Net zoals opmaakstijlen zitten ook documentsjablonen ingebouwd in MS
Word, klaar voor gebruik. Studenten moeten echter in staat zijn eigen documentsjablonen
aan te maken.
Vaak is het zinvol om voor verschillende types van documenten (rapporten,
eindwerken, verslagen, enzovoort) ook over verschillende sjablonen te beschikken.
Aldus kan je elk type document een geheel eigen opmaak meegeven voor titels,
voetnoten, kop- en voetteksten, marges, enzovoort.
Om een nieuw documentsjabloon aan te maken kan best worden vertrokken van een bestaand
documentsjabloon. Door dit bestaande documentsjabloon te bewaren onder een andere
naam, wordt een nieuw documentsjabloon beschikbaar. Van dit nieuwe
documentsjabloon kan je (straks) de stijlen naar
eigen inzicht aanpassen, nieuwe toevoegen of bestaande verwijderen:
-
Klik op het tabblad 'Bestand'
-
Klik in het vervolgmenu van de Backstage op de menu-optie 'Nieuw'
- In het midden van je beeldscherm onder het kopje
'Beschikbare sjablonen' verschijnt een aantal koppelingen naar gebruiksklare documentsjablonen die - bij de installatie van MS Office - op de harde schijf van je computer werden gekopieerd.
- Daaronder - onder het kopje 'Office.com-sjablonen' - volgt een hele reeks koppelingen naar categorieën van documentsjablonen die je vanaf de website van Microsoft op je eigen PC kan installeren. Je moet dan wel over een legale versie van MS Office beschikken én je computer moet uiteraard toegang hebben tot het internet.
Door op één van de sjablonen of knoppen onder het kopje 'Beschikbare sjablonen' te klikken, kan je de tijdens de installatie van MS Office geïnstalleerde sjablonen bekijken, alsook de sjablonen die je (straks) zelf hebt aangemaakt.
- Klik bijvoorbeeld op het sjabloon 'Leeg document'
- Van dit sjabloon wordt daardoor in het rechtergedeelte van de Backstage een voorbeeld getoond (indien dit beschikbaar is). Het is de bedoeling dat je op basis van dit voorbeeld de verschillende geïnstalleerde sjablonen evalueert en vergelijkt om uiteindelijk een keuze te maken: je kiest dan voor het documentsjabloon dat het meest aanleunt bij de tekstverwerkingstaak die je zo dadelijk gaat aanvatten.
- Je kiest een documentsjabloon door het aan te klikken in het middengedeelte van het venster en vervolgens op de knop 'Maken' te klikken.
- Zoals eerder uitgelegd, gebruik je tijdens het werken met MS Word steeds een documentsjabloon, of je dat nu zelf hebt geselecteerd of niet. Wanneer je namelijk, na het opstarten van MS Word, bovenstaande procedure niet volgt en onmiddellijk tekst begint in te tikken, dan heeft MS Word ervoor gezorgd dat je vanzelf over de stijlen, vervat in het documentsjabloon 'Normal.dotx' beschikt.
- Het documentsjabloon 'Normal.dotx' kan je in bovenstaand beeldscherm terugvinden onder de naam 'Leeg document'
De sjablonen die je eerder gebruikt of bekeken hebt, kan je in bovenstaand beeldscherm terugvinden onder de knop 'Recente sjablonen', waardoor je ze makkelijk terug kan vinden wanneer je ze frequent gebruikt.
- Klik op de knop 'Recente sjablonen'
om een overzicht van de recent gebruikte sjablonen te openen
- Klik op een eerder gebruikt sjabloon om het te selecteren en een voorbeeld te bekijken
- Klik op de knop 'Maken' om het geselecteerde sjabloon toe te passen op je nieuwe document
- Klik op de knop 'Voorbeeld-sjablonen'
- Daardoor opent in het middengedeelte van het venster een lange lijst met documentsjablonen die tijdens de installatie van MS Word op de harde schijf van je computer gekopieerd werden.
- Je kan weer een voorbeeld van het sjabloon bekijken door het aan te klikken (indien beschikbaar). Het voorbeeld toont de gebruikte stijlen voor kopteksten, hoofdtekst, de paginanummering, de eventuele kop- en voetteksten, figuren, paginakader, enzovoort.
- Wanneer je op de knop 'Maken' klikt wordt het sjabloon geopend en indien het voorbeeldkopteksten, voorbeeldhoofdteksten, voorbeeldfiguren,... bevat worden deze meteen op je beeldscherm gezet.
Noot: achter de melding 'Nieuw maken' rechts onderaan in het dialoogvenster 'Nieuw document' verschijnen twee keuzerondjes: 'Document' en 'Sjabloon'.
- Standaard is het keuzerondje 'Document' geselecteerd. Dit heeft tot gevolg dat een nieuw document wordt geopend dat gebaseerd is op het geselecteerde documentsjabloon.
- Wanneer je het keuzerondje 'Sjabloon' selecteert, dan wordt daarentegen het sjabloon zélf geopend. Je zou dit kunnen doen om aan het sjabloon zélf wijzigingen aan te brengen. De wijzigingen, die je aan het sjabloon zélf aanbrengt, worden later toegepast op elk document dat op dit sjabloon gebaseerd is. We gaan daar later dieper op in.
Een korte oefening:
- Pas bij wijze van voorbeeld het documentsjabloon 'Rapport - Vermogen' (of elk ander voorbeeld-sjabloon dat op je computer werd geïnstalleerd) toe op je nieuwe document door het te selecteren en vervolgens op de knop 'Maken' te klikken.
- Bemerk dat op de eerste pagina van het sjabloon meerdere voorbeeldteksten werden ingevoerd die elk met een eigen stijl werden opgemaakt
- Klik op de voorbeeldtekst voor de rapporttitel '[Geef de titel van het document op]'
- Wijzig de tekst in een eigen titel, bijvoorbeeld 'Mijn rapport'
- Je kan op dezelfde wijze de andere voorbeeldteksten veranderen.
- De datum kan je kiezen met behulp van een kalendertje.
- Op de tweede bladzijde van het rapport kan je de voorbeeldtekst selecteren en vervangen door - zoals het sjabloon aangeeft - je eigen hoofdtekst.
- Tik bijvoorbeeld als titel 'Inleiding' en vervolgens een eerst alinea van de hoofdtekst
- De titel 'Inleiding' kan je snel opmaken met de stijl 'Kop 1' door in het tabblad 'Start' in de galerij van stijlen de stijl 'Kop1' er op toe te passen.
- Op deze wijze kan je snel een eigen rapport opstellen, waarbij je telkens gebruik maakt van de stijlen, die in het documentsjabloon voorzien zijn.
- Bemerk dat paginanummers werden voorzien in de voettekst, alsook de titel en de datum van het rapport
- Beëindig deze oefening in het gebruik van documentsjablonen door het document al dan niet op te slaan en te sluiten.
- Klik op de knop 'Mijn sjablonen'
- Daardoor opent het gelijknamige dialoogvenster
- Het toont een overzicht van de sjablonen die je zelf eerder hebt aangemaakt.
Hoe je zelf een documentsjabloon aanmaakt, kan je verder op deze pagina lezen
- Je kan één van deze 'eigen' sjablonen opnieuw gebruiken door het aan te klikken in het overzicht
- Klik vervolgens op de knop 'OK'
- Het sjabloon wordt daardoor toegepast op een nieuw document. In onderstaand beeldscherm wordt een eerder gemaakt documentsjabloon voor het schrijven van een vergaderverslag van een personeelsdienst opnieuw gebruikt, waardoor heel wat titels, koptekst, logo,... meteen in het nieuwe document worden ingevoegd.
Wanneer je op een computer van de KHLeuven aan het werk bent, dan voert de knop 'Mijn sjablonen' je naar het dialoogvenster 'Nieuw'.
In dit dialoogvenster kan je bovenaan meerdere tabbladen vinden.
- Het tabblad 'Persoonlijke sjablonen' is de bewaarplaats van alle sjablonen die je zelf hebt aangemaakt (zie verder)
- De andere tabbladen leiden naar de sjablonen per departement, zoals die door de Algemene Diensten voorzien werden, voor gebruik binnen de hogeschool.
- Klik op het sjabloon dat je op dit moment wenst te gebruiken om het te selecteren
- Klik vervolgens op de knop 'OK'
- Ms Word opent daardoor meteen een nieuw document waarop het geselecteerde sjabloon is toegepast
Het bevat voorbeeldteksten (opgemaakt volgens de huisstijl), een logo, een bladschikking, keuzelijsten, voetteksten,... die je een hoop tik- en opmaakwerk kunnen besparen.
- Klik op de koppeling 'Nieuw van bestaande'
- MS Word opent het dialoogvenster 'Nieuw van bestaand document', waarin je naar een eerder door jou aangemaakt document of sjabloon kan navigeren
- Selecteer het eerdere document of sjabloon door het aan te klikken
- Klik op de knop 'Nieuw maken'
- MS Word opent vervolgens in een nieuw venster een exacte kopie van het eerdere document of het eerdere sjabloon.
- Het is dan de bedoeling dat je de kopie van het eerder aangemaakte document of sjabloon herwerkt tot een nieuw eigen document of sjabloon en bewaart onder een gepaste naam
Indien tussen de geïnstalleerde sjablonen niet een gewenst documentsjabloon zit, dat je als uitgangspunt voor een specifieke tekstverwerkingstaak kan nemen, dan kan je op zoek gaan naar een online door Microsoft beschikbaar gesteld sjabloon.
- Klik daartoe op één van de categorienamen in het midden van de Backstage, onder het kopje 'Office.com-sjablonen'
- Elke categorienaam opent bij het aanklikken in het middengedeelte van het venster een lijst met online beschikbare sjablonen, waaraan deze categorienaam werd toegekend
- Door een sjabloon aan te klikken wordt weer een voorbeeld getoond (indien beschikbaar) rechts in het venster, waardoor je het kan evalueren en vergelijken met andere sjablonen.
- Klik op de knop 'Downloaden' wanneer je je keuze hebt gemaakt
- Het gekozen sjabloon wordt daardoor vanaf de Microsoft-website gekopieerd naar de harde schijf van je computer
- Aan het einde van het download-proces wordt het nieuwe sjabloon geopend in een nieuw venster, waarin je het verder kan bewerken naar eigen inzicht.
De verschillende stijlen van het zojuist gekozen sjabloon zullen we
op de volgende webpagina wijzigen of verwijderen en er nieuwe aan toevoegen.
Om dit gewijzigde sjabloon later ook voor andere documenten te kunnen gebruiken,
zullen we het echter eerst maar meteen opslaan onder een eigen naam, die
gemakshalve het gebruik of doel van het documentsjabloon suggereert. Bijvoorbeeld:
'Huisstijl', 'Vergaderverslag', 'Eindwerk', 'Supervisieverslag',..... Dat gaat als volgt.
Wanneer je als student van de KHLeuven aan het werk bent met een
computer van de Sociale School (of elk ander departement), dan verloopt het
opslaan van documentsjablonen net iets anders dan wanneer je thuis, op kot,...
een computer gebruikt.
- Terwijl het sjabloon op je beeldscherm staat, klik je op het tabblad 'Bestand'
- Klik in de Backstage op de menu-optie 'Opslaan als...' om het dialoogvenster 'Opslaan als' te openen
- Klik de keuzelijst 'Opslaan als' open, onderaan in het dialoogvenster en selecteer de optie 'Word-sjabloon (*.dotx)'
- Wijzig in het invoerveld de door MS Word voorgestelde naam voor het sjabloon (bijvoorbeeld: 'Doc1.dotx') in een gepaste naam die de functie van het sjabloon goed omschrijft (bijvoorbeeld: 'Uitnodigingsbrief', 'Eindwerk', 'Supervisieverslag',...)
- Klik in de menubalk van het dialoogvenster op de knop 'Vertrouwde sjablonen' (de 'opslagplaats' voor al je sjablonen)
- Klik tenslotte op de knop 'Opslaan' om het dialoogvenster te sluiten.
Wanneer je later een nieuw document wil baseren op dit sjabloon, dan kan je dit sjabloon terugvinden onder de voornoemde knop 'Mijn sjablonen', in het tabblad 'Persoonlijke sjablonen' van het dialoogvenster 'Nieuw'.
Als je met MS Word thans aan de slag bent op een computer thuis, op je
kot,... dan kan je als volgt je nieuwe documentsjabloon opslaan op de harde
schijf van je computer.
- Klik op het tabblad 'Bestand' op het moment dat het document, waarop het te bewaren sjabloon is gebaseerd, is geopend
- Kies in het vervolgmenu voor de optie 'Opslaan als'
- Daardoor wordt het gelijknamige dialoogvenster geopend
- Tik in het invoerveld 'Bestandsnaam:' een betekenisvolle naam voor het sjabloon ;
bijvoorbeeld 'Huisstijl', 'Agenda', 'Rapport',....
- Selecteer in de keuzelijst 'Opslaan als:' de optie Word-sjabloon
- Klik in de menubalk van het dialoogvenster op de koppeling 'Microsoft Word'
- Klik op de map 'Sjablonen', die daardoor zichtbaar wordt. Door het nieuwe sjabloon in deze map op te slaan, kan later MS
Word je sjabloon automatisch terugvinden wanneer je een nieuw document op
basis van dit sjabloon wil aanmaken: het zal dan getoond worden in het
dialoogvenster 'Nieuw' nadat je in de Backstage eerst op de menu-optie 'Nieuw' en vervolgens op de knop 'Mijn sjablonen' hebt geklikt zoals hoger op deze
pagina werd uitgelegd.
- Klik ten slotte in het dialoogvenster 'Opslaan als' op de knop 'Opslaan'.
Hiermede heb je een bestaand sjabloon gekopieerd naar een nieuw
documentsjabloon onder een andere naam en kan je in dit nieuwe sjabloon eigen
stijlen definiëren door bestaande stijlen aan te passen of nieuwe
stijlen toe te voegen.
Wanneer je op een bestaand document een andere sjabloon wil toepassen, ten einde de lay-out van het document in overeenstemming met de stijlen van het andere sjabloon te brengen, volg dan onderstaande procedure.
- Open het document waarop je het andere sjabloon wil toepassen
- Klik op het tabblad 'Bestand'
- Klik vervolgens op de menu-optie 'Opties'
- Klik in het geopende dialoogvenster 'Opties voor Word' op de menuoptie 'Invoegtoepassingen'
- Klik de keuzelijst 'Beheren:' open
- Selecteer de menu-optie 'Sjablonen'
- Klik vervolgens op de knop 'Start' om het dialoogvenster 'Sjablonen en invoegtoepassingen' te openen
- Klik op het tabblad 'Sjablonen'
- Klik op de knop 'Bijvoegen' om het andere sjabloon te kunnen opzoeken via het dialoogvenster 'Sjabloon koppelen'
- Klik in de menubalk op de mapnaam 'Sjablonen' (een submap van de map 'Microsoft Word') om de map 'Sjablonen' te openen waarin standaard al je eigen sjablonen worden opgeslagen.
- Selecteer de naam van het andere sjabloon door deze aan te klikken
- Klik vervolgens op de knop 'Openen' om het dialoogvenster 'Sjabloon koppelen' te sluiten
- De naam en de locatie van het sjabloon wordt in het invoerveld 'Documentsjabloon' van het dialoogvenster 'Sjablonen en invoegtoepassingen' ingevoegd
- Vink het selectievakje 'Stijlen van document automatisch bijwerken' aan
- Klik op de knop 'OK' om het dialoogvenster 'Sjablonen en invoegtoepassingen' te sluiten
- De stijlen van het geselecteerde sjabloon worden in dit geval meteen op het document toegepast
- In de groep 'Stijlen' van het tabblad 'Start' zijn de stijlen van het opgeladen sjabloon beschikbaar in de lijst met Snelle Stijlen
In onderstaande figuren wordt links de oorspronkelijke tekst getoond. Rechts wordt dezelfde tekst getoond nadat er een ander sjabloon werd op toegepast
Klik hier om de oefening 'Een
documentsjabloon voor een buurtkrant aanmaken' te openen.
Helpprogramma van Microsoft Word 2010: zoek op 'sjabloon opslaan'.
2.1.3. Knop 'Voorbeeld-sjablonen'