Elk Office-programma beschikt sedert de versie Office 2003 over een functie SmartArt. Met deze functie kunnen snel professioneel ogende illustraties worden ontworpen in MS Word, MS PowerPoint en MS Excel.
Klik in één van de voornoemde programma's op het tabblad 'Invoegen' in de groep 'Illustraties' op de opdrachtknop 'SmartArt'
Daardoor wordt het dialoogvenster 'SmartArt-afbeelding kiezen' geopend bestaande uit 3 delen (zie onderstaande figuur):
Links kan je de verschillende SmartArt-types selecteren
Maar je kan ook in het midden van het dialoogvenster een lijst met mogelijke indelingen bekijken door de schuifbalk te verslepen
Klik op één van de indelingen in de lijst
Rechts verschijnt een voorbeeld van de geselecteerde indeling met toelichting aangaande het mogelijke gebruik
Rechts bovenaan kan je een Help-knop aanklikken die naar een uitgebreide helptekst voert!
Onderstel dat je in een MS Word-document een voorstelling van de zogenaamde 'PDCA-cirkel' wil invoeren: een voorstelling van een circulair kwaliteitszorgproces dat vier fases omvat (Plan, Do, Check, Act)
Open een document in MS Word (of start een nieuw document)
Klik bij wijze van voorbeeld op het type 'Cyclus'
Kies als indeling 'Continue cyclus'
Klik op de OK-knop waardoor de afbeelding wordt ingevoegd in het document
Bemerk dat daardoor meteen het contextuele tabblad 'Hulpmiddelen voor SmartArt' wordt geopend.
Tik de namen van de vier fasen in, door op elk van de vier overblijvende tekstvelden te klikken
Je kan de teksten echter ook rechtstreeks in het tekstvenster - dat bij de SmartArt-figuur hoort - invoeren:
Tik de tekst achter de voorziene bullets
Wanneer je binnen een vorm meerdere tekstregels onder elkaar wil invoeren, dan druk je achter elke tekstregel op de toetscombinatie Shift-Enter
Om een vorm (in dit voorbeeld een fase) aan de afbeelding toe te voegen, druk je achter de tekst van de laatste bullet op de Enter-toets
Het tekstvenster kan worden verplaatst en vergroot
Om jezelf wat tikwerk te besparen kan je tekst knippen (bijvoorbeeld in een MS Word-document) en plakken in het tekstvenster of zelfs tekst vanuit een document naar het tekstvak verslepen.
Je kan de kleuren van de SmartArt-afbeelding wijzigen door in het contextuele tabblad 'Ontwerpen' op het lint, binnen de groep 'SmartArt-stijlen', op de opdracht 'Kleuren wijzigen' te klikken.
Daardoor wordt een keuzelijst met kleurpatronen geopend. Door een kleurpatroon aan te wijzen zorgt de functie 'livevoorbeelden' ervoor dat het betreffende patroon bij wijze van voorbeeld op de afbeelding wordt toegepast.
Klikken op een kleurpatroon heeft tot gevolg dat de keuzelijst wordt gesloten en de afbeelding met het geselecteerde kleurpatroon wordt opgemaakt
Je kan niet enkel het kleurenpatroon van de gehele SmartArt-afbeelding wijzigen, maar ook de kleur van één of meerdere vormen.
Selecteer de te wijzigen vormen:
klik op de vorm waarvan je de kleur wil wijzigen
indien je meerdere vormen gelijktijdig wil wijzigen, klik dan op de eerste vorm, hou de Controltoets ingedrukt en selecteer achtereenvolgend alle andere vormen
Klik in het contextuele tabblad 'Hulpmiddelen voor SmartArt' op de tab 'Opmaak'
Klik in de groep 'Vormstijlen' op de opdracht 'Opvullen van vorm'
Kies de gewenste kleur:
een 'Themakleur'
of een 'Standaardkleur'
of 'Meer opvulkleuren'
ofwel een afbeelding
of nog: een 'Kleurovergang' waarbij je de keuze hebt uit verschillende kleurovergangen
ofwel een 'Bitmappatroon'
De keuzepijl achter de groepsnaam 'Vormstijlen' opent het taakvenster 'Vorm opmaken' waarmee je op de geselecteerde vorm tal van opmaakmogelijkheden kan toepassen.
SmartArt-stijlen zijn opmaakvarianten die je op je afbeelding kan toepassen. Je klikt in het tabblad 'Ontwerpen' in de groep 'SmartArt-stijlen' op de knop 'Meer' (rechts in de benedenhoek van de groep) om een stijl te kunnen kiezen.
Er wordt een keuzelijst geopend waarin je met behulp van livevoorbeelden de meest geschikte stijl kan selecteren door deze aan te klikken.
Wanneer je bijvoorbeeld voor de stijl 'Vogelperspectief' kiest, oogt je afbeelding als volgt.
Het aantal beschikbare SmartArt-afbeeldingen werd in de MS Office versie 2010 uitgebreid. Zo werden er ondermeer SmartArt-afbeeldingen toegevoegd die je toelaten om - naast de mogelijkheid in eerdere versies van Office om tekst toe te voegen - ook foto's, figuren, afbeeldingen,... in de SmartArt te integreren.
Klik in MS Word, MS PowerPoint of MS Excel op het tabblad 'Invoegen'.
Klik in de groep 'Illustraties' op de opdrachtknop 'SmartArt'
Klik op het type 'Afbeelding'
Klik in de lijst met indelingen op een te beoordelen indeling
Onderstel dat je in een MS Word-document onderstaande SmartArt-indeling wil invoeren. De afbeeldingen die er in gebruikt worden zijn afkomstig van de website www.khleuven.be
Open een document in MS Word (of start een nieuw document)
Klik bij wijze van voorbeeld op het type 'Afbeelding'
Kies als indeling 'Afbeelding met accenten'
Klik op de OK-knop waardoor de afbeelding wordt ingevoegd in het document
Bemerk dat daardoor meteen het contextuele tabblad 'Hulpmiddelen voor SmartArt' wordt geopend met twee subtabbladen 'Ontwerpen' en 'Opmaak'
De gekozen SmartArt-afbeelding wordt tevens in je document ingevoegd
Klik op de knop met de dubbele pijl (zie nummer 7 in onderstaande figuur) wanneer de mogelijkheid tot het invoeren tekst niet meteen wordt getoond
Wanneer er méér tekstvelden werden voorzien dan je nodig hebt, dan kan je dit tekstveld verwijderen door het te selecteren en vervolgens op de Back-space-toets (toets met de pijl wijzend naar links op je toetsenbord) te klikken.
Om een tekstveld toe te voegen, klik je aan het einde van de tekst in het laatste veld op de Enter-toets op je klavier.
De figuren die we in deze SmartArt-afbeelding willen gebruiken zijn afkomstig van de website van de KHLeuven: www.khleuven.be
Ze werden uit de website 'geknipt' met behulp van een programma als 'IrfanView', 'Snagit',... dat over de mogelijkheid beschikt om delen van wat op je beeldscherm verschijnt te markeren, te knippen en op te slaan in een grafisch bestand op je computer.
Wanneer je niet over dergelijk programma beschikt, ga dan naar de website 'http://onya.khleuven.be/Toledo' en klik op de knop 'Werken met Irfanview'. Op deze website wordt uitgelegd hoe je het gratis te downloaden IrfanView op je eigen PC kan installeren en hoe je het kan gebruiken om (delen van) een beeldscherm te capteren.
Alle figuren, foto's afbeeldingen, grafieken,... die je eerder op je computer hebt opgeslagen, kan je in de SmartArt-afbeelding invoeren. Dat gaat als volgt:
Klik (of dubbelklik) op een knop 'Afbeelding invoegen'
Daardoor wordt het dialoogvenster 'Afbeelding invoegen' geopend waarin je naar het grafische bestand op je eigen computer kan navigeren door op de knop 'Bladeren' te klikken
In het daardoor geopende venster 'Afbeelding invoegen' zoek je de in te voegen afbeelding op
Klik de bestandsnaam aan om het bestand te selecteren
Klik op de knop 'Invoegen'
De geselecteerde figuur wordt daardoor meteen in de SmartArt-afbeelding ingevoegd, aangepast aan de daartoe voorziene vorm
Het is ook mogelijk om figuren, die je vanaf een website in je SmartArt-afbeelding wil invoegen, eerst in de webpagina te kopiëren en vervolgens in de SmartArt-afbeelding te plakken. Je hoeft ze dan niet eerst te capteren en op te slaan op je eigen computer. Maar dit onderstelt uiteraard wel dat de figuur op de website meteen 'gebruiksklaar' is om in de SmartArt-afbeelding te worden geïntegreerd.
Klik met de rechtermuisknop op de figuur in de website
Kies in het snelmenu voor de optie 'Afbeelding kopiëren' (in Firefox) of 'Kopiëren' (in Internet Explorer)
Keer terug naar MS Word, MS Excel of MS Powerpoint
Klik met de rechtermuisknop op de knop 'Afbeelding invoegen' in de SmartArt-afbeelding
In de MS Office-versie 2013 werd een nieuw SmartArt-type aan de lijst toegevoegd: 'Office.com'. Dit type bevat een aantal nieuwe indelingen waarin de weergave van teksten en/of afbeeldingen is voorzien.
(rechts in de benedenhoek van de groep) om een stijl te kunnen kiezen.
