Om tikfouten en grammaticale fouten te voorkomen moet de student het gebruik
van de spellingscontrole kennen. Ten einde variatie in de woordkeuze te brengen
is het gebruik van de synoniemenlijst bijzonder aangewezen.
Alvorens het afdrukken van een document te starten is het noodzakelijk om
storende tik- en andere fouten uit de tekst te verwijderen. Een handig
hulpmiddel daartoe is de spellingscontrole. Evenwel, het
nauwgezet nalezen van de tekst blijft noodzakelijk, aangezien de
spellingscontrole niet alle fouten uit de tekst kan verwijderen.
Standaard staat na installatie van MS Office 2010 de spellings- en
grammaticacontrole aan, waardoor spellings- en grammaticale fouten voordurend
worden aangeduid in de tekst tijdens het tikken.
- Je kan evenwel steeds zelf beslissen om de spellingscontrole al dan niet
te activeren, en met welke opties, door op het tabblad 'Bestand' te klikken
- Klik vervolgens op de knop 'Opties'.
- Daardoor wordt het dialoogvenster 'Opties voor Word' geopend, waarin de optie
'Controle', na deze aan te klikken, onderstaande opties toont.
-
Door de optie 'Spelling controleren tijdens typen' aan te
vinken wordt de spellingscontrole geactiveerd bij het bewerken van een
document. Foutief gespelde woorden dan met een rode golflijn onderstreept op
je beeldscherm (zie volgende paragraaf).
De spellingscontrole kan - indien deze optie geactiveerd is - tijdens het bewerken van een document woorden die
niet in het woordenboek van Word voorkomen, onderlijnen met een rode golflijn.
-
Door met de rechtermuisknop op dit woord (of elk ander wél correct gespeld woord) te klikken
- wordt een snelmenu geopend, waarin je op de optie 'Synoniemen' klikt.
- Daardoor wordt een aantal
suggesties voorgesteld in een vervolgmenu waarvan er eventueel één kan geselecteerd worden.
Woorden die correct gespeld werden, maar niet in het woordenboek van MS Word
voorkomen worden toch als foutief gemarkeerd.
Dergelijke woorden
kunnen via de optie 'Toevoegen aan woordenlijst' aan de woordenlijst van MS Word worden
toegevoegd. Vanaf dan worden ze niet langer als een spelfout gemarkeerd.
Wanneer je een woord vaak foutief intikt (een systematische
fout) dan kan je de spellingscontrole dusdanig instellen dat elk foutief
ingetikt woord automatisch wordt gecorrigeerd tijdens het intikken.
-
Klik daartoe met de rechtermuisknop op het verkeerd
gespelde woord
- Klik op de optie 'AutoCorrectie' in het snelmenu
- Klik op het juist gespelde woord
- Door op de opdrachtknop 'Spelling- en grammaticacontrole'
te klikken in de groep 'Controle' van het tabblad 'Controleren' wordt de spellingscontrole manueel opgestart.
- MS Word doorloopt vervolgens de gehele tekst vanaf de plaats waar het
invoegstreepje staat en stopt telkens een spel- of grammaticafout wordt
ontdekt.
- Spelfouten worden in het dialoogvenster 'Spelling- en grammaticacontrole' roodkleurig weergegeven in de sectie 'Niet in woordenlijst'
- In de sectie 'Suggesties' worden mogelijke alternatieven voorgesteld.
- Wanneer je in de lijst met suggesties geen gepast alternatief hebt gevonden, dan kan je de spelfout corrigeren door de correcte spelling in de sectie 'Niet in woordenlijst' in te tikken:
- verwijder de spelfout zoals je dat in een document zou doen
- tik de correctie in het venster 'Niet in woordenlijst'
- klik op de knop 'Wijzigen' of 'Alles wijzigen' om te bevestigen
- Knop 'Wijzigen': door eerst een gepast alternatief in de suggestielijst te selecteren en vervolgens de knop 'Wijzigen aan te klikken, wordt het foutief gespelde woord (één maal) vervangen door de geselecteerde suggestie
- Knop 'Alles wijzigen': klik op deze knop om het verkeerd gespelde woord, niet enkel op deze plaats in het document (getoond in de sectie 'Niet in woordenlijst'), maar meteen overal in het gehele document te vervangen door de geselecteerde suggestie
- Knop 'AutoCorrectie': wanneer de spelfout een systematische tikfout is die je vaak maakt tijdens het tikken:
- klik dan in de suggestielijst op de correcte spelling
- klik vervolgens op de knop 'AutoCorrectie'
Vanaf dan wordt in elk MS Worddocument dat je aanmaakt de tikfout automatisch gecorrigeerd tijdens het tikken
- Knop 'Eenmaal negeren': wanneer de door de spellingcontrole gesignaleerde fout een eigennaam, plaatsnaam, afkorting,... betreft, die geen correctie behoeft, klik dan op deze knop om de fout eenmalig (enkel op deze plaats in het document) te negeren
- Knop 'Alles negeren': om voornoemde, vermeende fouten in het gehele document te negeren, klik je op 'Alles negeren'. MS Word zal in de loop van de verdere controle van het document, deze vermeende fout niet meer als spelfout tonen in het dialoogvenster.
- Knop 'Toevoegen aan woordenlijst': wanneer een correct gespeld woord toch door MS Word als een spelfout wordt gesignaleerd, omdat het woord niet in de woordenlijst van het programma voorkomt, klik dan op deze knop om het aan de woordenlijst toe te voegen. Vanaf dan zal het woord niet langer als spelfout worden gesignaleerd in geen enkel document.
- Knop 'Ongedaan maken': wanneer je beseft dat je een verkeerde knop hebt aangeklikt of correctie hebt doorgevoerd, dan kan je terugkeren naar de vorige situatie door op deze knop te klikken: MS Word keert dan terug naar de zojuist verkeerd afgehandelde spelfout.
Naast een controle van de
spelling, kan MS Word ook een grammaticacontrole uitvoeren.
Je kan de
grammaticacontrole al dan niet aanzetten via het dialoogvenster 'Opties voor Word' (zie hoger) door het selectievakje 'Grammatica tegelijk met spelling controleren' aan te vinken.
Je kan
echter ook tijdens de controle het selectievakje 'Grammatica controleren' in bovenstaand
dialoogvenster aanklikken.
Grammaticale fouten worden groenkleurig weergegeven in het bovenste venster van het dialoogvenster 'Spelling- en grammaticacontrole'
- In het venster 'Suggesties' kunnen één of meerdere verbetersuggesties worden getoond
- Je kan grammaticale fouten rechtstreeks in de bovenste sectie manueel corrigeren, net zoals in een document, en vervolgens op de knop 'Wijzigen' klikken
- Knop 'Wijzigen': Wanneer je een verbetersuggestie hebt geselecteerd, dan kan je deze doorvoeren in je document door op de knop 'Wijzigen' te klikken
- Knop 'Uitleg': Klik op de knop 'Uitleg' om een toelichting bij de gevonden (eventueel vermeende) grammaticale fout te openen
- De functies van de knoppen 'Eenmaal negeren', 'Regel negeren' en 'Volgende zin' spreken voor zich
Aan het einde van de spellingscontrole (nadat het gehele document werd gecontroleerd) verschijnt onderstaand venster indien je sommige zinnen in het document niet gecontroleerd hebt door op de knop 'Regel negeren' te klikken.
- Door met de rechtermuisknop op een willekeurig woord te klikken, verschijnt
zoals eerder gezegd een snelmenu met ondermeer een optie 'Synoniemen'.
- Wanneer deze optie wordt
geselecteerd verschijnt een vervolgmenu, waarin een aantal alternatieve
begrippen wordt getoond (in onderstaand voorbeeld worden synoniemen voor het woord 'wijze' opgelijst). Door één van deze synoniemen aan te klikken
wordt het eerder ingevoerde woord door het synoniem vervangen.
- Wanneer de getoonde synoniemen niet een gewenst alternatief bevatten, kan je onder de lijst met synoniemen in het vervolgmenu op de optie 'Synoniemelijst...' klikken.
- Daardoor wordt het taakvenster 'Onderzoeken' geopend, waarin een meer uitgebreide synoniemenlijst wordt getoond.
- Door op één van de synoniemen te klikken wordt een vervolgmenu geopend waarin je het synoniem kan invoegen ter vervangen van het aangeklikte woord in de tekst, kopiëren (om het manueel in het document in te plakken) of opzoeken (om grammaticale toelichtingen aangaande het synoniem in te kijken)
- Open het bestand 'Secretaresse.docx' op je memorystick of Homedrive of klik op déze koppeling
- Corrigeer de spelfouten en grammaticafouten
Helpprogramma van Microsoft Word 2010: zoek op 'spellingscontrole',
'autocorrectie' en 'synoniemen'.
