De student moet de functie, waarmee formulieren en rapporten op verschillende wijzen kunnen worden weergegeven, kennen en kunnen gebruiken.
Zoals eerder werd uitgelegd is elk formulier onveranderlijk gebaseerd op een onderliggende tabel of 'query'.
De tabel of query, waaraan een formulier gekoppeld is, bevat de velden waarvan de inhoud geconsulteerd, ingevuld of gewijzigd kan worden via een formulier. Thans worden de drie verschillende weergaven van een formulier (manieren om een formulier te bekijken) toegelicht:
Om voor een geopend formulier van de ene naar de andere weergave over te stappen kan je één van de volgende procedures volgen.
Open eerst één van de formulieren die je in de loop van de toelichting, op de voorgaande webpagina, hebt aangemaakt door op de formuliernaam te dubbelklikken in het navigatiedeelvenster.
Rechts op de statusbalk verschijnen drie iconen wanneer een formulier werd geopend. Ze laten je eveneens toe om te schakelen tussen de drie weergaven.
De formulierweergave is je wellicht inmiddels reeds bekend. Het is de weergave waarin gebruikers van het formulier gegevens in de onderliggende tabel invoeren of wijzigen.
In deze weergave kan de structuur, noch de lay-out van een formulier worden gewijzigd en er kunnen geen nieuwe velden worden toegevoegd of verwijderd.
Wanneer een formulier wordt geopend, verschijnt het standaard in de formulierweergave. Om een formulier te openen:
De indelingsweergave is een weergave die zich tussen de voornoemde formulierweergave en de verder besproken ontwerpweergave situeert.
In de indelingsweergave wordt het formulier getoond zoals het later zal worden gebruikt wanneer het helemaal klaar is: zelfs de gegevens, die in de onderliggende tabel zijn ingevoerd, worden getoond zoals in de formulierweergave.
In de indelingsweergave kan je echter ook wijzigingen aanbrengen in het formulierontwerp, net zoals je dat zou doen in de ontwerpweergave. Het voordeel van de indelingsweergave op de ontwerpweergave is dat je alle gegevens blijft zien tijdens het aanpassen van het formulier, zoals ze later zullen verschijnen in formulierweergave. Daarom is de indelingsweergave een handige weergave voor het instellen van de grootte, de uitlijning, de lay-out, ... van de besturingselementen. Ook voor het aanpassen van het uitzicht en de functionaliteit van het formulier is de indelingsweergave aangewezen.
De indelingsweergave heeft echter ook beperkingen: sommige taken kunnen niet in de indelingsweergave, maar enkel in de ontwerpweergave worden uitgevoerd.
Nadat je een nieuw formulier hebt aangemaakt, al dan niet op basis van een formuliersjabloon, kan je het ontwerp makkelijk verder verfijnen in de zogenaamde 'Indelingsweergave'. De werkelijke tabelgegevens (die je eerder in een tabel invoerde) gebruik je dan als richtlijn om op het formulier besturingselementen opnieuw te rangschikken of de grootte en uitlijning van de elementen aan te passen.
Zoals bovenstaande figuur aangeeft bevat een formulier - weergegeven in indelingsweergave - twee secties:
De 'Detailsectie' van bovenstaande figuur bevat twee soorten besturingselementen: labels en invoervelden
In de indelingsweergave kan je het uitzicht, de uitlijning, de grootte en vorm van besturingselementen, de formuliersecties en het formulier zelf aanpassen.
Daartoe moet je de 'eigenschappen' van een besturingselement, een sectie of het formulier wijzigen. Deze eigenschappen worden weergegeven in het zogenaamde 'Eigenschappenvenster', dat voor elk object op het formulier kan worden geopend.
Om het eigenschappenvenster te openen, kan je verschillende werkwijzen volgen:
OF:
In beide gevallen wordt het eigenschappenvenster geopend waarin tal van eigenschappen van het object worden opgelijst: naam, notatie, tekstopmaak, breedte, en nog heel veel meer.
In onderstaande figuur werd bij wijze van voorbeeld op het tekstvak voor de invoer van de 'Datum in dienst' geklikt, waardoor in het eigenschappenvenster onwaarschijnlijk veel eigenschappen worden getoond die het uitzicht van dit tekstvak bepalen.
Je kan het eigenschappenvenster weer sluiten, door rechts bovenaan in het eigenschappenvenster op het sluiticoon te klikken, of door in het tabblad 'Ontwerp' opnieuw op de knop 'Eigenschappenvenster' te klikken.
Om velden uit de onderliggende tabel of query in het formulierontwerp in te voegen, kan je gebruik maken van het taakvenster (deelvenster) 'Lijst met velden':
OF:
Druk gelijktijdig op de toetscombinatie ALT+F8
Beide acties openen het deelvenster 'Lijst met velden' van waaruit je simpelweg velden naar het formulier kan slepen.
Opgelet: onderstaande werkwijze om velden toe te voegen aan een formulier is niet in alle formuliersjablonen mogelijk. Open bijvoorbeeld het eerder gemaakte formulier 'Gesplitste werknemersadressen' om onderstaande procedure te volgen.
Om meerdere velden tegelijkertijd in te voegen, hou je de Control-toets ingedrukt en klik je op alle gewenste veldnamen, alvorens ze naar de gepaste formuliersectie te verslepen.
Je kan het deelvenster 'Lijst met velden' sluiten door op het sluiticoon rechtsboven in het venster te klikken of door de knop 'Bestaande velden toevoegen' andermaal aan te klikken in het tabblad 'Ontwerp'.
Je kan een object uit de Indelingsweergave van het formulier verwijderen door:
Klik hier om de oefening 'Formulieren bewerken in indelingsweergave' te maken.
De ontwerpweergave van een formulier maakt de structuur van een formulier het best zichtbaar. Het is de weergave waarin je - meer dan in de indelingsweergave - formulierobjecten kunt aanpassen. Zo kan je de secties waaruit elk formulier is opgebouwd (Koptekst, Details en Voettekst) niet enkel makkelijk herkennen, maar je kan ze daarenboven ook direct op het formulier bewerken.
In tegenstelling tot de indelingsweergave, kan je de onderliggende tabelgegevens niet zien tijdens het wijzigen van het ontwerp. Maar daar staat tegenover dat bepaalde taken makkelijker worden uitgevoerd in de ontwerpweergave dan in de indelingsweergave:
Om dit alles mogelijk te maken, wordt het ontwerp van het formulier in ontwerpweergave weergegeven op een raster.
Het raster heeft als voornaamste functie om het uitlijnen van formulierobjecten te vereenvoudigen.
Net zoals in de Indelingsweergave beschik je in de Ontwerpweergave over het eigenschappenvenster. Je kan het openen door in het tabblad 'Ontwerp' op de opdrachtknop 'Eigenschappenvenster' te klikken in de groep 'Extra.
Eens geopend, kan je het eigenschappenvenster op gelijkaardige wijze gebruiken om het uitzicht van formulierobjecten te wijzigen.
Ook het deelvenster 'Lijst met velden' is in de ontwerpweergave beschikbaar: klik in het tabblad 'Ontwerp' op de knop 'Bestaande velden toevoegen' in de groep 'Extra'.
Je kan dit deelvenster op dezelfde wijze gebruiken om velden uit de onderliggende tabel of query in het formulierontwerp in te voegen, door de gewenste velden te selecteren en naar de gewenste locatie in het formulier te slepen.
Enkel in de Ontwerpweergave, toont het tabblad 'Ontwerp' een groep 'Besturingselementen'.
Je kan deze gebruiken om fraaie en meer professionele formulieren te ontwerpen. Verder in dit zelfstudiepakket worden de belangrijkste besturingselementen voor formulieren in detail toegelicht.
Helpprogramma bij Microsoft Access 2013: zoek op 'formulier ontwerpen'.