Evenement formulier

Evenement formulier

Eenvoudig formulier om deelnemers te laten inschrijven voor een sessie, evenement, lunch, teambuilding ... Met dit formulier is betaling mogelijk en kunnen bijkomende profielgegevens worden opgevraagd en ontvangen deelnemers een QR-code voor de toegang tot je evenement.

Tip Gebruik Firefox, Edge, Chrome, Safari (geen Internet Explorer).

1. Een nieuw Evenement maken

1. Ga naar de OneButton admin pagina.
2. Klik in het startscherm rechts bovenaan voor de blauwe knop 'Nieuwe OneButton'.
3. Kies voor de optie'Evenement'.



4. Geef je formulier een duidelijke naam (*verplicht) en beschrijving (aangeraden). Deze zullen worden weergegeven op je formulier.

Je kan extra informatie meegeven in de ‘Beschrijving’. Er is de mogelijkheid om waar nodig opmaak toe te passen of een hyperlink toe te voegen.

5. Geef, indien van toepassing, een locatie op. Deze zal eveneens worden getoond op het formulier.
6. Je kan een banner toevoegen die bovenaan je formulier zal worden getoond. De afbeelding die je hiervoor gebruikt moet specifieke afmetingen hebben: 1180px:150px.

Op een banner maken voor je formulier kan je terugvinden hoe je een afbeelding kan aanpassen, vind je een PowerPoint-template voor een banner en vind je hoe je met Paint3D een banner kan maken.

7. Voor welke gebruikersgroep is je formulier bestemd?

Wanneer je privé kiest zal je achteraf de gebruikers kunnen opgeven die je toegang wil geven. Je kan de gebruikers opzoeken op naam, voornaam, u-nummer of Organisatorische Eenheid.



8. Is er een webpagina met extra informatie, dan kan je hier de url opgeven voor die pagina.

Let wel dit moet de volledige url zijn (https://www. ...)



9. Hoeveel deelnemers mogen er maximum inschrijven?

Is er geen maximum of ga je later nog aparte sessies aanmaken? Laat het veld dan blanco.

10. Voor hoeveel sessies (onderwerpen) mag elke deelnemer zich inschrijven?



11. Geef op binnen welke termijn er mag worden ingeschreven (kies datum en uur).

Laat de datums blanco wanneer er geen termijn is.



12. Wanneer vindt de activiteit plaats (kies datum en uur)?
13. In Verklaring/inschrijvingsvoorwaarden/... kan je (gehyperlinkte) tekst toevoegen. Deelnemers zullen een pop-up krijgen met deze tekst waar men zich akkoord moet mee verklaren voor men verder kan naar de inschrijfpagina.



14. Bij de 'Extra opties' geef je aan of:
• je de andere inschrijvingen wil verbergen voor de deelnemers
• je een wachtlijst wil toevoegen wanneer de sessie volzet is (op een wachtlijst is geen maximum mogelijk)
• de deelnemers een reden moeten opgeven bij annulatie
• de deelnemers zich kunnen uitschrijven
• deelnemers zich niet kunnen inschrijven voor overlappende sessies
• een betaling is vereist.



15. Koos je voor 'Betaling vereist', dan is nog bijkomende informatie nodig.
• Bepaal eerst welke betalingsmogelijkheden je wil aanbieden aan de deelnemers:
• Factuur: je zorgt zelf achteraf voor een factuur (vergeet niet bij de profielgegevens de facturatiegegevens op te vragen)
• Online betaling: geef het VGS (Verwacht Gestructureerde Storting) op
• Overschrijving: geef het VGS (Verwacht Gestructureerde Storting) en het rekeningnummer op
• Bepaal waarop de kostprijs moet worden gebaseerd:
• 1 prijs voor het hele evenement (geef nu de prijs op (incl. BTW))
• 1 prijs per sessie (je kan de prijs later toekennen bij het aanmaken van de sessie)
• Wil je een korting toekennen voor internen (enkel van toepassing wanneer je deelnemers zowel intern als extern zijn). Hoeveel procent?
• Ken kortingstarieven per groep toe

Wanneer je een korting toekent, of met kortingsgroepen werkt, kan je zelf bepalen of je die korting in percentages wil geven (10%, 20% ...) of in euro (10€, 20€, 30€ ...).



16. Vink de 'Profielgegevens' aan wanneer je bijkomende informatie over de deelnemers wenst op te vragen. De adresgegevens zullen automatisch worden aangevinkt wanneer je de betalingsoptie 'Factuur' hebt aangeduid.

Door 'Open vragen' aan te vinken zal je de mogelijkheid krijgen tot drie open vragen toe te voegen.

De gegevens worden niet automatisch opgehaald, de deelnemer zal deze zelf moeten invullen.



17. Stel een wachtwoord in voor je evenement. Je zal later een pagina ontvangen met een QR-code, het wachtwoord dient om deze pagina te beschermen.
• Bij een betalend evenement zal de deelnemer automatisch een e-mail ontvangen met de QR-code
• Bij een niet-betalend evenement wordt de bevestigingsmail niet automatisch verzonden. De beheerder kan de bevestigingsmail met de QR-code verzenden (bv. na het aflopen van de inschrijfperiode) via de bruine 'inschrijvingen'-knop. Klik 'mail deelnemers' en daarna 'Bevestigingsmail'.



18. Wanneer je je formulier achteraf wijzigt is het niet nodig om je wachtwoord opnieuw in te stellen:



19. Klik 'Bewaar'.



20. Je krijgt nu automatisch de mogelijkheid om sessies toe te voegen. Hoe je dat doet kan je vinden op een nieuwe sessie aanmaken.

2. Een nieuwe sessie voor een Evenement

1. Bepaal eerst hoe de verschillende sessies moeten worden weergegeven.
• Weergave: kies voor Blok- (tegels) of Lijstweergave en klik 'Wijzig weergave' om te bewaren.
• Sortering: kies voor Standaard, Titel, Startdatum of Aangepast en klik 'Wijzig sortering' om te bewaren.



2. Kies rechts bovenaan voor de blauwe knop 'Nieuwe sessie'.



3. Geef je sessie een duidelijke naam (*verplicht) en beschrijving (aangeraden). Deze zullen worden weergegeven op je formulier.

Je kan extra informatie meegeven in de ‘Beschrijving’. Er is de mogelijkheid om waar nodig opmaak toe te passen of een hyperlink toe te voegen.

4. Hoeveel deelnemers mogen er maximum inschrijven voor deze sessie?

Is er geen maximum? Laat het veld dan blanco.



5. Wanneer begint en eindigt de sessie (kies datum en uur)?



6. Klik 'Bewaar'.

3. Een banner maken voor je formulier

3.1 Een banner maken via Paint 3D

3.2 Een banner maken met PowerPoint

In het document 'bannerOnebutton' vind je een banner terug waar je afbeeldingen en/of tekst op kan toevoegen.

Wanneer je klaar bent bewaar je de banner als afbeelding (rechtermuisknop - Opslaan als afbeelding) om hem toe te voegen aan je formulier. De afbeelding zal automatisch het juiste formaat hebben.

3.3 Een bestaande afbeelding gebruiken

Je wil een banner toevoegen aan je formulier maar je afbeelding heeft niet het juiste formaat, dan moet dit eerst worden aangepast.

1. Open de afbeelding en kies rechts bovenaan voor... en vervolgens voor 'Formaat wijzigen'.



2. Kies in de pop-up voor 'Aangepaste afmetingen definiëren'.



3. Vink de 'Hoogte- breedteverhouding behouden' uit en vul de breedte en hoogte in (1180 en 150).
4. Klik 'Aangepaste kopie opslaan'.

4. Een hyperlink toevoegen in je beschrijving

1. Plaats je cursor op de plaats waar je de hyperlink wil toevoegen of selecteer de tekst waarop je de hyperlink wil maken.
2. Klik rechtermuisknop (of kies het menu 'Invoegen') en vervolgens 'Link'.



3. Vul de nodige gegevens in:
1. De link
2. De tekst die je wil tonen
3. Wil je de link openen in een nieuw venster of in het huidige?



4. Klik 'Opslaan'.

5. Meer weten?