Zoeken in MS Access 2010-cursus:

De weergavemodi van een rapport

1. Leerdoel

Studenten moeten in staat zijn de verschillende weergavemodi van rapporten op het gepaste moment te gebruiken.

2. Toelichting

Vanuit het navigatiedeelvenster kunnen bestaande rapporten in een database geopend worden door deze te dubbelklikken.

Het databasevenster toont dan in de statusbalk een aantal weergaveknoppen.

We overlopen de verschillende weergavemogelijkheden van een rapport

2.1 Rapportweergave

De rapportweergave is de standaardweergave die wordt gebruikt wanneer je dubbelklikt op een rapport in het navigatiedeelvenster. Andere mogelijkheden om een rapport te bekijken in rapportweergave zijn:

Gebruik de rapportweergave wanneer:

  1. je gegevens wil kopiëren van het rapport naar het Klembord,
  2. of indien je tijdelijke wijzigingen wil aanbrengen in de manier waarop de gegevens op het rapport worden weergegeven, alvorens het rapport af te drukken, door ze filteren.

Om de rapportgegevens te filteren in rapportweergave:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het item waarop je wenst te filteren
  2. Kies in het vervolgmenu op één van de filteropties

Wanneer je over meer filteropties wil beschikken:

  1. Klik op een willekeurig item in de kolom waarop het filter moet worden toegepast
  2. Klik in het lint, binnen het tabblad 'Start', op de opdrachtknop 'Filteren' van de groep 'Sorteren en filteren'
  3. Stel in het vervolgmenu de gewenste filteropties in
  4. Klik op de 'OK'-knop

Indien je meer info aangaande het filteren van records wil nalezen, klik dan hier.

2.2 Afdrukweergave

Wanneer je het rapport alleen maar wil bekijken zoals het zal worden afgedrukt, kan je het openen in 'Afdrukweergave' . Het rapport wordt dan geopend in het beeldscherm 'Afdrukvoorbeeld'

Een voorbeeld van de weergave 'Afdrukvoorbeeld' wordt in onderstaande figuur getoond.

  1. Klik op de opdrachtknop 'Afdrukken' om het rapport naar de printer te sturen
  2. Gebruik de opdrachtknoppen in de groep 'Pagina-formaat' om:

    1. het papierformaat waarop het rapport zal worden afgedrukt te wijzigen

    1. de marges in te stellen

    1. de titel en kolomkoppen te verwijderen of te tonen .

      Het aanvinken van het selectievakje 'Alleen gegevens' toont van je rapport enkel de gegevens zoals ze in de onderliggende tabel (of in berekende velden) voorkomen. Bij het afdrukken worden in dat geval de niet langer getoonde titels, labels, bijschriften, logo's en alle andere opmaakelementen ook niet afgedrukt.

  1. De opdrachtknoppen in de groep 'Pagina-indeling' laten je toe om:
    1. de afdrukstand aan te passen: staand of liggend
    2. of meer verfijnde pagina-instellingen af te stellen met betrekking tot de marges, de afdrukstand en papierformaat, en de weergave van de rapportgegevens in kolommen

         

  1. In de groep 'Zoomen' zitten de opdrachtknoppen waarmee je kan in- en uitzoomen en het aantal weer te geven pagina's in het afdrukvoorbeeld kan bepalen , en.
  2. Je kan het afdrukvoorbeeld sluiten door op de gelijknamige knop te klikken

Je kan in het afdrukvoorbeeld door de verschillende pagina's van een rapport bladeren met behulp van de navigatieknoppen links in de statusbalk.

Om het rapport af te drukken, nadat de nodige pagina-instellingen werden ingesteld:

  1. klik je als vanzelfsprekend op de knop 'Afdrukken' .
  2. selecteer je de gepaste printer in de keuzelijst 'Naam' van het dialoogvenster 'Afdrukken' en bepaal je het aantal af te drukken exemplaren
  3. klik je eventueel de knop 'Eigenschappen' aan
  4. waardoor je de specifieke printeropties van de geselecteerde printer kan instellen.
  5. Klik uiteindelijk op de knop 'OK' om het afdrukken te starten

2.3 Indelingsweergave

De indelingsweergave is bedoeld om het ontwerp van het rapport te kunnen aanpassen terwijl de gegevens uit de tabel of query, waarop het rapport is gebouwd, zichtbaar zijn. De bewerkingsmogelijkheden voor het aanpassen van een rapport in indelingsweergave lopen in grote mate gelijk met de mogelijkheden die daartoe geboden worden in de indelingsweergave van formulieren.

Je beschikt daartoe over contextuele tabbladen met opdrachtknoppen, keuzelijsten en wizards die je inmiddels grotendeels bekend zijn:

2.4 Ontwerpweergave

Meer nog dan in indelingsweergave kan het ontwerp van een rapport verder worden verfijnd door naar de ontwerpweergave over te schakelen.

In deze weergave kunnen namelijk nieuwe besturingselementen en velden aan het rapport worden toegevoegd door deze naar het ontwerpraster te verslepen. Het reeds bekende eigenschappenvenster geeft toegang tot een groot aantal eigenschappen die een uiterst gedetailleerde aanpassing van het rapport toelaten.

De contextuele tabbladen die bij deze weergavemodus min of meer typisch zijn, kwamen grotendeels eerder aan bod:

3. Bronnen

    Helpprogramma bij Microsoft Access 2010: zoek op 'rapport aanpassen'.