Tabblad 'Bestand'

De opdrachten die je in MS Office 2007 met behulp van de knop 'MS Office' activeerde, kan je net zoals in Office 2010 terugvinden onder het in Office 2013 vernieuwde tabblad 'Bestand'.

Dit tabblad leidt naar de functies van de zogenaamde 'Backstage'.

Door het tabblad aan te klikken verschijnt bovenstaand beeldscherm. Door links in het venster op een opdracht te klikken, verschijnt rechts een aantal mogelijkheden met betrekking tot de aangeklikte opdracht.

Hierna bespreken we kort de verschillende opdrachtknoppen uit het linkerbeeldschermdeel. Verder in dit zelfstudiepakket komen de mogelijkheden van deze opdrachtknoppen meer uitgebreid aan bod.

1. Nieuw

De menu-optie 'Nieuw' dien je aan te klikken bij het creëren van een 'Nieuw' bestand.

Je kan dan uit tal van sjablonen kiezen die tijdens de installatie van MS Office 2013 op de harde schijf van je computer werden geïnstalleerd. Door één van deze documentsjablonen aan te klikken wordt een nieuw document gestart dat op het geselecteerde sjabloon is gebaseerd. Doorgaans bevat dergelijk sjabloon voorbeeldteksten en voorbeeldfiguren die je moet vervangen door je eigen teksten en figuren. Ook de lay-out van het document wordt door het sjabloon vastgesteld.

Indien de geïnstalleerde sjablonen niet voldoen, kan je online sjablonen opzoeken op de website van Microsoft Office en openen. Het aantal online beschikbare sjablonen is erg uitgebreid: letterlijk duizenden sjablonen. Door een nieuw document te baseren op een sjabloon kan je jezelf heel wat werk besparen.

Klik hier indien je meer over het gebruik van sjablonen wil weten.

2. Openen

1. Klik op de menu-optie 'Openen' om een eerder aangemaakt document opnieuw te openen.
2. De optie 'Recente XYZ' (waarbij - afhankelijk van het Office-programma - 'XYZ' staat voor documenten, presentaties, werkmappen,...) is standaard geselecteerd
3. Het venster toont in dat geval de documenten waarmee je het laatst aan het werk bent geweest onder het kopje 'Recente XYZ'.

De menu-optie 'Computer' laat je toe om een (niet recent geopend) document op te zoeken op de harde schijf van je PC, je geheugenstaafje,... met behulp van de knop 'Bladeren'

De optie 'SkyDrive' toont je - na aanmelden - de bestanden die je eerder in 'the cloud' hebt opgeslagen via de SkyDrive-service van Microsoft.

Meer informatie aangaande het heropenen van eerder aangemaakte en bewaarde documenten, kan je hier vinden.

3. Opslaan

De knop 'Opslaan' biedt dezelfde mogelijkheden als in de voorgaande MS Office versies.

• Wanneer het bestand nog niet eerder werd opgeslagen, verschijnt het dialoogvenster 'Opslaan als' (zie volgende hoofding).
• In het andere geval worden de wijzigingen, die je aan het bestand hebt aangebracht, bewaard in het eerder benoemde bestand.

In versie 2013 worden dezelfde extensies voor de bestandsnamen gehanteerd als in MS Office 2010 en 2007:

Verder in dit hoofdstuk wordt het bewaren van documenten diepgaander toegelicht.

4. Opslaan als

'Opslaan als' biedt de mogelijkheid om een eerder opgeslagen document te bewaren onder een andere naam of met een ander bestandsformaat: opslaan als sjabloon, als webpagina,... of als een bestand dat compatibel (uitwisselbaar) is met eerdere versies van het Office-programma.

Vermits documenten van de MS Office-suite 2007 en 2010 volledig compatibel zijn met deze van versie 2013, werd in de mogelijkheid om Office-documenten 2013 op te slaan als Office-documenten 2010 of 2007 niet voorzien.

5. Afdrukken

De opdracht 'Afdrukken' voert in MS Office 2013 naar onderstaand venster:

1. Knop 'Afdrukken': Voert niet langer naar het dialoogvenster 'Afdrukken' waarin tal van opties met betrekking tot het afdrukken konden worden ingesteld (aantal exemplaren, keuze van printer,...). Deze 'afdrukinstellingen' worden namelijk meteen in bovenstaand beeldscherm weergegeven. Door op de knop 'Afdrukken' te klikken, wordt de printopdracht meteen uitgevoerd zoals opgegeven in bovenstaand beeldscherm. In Office 2013 stel je dus eerst de nodige afdrukinstellingen in (zie onderstaande paragrafen) en klik je pas daarna op de knop 'Afdrukken'.
2. Keuzelijst 'Aantal': laat je toe om het aantal af te drukken exemplaren van het geopende document in te stellen
3. Keuzelijst 'Printer': Door op de vervolgknop achter de standaard geselecteerde printer te klikken, kan je een andere printer kiezen.

4. Koppeling 'Printereigenschappen': opent het dialoogvenster 'Eigenschappen voor document op ....' waarin bijkomende settings voor het afdrukken kunnen worden ingesteld, die specifiek aan de afdrukmogelijkheden van de printer gekoppeld zijn (dubbelzijdig afdrukken, kleurafdrukken,...).

5. Keuzelijsten 'Instellingen': onder het kopje 'Instellingen' kunnen de gebruikelijke afdrukopties worden ingesteld betreffende:
   
   
   1. de opgave van de af te drukken pagina's (alle pagina's, huidige pagina, een benoemd aantal pagina's)
   2. enkelzijdig of dubbelzijdig afdrukken (wanneer de printer dit toelaat)
      
      
   3. de sortering van de af te drukken pagina's
      
      
   4. de afdrukstand (staand of liggend)
      
      
   5. het papierformaat
      
      
   6. de grootte van de marges (normaal, smal, gemiddeld, breed, gespiegeld)
      
      
   7. het aantal pagina's per blad papier (indien de printer dit toelaat)
      
      
   8. de 'Pagina-instellingen' waarin de voornoemde, maar ook andere afdrukopties kunnen worden ingesteld in het gelijknamige dialoogvenster via de tabbladen 'Marges', 'Papier' en 'Indeling':

6. Rechts wordt in het beeldscherm meteen een afdrukvoorbeeld van het geopende bestand getoond
7. Helemaal onderaan in het venster bevinden zich de navigatieknoppen waarmee je doorheen het afdrukvoorbeeld kan bladeren.
   Wanneer je snel naar een bepaalde pagina in het afdrukvoorbeeld wil toegaan, dan kan je het gewenste paginanummer in het invoerveld voor weergave van de huidige pagina intikken

8. Je kan op de weergave in het afdrukvoorbeeld inzoomen en uitzoomen met behulp van de schuifbalk in de zoomfunctie rechtsonderaan in het venster. Daardoor kan je de tekst in het afdrukvoorbeeld meer of minder in detail bekijken.

9. Om terug te keren naar de standaardweergave van het afdrukvoorbeeld (en de zoomfunctie uit te zetten), klik je op de knop 'Inzoomen op pagina'

6. Info

De optie 'Info' in het venster van het tabblad 'Bestand' opent bij het aanklikken een beeldscherm waarin heel wat informatie wordt aangereikt betreffende het thans geopende bestand:

• In dit Info-beeldscherm worden rechts tal van eigenschappen van het geopende document getoond.
• Het middengedeelte toont onder meer de knop 'Converteren', die je toelaat om documenten die met eerdere versies van MS Office werden aangemaakt om te zetten naar MS Office 2013. Het is dan echter niet uitgesloten dat de lay-out van je document wordt gewijzigd.
• Met de knop 'Document beveiligen' kan je de toegang tot het gehele document bewaken met een wachtwoord, het wijzigen van een definitief document voorkomen door het 'Alleen-lezen' te maken, het wijzigen van tekstdelen kan beperken,...

• 'Voorbereiden voor delen' geeft een overzicht van de mogelijke problemen die zich kunnen stellen wanneer je het thans geopende bestand wil delen met anderen. De opgesomde problemen voor delen kunnen bijgevolg voor elk bestand anders zijn.

Door op de knop 'Controleren op problemen' te klikken kan je Office tal van problemen, die het delen mogelijks in de weg staan, laten opzoeken

De optie 'Compatibiliteit controleren' kan voorkomen dat je een MS Office2013-document doorstuurt naar een andere gebruiker, die met een oudere versie van Office werkt, en daardoor het document niet kan openen of bewerken.

• Met de functie 'Versiebeheer' houdt Office de verschillende versies van een document bij. Je kan dan snel naar een vorige versie van een document terugkeren, wanneer je bijvoorbeeld wijzigingen hebt aangebracht die achteraf overbodig blijken.

7. Beveiligde weergave

Als je een document downloadt van het internet of opent als bijlage bij een e-mail, dan wordt in MS Office 2013 automatisch de 'beveiligde weergave' ingeschakeld. Deze weergave voorkomt dat je het document kan bewerken of aanpassen.

Ook documenten die een 'actieve inhoud' bevatten (macro's, gegevensverbindingen, ActiveX) worden standaard in beveiligde weergave geopend.

Wanneer de beveiligde weergave is ingesteld, dan verschijnt bovenaan op het beeldscherm een geelkleurige balk met een knop 'Bewerken inschakelen'.

Je kan het document dan enkel bewerken en aanpassen wanneer je de knop 'Bewerken inschakelen' aanklikt. Aldus wordt voorkomen dat onveilige bestanden meteen bij het openen kwaadaardige acties beginnen uit te voeren en krijg je de kans om eerst uit te maken of het document afkomstig is van een bron die je kan vertrouwen. Je kan daartoe in de Backstage onder de knop 'Info' meer gedetailleerde gegevens over het document en de maker ervan vinden.

Indien het document inderdaad afkomstig is van een te vertrouwen bron (e-mailverzender, website,...) kan je veilig op de knop 'Bewerken inschakelen' klikken. Je kan het vanaf dan bewerken als elk ander document.

Wanneer een Office-bestand afkomstig is van een website en daarenboven macro's of andere 'actieve inhoud' bevat, kan Office er tevens om vragen of deze inhoud al dan niet moet worden ingeschakeld.

Als het om een te vertrouwen bron gaat, kan je weer veilig op de knop 'Inhoud inschakelen' klikken.