Documentsjabloon 'Huisstijl' - Stap 1

Toelichting

In deze instructie wordt stapsgewijs uitgelegd hoe de vormvereisten - die in de voorgaande pagina beschreven werden - kunnen worden gedefinieerd in een documentsjabloon 'Huisstijl' dat door alle medewerkers van het bedrijf waar je stage loopt moet worden gebruikt. Vervolgens passen we dit sjabloon toe op een fictief verslag. Klik hier indien je thans de voorschriften van de huisstijl wil bekijken.

Stap 1: Een eigen Documentsjabloon definiëren

1. Voor- en nadelen

Beginnende MS Word-gebruikers 'formatteren' vaak titels en zinsdelen op manuele wijze (één na één) tijdens het intikken en maken daartoe gebruik van de verschillende opmaakknoppen op het tabblad 'Start', in de groepen 'Lettertype' en 'Alinea': vet maken , cursief maken , centreren , onderlijnen , lettergrootte wijzigen, lettertype wijzigen , enzovoort.

Deze werkwijze neemt echter veel tijd in beslag, moet voor elke gelijkaardige titel herhaald worden, en vereist dat - indien je een andere formattering voor de titels wenst door te voeren - elke titel opnieuw manueel moet worden geherformatteerd. Deze nadelen kan je vermijden door gebruik te maken van stijlen, waarvan het gebruik daarenboven nog een aantal andere manifeste voordelen met zich meebrengt.

Hierna beschrijven we kort één van de manieren om (snel) een eigen documentsjabloon te maken. Later kan je deze stoomcursus uitbreiden met een meer diepgaande beschrijving. Nadat we dit eigen documentsjabloon hebben aangemaakt, kunnen we het gebruiken om er een nieuw vergaderverslag mee aan te maken dat voldoet aan de eisen van de huisstijl in het bedrijf.

2. Een eigen documentsjabloon aanmaken

Een eigen documentsjabloon aanmaken kan - zoals zoveel taken die je met MS Word wil uitvoeren - op meerdere verschillende wijzen. De veruit eenvoudigste wijze bespreken we in onderstaand voorbeeld: een eigen sjabloon aanmaken op basis van een (eigen) document.

1. Start MS Word op
2. Open een nieuw document door achtereenvolgend te klikken op de knop 'MS Office' en vervolgens de menuoptie 'Nieuw'

3. Het dialoogvenster 'Nieuw document' wordt geopend en toont in het gedeelte 'Leeg en onlangs geopend' ondermeer het sjabloon 'Leeg document'

4. Klik vervolgens op het documentsjabloon 'Leeg document' omdat we dit sjabloon willen gebruiken als basis voor het document dat ons straks toelaat een eigen sjabloon 'Huisstijl' aan te maken.

5. Klik op de knop 'Maken'.
   

6. De verschillende stijlen van het zojuist gekozen standaardsjabloon 'Leeg document' verschijnen op het tabblad 'Start', binnen de groep 'Stijlen', in de 'Lijst met Snelle Stijlen'. Deze stijlen zullen we zo dadelijk wijzigen overeenkomstig de huisstijl. 

3. Een nieuw documentsjabloon opslaan

Om dit straks gewijzigde sjabloon later ook voor andere documenten te kunnen gebruiken, zullen we het lege document eerst maar meteen opslaan als een (eigen) sjabloon onder een voor de hand liggende naam: 'Huisstijl. Dat gaat als volgt.

3.1 Een documentsjabloon opslaan op een computer in de Sociale School

Wanneer je als student van de KHLeuven aan het werk bent met een computer van de Sociale School, dan verloopt het opslaan van documentsjablonen net iets anders dan wanneer je thuis, op kot,... een computer gebruikt.  Klik in dat geval hier voor een toelichting aangaande het opslaan van je documentsjabloon op je Homedrive (H:).

3.2. Een nieuwe documentsjabloon opslaan op een thuiscomputer

Wanneer je met MS Word thans aan de slag bent op een computer thuis, op je kot,... dan kan je als volgt je nieuwe documentsjabloon opslaan op de harde schijf van je computer.

1. Klik op de knop 'MS Office'
2. Wijs in het menu naar de optie 'Opslaan als'
3. Klik op de optie 'Word-sjabloon'
4. Daardoor wordt het dialoogvenster 'Opslaan als' geopend

1. Klik in de menubalk van het dialoogvenster op de optie 'Vertrouwde sjablonen' opdat je het sjabloon later makkelijk terug zou vinden.
2. Bemerk dat MS Word in de keuzelijst 'Opslaan in:' in dit geval het voorstel doet om je nieuwe sjabloon in de map 'Sjablonen' (op de harde schijf van je PC) op te slaan.  Dit voorstel kan je maar beter aanvaarden, omdat dan later MS Word je sjabloon automatisch zal terugvinden wanneer je nieuw document op basis van dit sjabloon wil aanmaken: het zal dan getoond worden in het dialoogvenster 'Nieuw document' wanneer je op de optie 'Mijn sjablonen' klikt (zie verder).
3. Tik in het invoerveld 'Bestandsnaam:' de naam van het sjabloon ; in dit geval lijkt de bestandsnaam 'Huisstijl' passend voor dit documentsjabloon.
4. De bestandsextensie '.dotx' kan je handmatig intikken of kan je automatisch door MS Word laten toevoegen.  Het is echter noodzakelijk dat je voor elk documentsjabloon de extensie '.dotx' toevoegt.  Bijvoorbeeld: Huisstijl.dotx
5. Klik ten slotte in het dialoogvenster 'Opslaan als' op de knop 'Opslaan'. 
5. Bemerk dat de titelbalk van MS Word nu aangeeft dat je met het nieuwe documentsjabloon met als naam 'Huisstijl.dotx' aan het werk bent.

4. Het standaardlettertype wijzigen

Hiermee heb je een nieuw documentsjabloon gemaakt op basis van een document en kan je in dit nieuwe sjabloon eigen stijlen definiëren door nieuwe stijlen toe te voegen of bestaande stijlen aan te passen.

Dit laatste zullen we maar meteen even uitproberen, door het standaardlettertype aan te passen.

PS: Indien je de bovenstaande paragraaf niet begrijpt, lees dan eerst het inleidend voorbeeld op de cursustekst aangaande MS Word.

Volgens de Huisstijl van je stagebedrijf moet voor normale tekstparagrafen (de hoofdtekst) het lettertype 'Verdana 10' worden gebruikt.

Op het lint van MS Word geven de keuzelijsten 'Lettertype' en 'Lettergrootte' in de gelijknamige groep van het tabblad 'Start' geeft daarentegen aan dat voor de stijl 'Standaard' het lettertype 'Calibri' wordt gebruikt met een puntgrootte 11.

Om alle later ingevoerde tekst maar meteen naar Verdana 10 om te zetten, kunnen we best de stijl 'Standaard' aanpassen. Dat gaat als volgt:

1. Klik in het tabblad 'Start' in de 'Lijst met Snelle Stijlen' op de stijl 'Standaard' met de rechter muisknop.
2. Daardoor wordt een vervolgmenu geopend waarin je de optie 'Wijzigen' aanklikt.

2. MS Word opent vervolgens het dialoogventer 'Opmaakprofielen wijzigen', dat de opmaakkenmerken van de stijl 'Standaard' weergeeft.

3. In de sectie 'Opmaak' van dit dialoogvenster wordt het gebruikte lettertype getoond en daaronder een weergave van de toegepaste stijl op een alinea.
   
   
   1. Bemerk dat thans in het lettertype 'Calibri' als 'Hoofdtekst' wordt aangegeven. Klik op de vervolgknop achter het weergegeven lettertype om een rolmenu met beschikbare lettertypes te openen
   2. Selecteer in deze keuzelijst het lettertype 'Verdana'
      
      

      Tip: Dit lettertype selecteren kan het makkelijkst door, na het aanklikken van vervolgknop, de letter 'V' in te tikken. De keuzelijst springt dan meteen naar het eerste lettertype dat met de letter 'V' aanvangt.

   3. Indien de standaardlettergrootte niet op puntgrootte 10 is ingesteld, dan kan je dat alsnog doen met behulp van de keuzelijst 'Lettergrootte'
   4. Om ervoor te zorgen dat het gewijzigde lettertype automatisch worden toegepast op alle nieuwe documenten, die op basis van het sjabloon worden aangemaakt, moet je het keuzerondje 'Nieuwe documenten op basis van deze sjabloon' selecteren door het aan te klikken.
   5. Klik op 'OK' wanneer je daarmee klaar bent.

Bemerk dat ook in de keuzelijst voor het 'Lettertype' van het tabblad 'Start', bovenaan je beeldscherm, niet langer 'Calibri' wordt aangegeven, maar wel 'Verdana'.

Hiermee heb je in je eigen documentsjabloon 'Huisstijl' gedefinieerd dat - in elk document dat op dit sjabloon gebaseerd is - het standaardlettertype 'Verdana 10' moet gebruikt worden.

Straks zullen we nog andere stijlen aanpassen aan de huisstijl, maar eerst willen we uitleggen hoe je dit sjabloon in de praktijk kan gebruiken.

Sla je nieuwe sjabloon op als volgt:

1. Klik in de Werkbalk 'Snelle Toegang' op het icoon met de diskette om de wijzigingen aan je sjabloon op te slaan.

2. Klik op de knop 'MS Office' en vervolgens op de menuoptie 'Sluiten' om je sjabloon te sluiten en van het beeldscherm te vegen.