Documenten Bewaren

Dat het zorgvuldig opslaan van Office-documenten een uiterst belangrijke taak is, die je geregeld moet uitvoeren om het verlies van ingevoerde gegevens te voorkomen, spreekt voor zich.

1. Standaardprocedure

In elk Office-programma verloopt het bewaren van documenten steeds op zeer gelijkaardige wijze:

1. Klik op het tabblad 'Bestand' om de Backstage te openen
2. Bemerk dat standaard de pagina 'Info' verschijnt
3. Rechts op deze pagina worden de belangrijkste eigenschappen van het huidige document getoond

4. Klik op de knop 'Opslaan' in de menubalk
5. Of klik in hetzelfde menu op de optie 'Opslaan als...' (klik hier voor meer info)
6. Je kan ook - bij wijze van alternatief - op het icoon 'Opslaan' in de werkbalk 'Snelle toegang' van het programma klikken.
7. Of je kan gelijktijdig op de toetscombinatie 'Ctrl' en 'S' drukken op je toetsenbord

2. Een nieuw bestand opslaan

1. Wanneer je een bestand voor het eerst opslaat - op één van de in de vorige paragraaf opgesomde wijzen - verschijnt de Backstage met daarin het geopende venster 'Opslaan als'.

2. Het stelt je in staat om op te geven op welke harde schijf, map, diskette, geheugenstaafje, netwerkstation, internetdienst, ...je het nieuwe bestand wenst te bewaren.
3. Wanneer je deze keuze hebt gemaakt, moet je het nieuwe document (tekstbestand, presentatie, werkblad,...) nog een naam meegeven.

Let wel: je moet deze taken enkel de allereerste keer dat je het bestand opslaat uitvoeren.  Nadien wordt bij het bewaren van het (gewijzigde) bestand - op één van de voornoemde wijzen - het oude bestand overschreven met de nieuwe, gewijzigde versie op dezelfde locatie.

2.1. Een bestand opslaan in een recent gebruikte map op je computer

1. Standaard wordt in het venster 'Opslaan als' voorgesteld om het nieuwe bestand op te slaan op je eigen computer.
2. Wanneer de optie 'Computer' is geselecteerd, wordt rechts in het venster een aantal locaties waarin je eerder bestanden hebt bewaard opgesomd onder het kopje 'Recente mappen'.

3. Door op één van deze eerder gebruikte mapnamen te klikken, wordt het dialoogvenster 'Opslaan als' geopend.
4. Daarin is meteen de inhoud van de map, die onder het kopje 'Recente mappen' werd aangeklikt, zichtbaar.

5. Wanneer deze 'recente' map submappen bevat, dan kan je deze submappen opzoeken en openklikken rechts in het dialoogvenster.

6. Als je beslist om het bestand toch in een ander station (schijf, geheugenstaafje,...) van je computer op te slaan, klik dan in het rolmenu op het station waarin je het bestand wenst te bewaren:

   • 'Diskettestation (A:)'

   • 'Lokaal station (C:)'

   • DVD-speler

   • geheugenstaafje (USB-stick)

   • netwerkstation (H: of Homedrive)

   • Klik op de map 'Bureaublad' om het document op je bureaublad te bewaren.  Op je bureaublad verschijnt dan een snelkoppeling naar het document, die bij het dubbelklikken meteen het document opent in de Office-applicatie waarmee het werd aangemaakt.

   • De map 'Mijn documenten' toont de inhoud van de map 'Mijn Documenten' op de C-schijf van de computer.
     Noot: Wanneer je aan het werk bent op een KHL-computer in een computerklas verwijst de knop 'Mijn documenten' naar de Homedrive (H:).

2.2. Een nieuwe map aanmaken

Het is een uitstekend idee om al je bestanden te ordenen in mappen, waarbij elke map een aantal bij elkaar horende bestanden bevat.  Dit maakt het je makkelijker om later bestanden vlot terug te vinden.

Tijdens het opslaan van een nieuw bestand in MS Office beschik je daartoe over de mogelijkheid om een nieuwe map aan te maken op het geselecteerde station.

1. Zorg ervoor dat het station en eventueel de map waarbinnen je een nieuwe (sub)map wil aanmaken geselecteerd zijn.

2. Klik op de knop 'Nieuwe map' in het dialoogvenster 'Opslaan als'.

3. Tik in het invoerveld 'Nieuwe map' de naam van de nieuwe map en druk op de 'Enter'-toets van je toetsenbord wanneer je daarmee klaar bent.

4. Voor het invoeren van mapnamen kan je gebruik maken van letters, cijfers en spaties: in onderstaand voorbeeld werd bijvoorbeeld de mapnaam 'Verslagen 2013' ingevoerd.

2.3. Een bestandsnaam invoeren

1. Tik de naam van het nieuwe bestand in het invoerveld 'Bestandsnaam'.

2. Standaard voert het programma een voorlopige naam in: veelal stelt MS Word de bestandsnaam 'Doc1.docx' voor, maar dat kan net zo goed een deel van de eerste tekstregel in het nieuwe document zijn.

3. Deze voorlopige bestandsnaam kan je overschrijven met een eigen, betekenisvolle bestandsnaam.

4. Kies het gewenste bestandstype in de keuzelijst 'Opslaan als:' door deze lijst open te klikken met behulp van de vervolgknop (zwarte neerwaartsgerichte pijl) rechts van de keuzelijst.
5. Doorgaans hoef je het bestandstype niet te wijzigen, omdat het betreffende Office-programma het meest aangewezen standaardtype zelf voorstelt:
   • MS Word stelt als standaardtype een bestandsnaam met de extensie '.docx' voor
   • voor MS Excel is dat '.xlsx'
   • MS Access stelt steeds '.accdb' voor
   • en MS PowerPoint '.pptx'

Let wel: je hoeft voornoemde extensies niet manueel in te tikken achter de bestandsnaam in het invoerveld 'Bestandsnaam'.  Het MS Office-programma zal deze namelijk zélf toevoegen op grond van je keuze in de keuzelijst 'Opslaan als'.

6. Klik op de knop 'Opslaan' om het bestand te bewaren in het geselecteerde station, de gekozen map en/of submap en de ingevoerde bestandsnaam.

2.4. Een bestand opslaan in een willekeurige map en station van je computer

Wanneer je in de Backstage er niet voor kiest om het nieuwe bestand op te slaan in een 'recente' map van je computer, dan beschik over de knop 'Bladeren' om een ander station en/of een map op te zoeken.

1. Klik in de Backstage op de knop 'Bladeren'

2. Daardoor wordt weer het dialoogvenster 'Opslaan als' geopend, zoals in de bovenstaande paragraaf beschreven, waarin je een gepast station en gewenste map kan selecteren, of een nieuwe map kan aanmaken.

3. Een bestand opnieuw opslaan

Zoals hoger reeds vermeld werd, hoef je de bestandsnaam en locatie waarin het bestand moet worden opgeslagen slechts één keer op te geven.

Let wel: Wanneer je, nadat een bestand voor het eerst werd opgeslagen, dit opnieuw opslaat dan wordt de eerdere versie van het bestand overschreven met de nieuwe, gewijzigde versie!

4. Een bestand opslaan onder een andere naam

Om bijvoorbeeld verschillende versies van eenzelfde document te bewaren kan je elke gewijzigde versie van een bestand opslaan onder telkens een andere bestandsnaam.  Door een gewijzigd bestand een andere naam te geven, blijft de eerdere versie in zijn oorspronkelijke vorm bestaan.

1. Klik op het tabblad 'Bestand'

2. Klik de optie 'Opslaan als' aan

3. Klik onder het kopje 'Huidige map' op de naam van map waarin je het bestand eerder hebt opgeslagen

4. Je komt dan opnieuw in het dialoogvenster 'Opslaan als' terecht

5. Voer een nieuwe bestandsnaam in in het invoerveld 'Bestandsnaam'.

6. Wanneer je op de knop 'Opslaan' klikt wordt het nieuwe bestand, naast het oorspronkelijke bestand bewaard in dezelfde map (tenzij je uiteraard een ander station, map of nieuwe map opgeeft).

5. Documenten 'Automatisch opslaan' en 'AutoHerstel'

Het zou je kunnen overkomen dat een MS Office-programma zichzelf afsluit of je computer vastloopt, nog voor je het bestand, waarmee je aan het werk bent, hebt kunnen opslaan. Om te voorkomen dat je in deze noodgevallen alle laatst toegevoegde gegevens onherroepelijk kwijtraakt, beschikt Office over een functie 'Automatisch opslaan', evenals een functie 'Autoherstel'.

Beide functies zijn beschikbaar in:

• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint

Standaard zijn beide functies ingeschakeld bij de installatie van MS Office op je computer.

5.1. Automatisch opslaan

Wanneer de functie 'Automatisch opslaan' is ingeschakeld, dan zorgt MS Office ervoor dat in de achtergrond (zonder dat je daar iets van merkt) je actieve bestand(en) op gezette tijdstippen automatisch wordt opgeslagen: standaard gebeurt dit elke 10 minuten.

Indien je wil controleren of deze functie is ingeschakeld, of wanneer je de standaard ingestelde tijdspanne tussen twee automatische bewaar-acties wil wijzigen, ga je als volgt tewerk:

1. Klik op het tabblad 'Bestand'
2. Klik vervolgens in de menubalk van de Backstage op de knop 'Opties'

3. In het daardoor geopende venster 'Opties voor ...' klik je eerst op de knop 'Opslaan'
4. Vervolgens kan je het selectievakje dat de melding 'Elke ... minuten AutoHerstel-gegevens opslaan' aanvinken
5. en met behulp van de keuzelijst het gewenste aantal minuten tussen twee bewaar-acties instellen.

Vanaf dan zal je document automatisch worden opgeslagen elke ... minuten en zal je bij het onverwacht afsluiten van het programma of je computer enkel de gegevens verliezen die je hebt ingevoerd nadat je het bestand zelf hebt opgeslagen, of nadat de functie 'Automatisch opslaan' voor het laatst werd uitgevoerd.

5.2. AutoHerstel

Indien een bestand niet op de voorziene wijze werd opgeslagen en de functie 'Automatisch opslaan' is ingeschakeld, dan verschijnt bij het opnieuw opstarten van het MS Office-programma automatisch de mogelijkheid om het 'op onvoorziene wijze' afgesloten bestand te herstellen.

1. Klik daartoe in de menubalk van de Backstage op de optie 'Herstelde bestanden weergeven'

2. Het Office-programma opent daardoor het taakvenster 'Documenten herstellen' waarin de bestanden worden uitgelijst die door de functie 'Automatisch opslaan' werden bewaard.

3. Voor elk hersteld bestand wordt opgegeven:
   
   
   1. de naam
   2. of het om een versie gaat die door de functie 'Automatisch opslaan' werd bewaard;
      dan wel om een versie die manueel door de gebruiker werd opgeslagen (zie nummer 3 in onderstaande figuur)
   3. en het moment waarop het bestand voor het laatst werd bewaard door de functie 'Automatisch opslaan';
      ofwel het moment van de laatste manuele bewaring door de gebruiker

4. Door de muiswijzer naar een bestandsnaam te verplaatsen, verschijnt een vervolgknop, die bij het aanklikken een snelmenu opent.

• Beeld: klik op de optie 'Beeld' om het herstelde bestand weer te geven in het Office-programma.
  Door op een hersteld bestand te klikken in het taakvenster, wordt het eveneens geopend in het Office-programma, waarna je het verder kan bewerken en/of bewaren.

• Opslaan als: laat je toe om het herstelde document meteen manueel op te slaan.
• Sluiten: maakt het mogelijk om het herstelde te verwijderen.

5. Klik op de knop 'Sluiten', rechtsonderaan in het taakvenster om het venster te sluiten