijlen' op de knop met als naam 'Kop 1'

4. Bemerk dat bij het aanwijzen van een knop in de galerij van stijlen (ook wel de 'Lijst Snelle stijlen' genoemd) - zonder deze aan te klikken - de kenmerken van de 'aangewezen' stijl meteen op de tekst wordt toegepast
5. Pas nadat een stijlknop werd aangeklikt, wordt de titel meteen geheel opgemaakt met de opmaakkenmerken van de stijl 'Kop 1'
6. Klik vervolgens ergens in de titel 'Hoofdstuk 2: Hoofdtitel twee' en pas dezelfde stijl er op dezelfde wijze op toe

Volg dezelfde procedure om de titels 'Paragraaf 1' en 'Paragraaf 2' te formatteren met de stijl 'Kop 2'.

Bemerk dat het opmaken van de titels in het Oefenbestand.docx met behulp van stijlen veel sneller gaat en consequenter gebeurt dan een handmatige aanpak, uitgelegd in stap 5.  

Stap 7: Tekst opdelen in pagina's

Onderstel dat we elk hoofdstuk in het document 'Oefenbestand.docx' op een nieuwe bladzijde willen plaatsen. 

Het toevoegen van blancoregels (door herhaaldelijk op de Enter-toets te drukken), net vóór de titel 'Hoofdstuk 2', totdat deze titel naar een volgende pagina verspringt, is niet écht aangewezen.
Het nadien toevoegen van tekst aan Hoofdstuk 1 zou in dat geval namelijk tot gevolg hebben dat de titel 'Hoofdstuk 2' niet langer precies boven aan bladzijde 2 zou positioneren (maar ergens halverwege de pagina).

Een betere oplossing bestaat er in een zogenaamd 'pagina-einde' in te voegen net vóór 'Hoofdstuk 2' waardoor deze titel altijd precies bovenaan een nieuwe pagina verschijnt.

1. Klik in het Oefenbestand.docx net vóór de titel 'Hoofdstuk 2', omdat op deze plek de nieuwe pagina moet worden ingevoegd
2. Klik in het lint van MS Word op het tabblad 'Pagina-indeling'

3. Klik in de groep 'Pagina-instelling' op de opdrachtknop 'Eindemarkeringen'
4. Klik in het daardoor geopende menu op de optie 'Pagina'

Bemerk dat de titel 'Hoofdstuk 2: Hoofdtitel twee' meteen op een nieuwe pagina wordt geplaatst.

Noot: wanneer de beeldschermcode '........... Pagina-einde ..........' niet op je beeldscherm verschijnt, doe dan dit:

• Klik op het tabblad 'Start'
• Klik in de groep 'Alinea' op de opdrachtknop 'Alles weergeven'
• Daardoor worden niet enkel de pagina-einden in je tekst, maar ook de paragraaftekens, tabs, sectie-einden,.... weergegeven

Stap 8: Een automatische inhoudsopgave toevoegen

Een ander voordeel van het gebruik van stijlen is dat het opmaken van de titels met de stijlen 'Kop 1', 'Kop 2',... je de mogelijkheid biedt om deze 'koppen' op te nemen in een automatische inhoudsopgave, wat je heel wat tikwerk kan besparen.

1. Klik helemaal onderaan in het bestand 'Oefenbestand.docx' (net achter het laatste karakter)
2. Voeg eerst op deze plaatst een nieuwe pagina in, zoals eerder uitgelegd
3. Klik in het lint van MS Word op het tabblad 'Verwijzingen'
4. Klik vervolgens op de opdrachtknop 'Inhoudsopgave' in de gelijknamige groep

5. Daardoor wordt een keuzelijst geopend waarin je een automatische of handmatige inhoudsopgave kan kiezen.
   Klik nu op één van de automatische inhoudsopgaven

   

   6. De inhoudsopgave wordt meteen ingevoegd mét vermelding van het paginanummer achter elke titel.

Let wel: Indien je na het invoegen van de inhoudsopgave wijzigingen aanbrengt in het document (tekst of pagina's toevoegt of verwijdert) dan moet je de inhoudsopgave 'bijwerken' om de nieuwe pagina-indeling correct weer te geven.  Klik hier voor meer info.

Stap 9: Spelling- en grammaticacontrole uitvoeren

MS Word biedt je de mogelijkheid om je tekst automatisch te controleren op spelfouten en grammaticale fouten. Het uitvoeren van een dergelijke controle, nadat je alle tekst hebt ingetikt, is zonder meer aan te bevelen.

1. Klik helemaal in het begin van het document, omdat de controle aanvangt vanaf de plaats in de tekst waar het invoegstreepje op dat moment gepositioneerd is
2. Klik in het lint van MS Word
   
   
   1. eerst op het tabblad 'Controleren'
   2. en vervolgens op de opdrachtknop 'Spelling- en grammaticacontrole' in de groep 'Controle'

3. Daardoor wordt het taakvenster 'Spelling' geopend en toont MS Word meteen de eerste gevonden spelfout of grammaticale fout

4. Fout gesplede woorden worden in het bovenste deel van het taakvenster weergegeven.
5. Eventuele voorstellen ter correctie worden in het onderste venstergedeelte weergegeven.
6. Met behulp van de opdrachtknoppen in het taakvenster kan je de gesignaleerde fout en de voorgestelde oplossing afhandelen: 
   
   
   • negeren (knop 'Negeren' en 'Alles negeren');
   • het fout gespelde woord wijzigen in de op dat moment geselecteerde suggestie (knop' Wijzigen' en 'Alles wijzigen')

   Het aanklikken van één van deze knoppen zorgt ervoor dat het programma meteen naar een volgende fout op zoek gaat.

7. Indien je de wijze waarop de spellingcontrole wordt uitgevoerd wenst aan te passen, klik dan in het lint op het tabblad 'Bestand'
8. Klik vervolgens op de knop 'Opties', waardoor het venster 'Opties voor Word' wordt geopend.
9. Klik op de optie 'Controle' om de wijze, waarop de spellingcontrole en grammaticale controle verloopt, te bepalen

10.   'OK' om het venster te sluiten. Klik hier voor meer info.

Stap 10: Documenten afdrukken

Wanneer je document geheel klaar is, kan je het desgewenst afdrukken:

1. Klik in het lint van MS Word op tabblad 'Bestand'
2. en vervolgens op de menuoptie 'Afdrukken'

3. Standaard selecteert het programma de optie "Alle pagina's afdrukken", maar je kan op deze knop klikken en een ander afdrukbereik selecteren.
   
   Indien je slechts enkele bladzijden wenst af te drukken, tik dan in het invoerveld 'Pagina's:'  bijvoorbeeld: 
   
   
   • 1-5 om pagina 1 tot en met 5 af te drukken
   • of 1,2,5 om de pagina's één, twee en vijf naar de printer te sturen.
4. Klik op de knop 'Afdrukken' wanneer je het gewenste afdrukbereik hebt ingesteld.

Hiermede is het inleidend voorbeeld afgerond: alle belangrijke stappen die je bij de productie van een document met een tekstverwerker kan doorlopen, werden daarbij kort toegelicht.